Statt wie im Krisenmodus oftmals üblich reflexartig das Personalbudget zu kürzen, sollten insbesondere mittelständische Unternehmen gerade jetzt in ihre Mitarbeiter investieren. Im Interview erklärt Mark Gregg, CEO bei der Bonago Incentive Marketing Group, wie sich das für Arbeitgeber doppelt auszahlen kann und wie sich Mitarbeiter auch emotional ans Unternehmen gebunden fühlen.

Herr Gregg, in vielen Unternehmen gehen die Kosten hoch. Das gilt insbesondere für energieintensive Branchen. Ein typischer Reflex ist das Sparen beim Personal. Wie ginge es vielleicht besser?

Das Kürzen des Budgets für Personal und Human Resources ist gerade in Krisenzeiten leider noch weit verbreitet. Im dritten Krisenjahr hintereinander ist diese Gefahr besonders hoch. Dabei ist aus vielen Studien mittlerweile längst bekannt, dass das Sparen an Mitarbeitern und deren Benefits sich mittel- bis langfristig nicht rechnet: Wenn sich Mitarbeiter nicht mehr Wert geschätzt fühlen, verlieren sie die Motivation und gehen – mangelnde Wertschätzung ist nach wie vor einer der häufigsten Kündigungsgründe. Zieht die Wirtschaft wieder an, müssen die Stellen wieder neu besetzt werden. Da natürlich auch viele andere Unternehmen genauso gehandelt haben, ist die Neubesetzung für Arbeitgeber in der nun folgenden Wachstumsphase viel schwieriger. Und die neuen Mitarbeiter brauchen ja auch Zeit, sich wieder einzulernen.Es macht also auch und gerade in Krisenzeiten sehr viel Sinn, in Personal zu investieren – der Kampf um die besten Mitarbeiter ist mittlerweile in fast jeder Branche angekommen. Wer hier nicht eindeutig in die Bindung investiert, verliert.

Und was mache ich als Budget-Verantwortlicher, wenn ich dafür keine Mittel bekomme?

Personalverantwortliche Entscheider und Führungskräfte können durch einen gezielteren, bewussteren Einsatz von Benefits sogar Budget sparen – und dabei mehr für das Unternehmen und auch mehr für den einzelnen Mitarbeiter rausholen. So gesehen widerspricht ein Sparkurs im Unternehmen nicht zwangsläufig einem Invest in die vorhandenen Mitarbeiter.

Auch grundsätzlich muss Bindung nicht immer gleichbedeutend sein mit höheren Kosten. Vielmehr entsteht Bindung durch eine Kombination aus Wertschätzung, spannenden Aufgaben und relevanten Benefits für jede Lebenssituation. Durch diese individuell angepassten Benefits fühlen sich Mitarbeiter stärker gebunden. Dazu können Unternehmen auch in der Administration viel Zeit und Geld sparen.

Und dennoch heißt es in vielen Unternehmen: Obstkorb adé. Dabei gibt es doch bestimmt intelligentere Lösungen?

Natürlich. So werden z. B. sehr häufig rein monetäre Boni eingesetzt. Diese erzielen aber erfahrungsgemäß nur kurzfristige Effekte beim Arbeitnehmer. Sie schaffen keine wirkliche emotionale Bindung des einzelnen Menschen und Mitarbeiters an das Unternehmen. Zudem können monetäre Boni willkürlich wirken – generelle Begründungen wie z. B. „Wertschätzung für gute Arbeit“ oder ähnliches reichen hier nicht mehr aus. Eine Belohnung in Form von finanziellen Zuwendungen – also ein monetärer Bonus – sollte im Idealfall an die Erreichung von messbaren, konkreten Zielen geknüpft sein. Das steigert sowohl die Relevanz wie auch die Motivation für den Mitarbeiter signifikant. Aber nochmals: Selbst mit einer Bonuszahlung, die an konkrete Ziele geknüpft ist, erfolgt keine wirkliche Bindung. Gerade für mittelständische Unternehmen ist es mehr als empfehlenswert, diese Boni mit anderen Mitarbeiter-Benefits zu kombinieren bzw. sie in Teilen oder nach und nach sogar ganz zu ersetzen. Das hat nicht nur für den Mitarbeiter selbst, sondern auch für das Unternehmen Vorteile.

Können Sie ein paar Beispiele nennen?

Unternehmen könnten z. B. viel häufiger auf den sogenannten Logen-Paragraf zurückgreifen. Nach §37b des Einkommenssteuergesetztes (EStG) kann der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer Zuwendungen bis zu einem Höchstbetrag von 10.000 Euro in Form eines Sachbezugs pauschal versteuern. Für den Mitarbeiter bedeutet das: Weniger Abzüge und mehr Bonus. Eine weitere Möglichkeit ist, den Bonus auf verschiedene, steueroptimierte Benefits aufzuteilen. Das können z. B. ein Auto-Abo, ein Jobfahrrad oder ein Zuschuss für arbeitsbezogene Elektronik sein. Oder eine Kombination aus mehreren Benefits. Auch hier ist der wesentliche Vorteil für den Mitarbeiter, dass mehr bei ihm ankommt. Und das Unternehmen kann punktuell Abgaben sparen und so auch seine Abgabenlast besser verteilen. Zudem fühlt sich der Mitarbeiter durch die mittel- bis langfristige Ausrichtung und einen erlebbaren, ans Unternehmen gekoppelten Benefit mehr an seinen Arbeitgeber gebunden. Und wenn man die Maßnahmen über eine integrierte Benefit-Lösung umsetzt, ist auch der administrative Aufwand niedriger.

„Integrierte Benefit-Lösung“ – das klingt spannend. Was genau meinen Sie damit?

Aus unseren zahlreichen Gesprächen mit mittelständischen Geschäftsführern und Personalleitern sowie aus unserer Erfahrung heraus wissen wir, dass viele HR-Mitarbeiter unabhängig voneinander beauftragt werden, einzelne Benefit-Bausteine zu suchen. Sie sollen Anbieter screenen und Angebote vergleichen. Am Ende dieses Prozesses werden dann dem Geschäftsführer zwei bis drei Angebote vorgelegt. Nach dessen Entscheidung wird dann das Benefit-Angebot des neuen Dienstleisters eingeführt. So weit, so gut.

Aber: In den meisten Fällen endet hier auch der Support des Dienstleisters. Für das Unternehmen bzw. die HR-Abteilung geht dann die Arbeit erst richtig los. Der bzw. die Mitarbeiter müssen per Intranet über den neuen Benefit informiert werden. Im Anschluss muss die HR die Mitarbeiter beraten, den Dienstleister steuern und die Abrechnung sowie weitere administrative Aufgaben übernehmen. Das ist schon für nur einen Benefit enorm viel Aufwand.

Die meisten Unternehmen begnügen sich also mit zwei bis drei Benefits, weil sonst der administrative Aufwand zu hoch wäre. Das mag für die HR-Abteilung komfortabel sein, doch der einzelne Mitarbeiter fühlt sich nicht wirklich wertgeschätzt: Er kann sich einfach nicht die Benefits aussuchen, die gerade zu seiner Lebenslage passen.

Wie ginge es denn besser?

Wir empfehlen hier klar den Einsatz von sogenannten „echten“ Benefit-Portalen. Oder anders gesagt: Von integrierten Multi-Flex-Benefit-Portalen. Diese ganzheitlichen Lösungen liefern von der Anbindung über die Nutzung bis hin zur Abrechnung alles aus einer Hand und damit einen echten Mehrwert. Sie bieten deutlich mehr als nur eine Link-Sammlung zu verschiedenen Anbietern, die alle einzeln betreut und abgerechnet werden müssen. Die Vorteile für die Unternehmen liegen auf der Hand: Statt jeden Dienstleister neu anzuschreiben, können die HR-Mitarbeiter die momentane Marktlage über ein echtes Benefit-Portal gleich auf einen Klick checken. Nach der Entscheidung für einen Anbieter stellt dieser dann eine ganze Reihe von Benefit-Optionen für die einzelnen Mitarbeiter zusammen. Diese können dann die Benefit-Vorschläge persönlich für sich aus- oder abwählen, egal ob zur Gehaltsumwandlung oder als On-Top-Leistung. So kann ein Unternehmen ohne großen Mehraufwand sieben oder noch mehr Benefits gleichzeitig einführen – und damit wesentlich mehr, als die meist üblichen drei bis fünf Benefits.

Das klingt auf jeden Fall nach mehr Service, als einfach nur Benefits anzubieten…

Ganz genau. Wirklich professionelle Anbieter stellen nicht einfach nur Benefits zum Abruf bereit und überlassen dann alles andere den HR-Mitarbeitern bei ihren Kunden. Vielmehr geht bei ihnen der Service mit der Beratung zur Auswahl und Ausgestaltung der Benefits erst so richtig los. Nach der Auswahl kann das Portal die Unternehmen auch bei der Kommunikation Richtung Mitarbeiter unterstützen. Das gilt für den initialen Start der Zusammenarbeit, aber auch später beim laufenden Onboarding neuer Mitarbeiter oder bei konkreten Fragen im täglichen Doing.

Idealerweise stellen die Portale dazu auch einen zentralen Ansprechpartner bereit, der die Rolle des Feel-Good-Managers oder Benefit-Beraters übernimmt. Dieses ganzheitliche Modell eines Multi-Flex-Benefit-Portals sieht also komplett anders aus als die reine Vermittlung von Benefits: Der Aufwand für Human Resources und die Geschäftsführung reduziert sich auf die Entscheidung für einen Anbieter und der übernimmt von da an, natürlich in enger Abstimmung mit dem Unternehmen. Mit zentralen Schnittstellen, wie z. B. über DATEV, lassen sich auch das Rechnungshandling und die Buchhaltung stark vereinfachen und effizienter gestalten. Allein schon, dass es nur eine Rechnung gibt, ist ein Riesen-Vorteil. Unterm Strich stehen viel mehr situations- und lebensgerechte Benefits für alle Mitarbeiter, das Unternehmen bleibt trotzdem superflexibel und HR hat viel weniger Aufwand.

Welche Zusatzleistungen würden Sie generell empfehlen?

Das lässt sich so nicht beantworten: Es kommt einfach auf die individuellen Bedürfnisse jeden einzelnen Mitarbeiters an. Die Auswahl der Benefits muss zu den Wünschen der Mitarbeiter passen – der Arbeitgeber hat hier eigentlich „nur“ die Rolle des Vermittlers.

Anders gesagt: Die Herausforderung für den Arbeitgeber ist weniger die Auswahl des einzelnen Benefits. Sondern viel mehr, möglichst viele unterschiedliche Benefits zur Auswahl anzubieten und das Management für diese Auswahl möglichst effizient und effektiv zu gestalten, für alle Beteiligten.

Gibt es denn gar keine Trends?

Das schon, aber das betrifft weniger die einzelnen Benefits. Es geht z. B. viel mehr darum, wie sich die Anforderungen von Unternehmen im Laufe der Zeit verändern. Dazu sind wir laufend im Austausch mit mittelständischen GFs und wir sind Partner relevanter HR-Netzwerke, wie z. B. HR RoundTable und HR FITNESS CLUB. Wir sitzen im Messebeirat der größten deutschen Personalmessen wie z. B. ZPE und sind seit Jahren aktiver Unterstützer der jährlichen Belohnungsstudie, der größten und einzigen Befragung in DACH zum Thema Benefits und Zusatzleistungen, die sich an Geschäftsführer und Personalentscheider richtet.

Was sind die Ergebnisse der Studie?

In den Unternehmen ist der Sachbezug weiterhin stark verbreitet, dicht gefolgt von Firmenhandy und Fahrtkostenzuschuss. Dazu sind auch neuere Themen wie z. B. flexible Auto-Abos oder auch das eBike-Leasing stark auf dem Vormarsch. Das hat auch viel damit zu tun, dass die Mitarbeiter zunehmend mehr Wert auf nachhaltige Mobilität legen.

In der momentanen Situation ist auch davon auszugehen, dass es temporäre Zusatzleistungen wie z. B. eine Prämie für den Inflationsausgleich gibt. Aber das verdrängt nicht die nachhaltiger ausgelegten, klassischen Mitarbeiter-Benefits.

Was bei der Studie auch rauskam: Die Unternehmen geben momentan im Schnitt fast 100€ pro Monat für Mitarbeiter-Benefits aus – das ist fast 30% mehr als noch vor fünf Jahren. Das ist angesichts der weltweiten Pandemie und einem anhaltend hohen Kostendruck eine beachtliche Steigerung. Die Unternehmen haben also verstanden, dass es sich lohnt, in Mitarbeiter-Bindung über Benefit-Leistungen zu investieren.

Was lässt sich daraus als Handlungsempfehlung ableiten?

Wie schon am Anfang dieses Interviews erwähnt, sind Unternehmen gut beraten, gerade in der jetzigen Situation ihren Mitarbeitern möglichst viele Benefits anzubieten und den Aufwand dafür intern möglichst gering zu halten. Das gilt insbesondere für mittelständische Unternehmen. Gerade im Wettbewerb um die besten Talente haben diese gegenüber Konzernen bezüglich des Gehalts und der Zusatzleistungen oft das Nachsehen. Viele Benefits anzubieten, war bisher nur Konzernen mit großen HR-Abteilungen und eigener IT vorbehalten. Mittelständische Unternehmen haben dadurch auch Probleme mit dem Employer Branding.Mit Multi-Flex-Benefit-Portalen lässt sich das ändern: Diese eröffnen nun auch mittelständischen Unternehmen die Chance, eine größere Auswahl an Benefits für die eigenen Mitarbeiter anzubieten. Mit dem gezielten Invest in ein Multi-Flex-Benefit-Portal fühlen sich die Mitarbeiter mehr wertgeschätzt. Und die Arbeitgebermarke gewinnt auch an Attraktivität.

Was können Unternehmen noch tun, um die Wertschätzung für Ihre Mitarbeiter zu steigern?

Gerade in Deutschland wird das Thema Wertschätzung oft noch unterschätzt. In anderen Märkten, wie z. B. in den USA oder in Großbritannien, gibt es bereits einige Lösungen im Bereich der sogenannten Social Recognition.

Allmählich gibt es auch hierzulande erste Anbieter von Wertschätzungs-Plattformen wie z. B. encorePeople. Unter anderem können sich hier Mitarbeiter für gute Leistungen im Team bedanken und damit auch unternehmensintern ihre Tätigkeit sichtbarer machen. Und als positiver Nebeneffekt werden auch die Unternehmenswerte im konkreten Doing erlebbar.

Übrigens: Wer sowohl eine Wertschätzungsplattform wie auch ein Portal für flexible Mitarbeiter Benefits haben will, liegt mit dem Multi-Flex-Ben-Portal von Bonago genau richtig – das ist gerade für den Mittelstand einfach die ideale All-in-One-Lösung.