„Ein besserer Montag“

Another Monday, führender Anbieter im Bereich intelligenter Prozessautomatisierung, setzt sich für mehr Prozesseffizienz in der Arbeitswelt ein. TREND REPORT sprach mit Hans Martens, Gründer von Another Monday, über das Potenzial von Robotic Process Automation (RPA) und welche Herangehensweise sich bei einer Umstellung für Unternehmen empfiehlt.

Herr Martens, mit welcher „Mission“ ist Ihr Unternehmen gestartet?
Unser Firmenname Another Monday steht für unseren Anspruch, einen anderen, besseren Montag zu schaffen, an dem Arbeitnehmer die Bürowoche motiviert und positiv beginnen. Dies erreichen wir durch Software-Roboter, die als virtuelle Assistenten die Mitarbeiter von monotonen, repetitiven Tätigkeiten entlasten. Wir blicken mittlerweile auf mehr als zwölf Jahre Erfahrung im Bereich intelligenter Prozessautomatisierung zurück und tragen dazu bei, dass repetitive und zeitaufwändige Aufgaben durch automatisierte Geschäftsprozesse ersetzt werden und die Mitarbeiter im Gegenzug mehr Kapazitäten für kreative und wertschöpfende Tätigkeiten haben. Gleichzeitig unterstützen wir Unternehmen, im Zuge der rasant fortschreitenden Digitalisierung wettbewerbsfähig zu bleiben und ihre Produktivität und Effizienz mit Automatisierungsraten von bis zu 99 Prozent signifikant zu steigern.

Warum scheitern so viele Pilotprojekte zur Prozessoptimierung in den Unternehmen?
Hierfür gibt es ganz unterschiedliche Gründe. So unterschätzen viele Unternehmen die Komplexität der zu automatisierenden Abläufe und glauben, dass sich RPA ohne jegliche Programmierkenntnisse implementieren lässt. Dem ist aber leider nicht so, auch wenn viele Standard-Tools diesen Eindruck erwecken. Eine erfolgreiche Prozessautomatisierung erfordert ein fundiertes Prozessverständnis, was erst durch eine entsprechende Methodik entsteht. Diese ist die Grundvoraussetzung für eine langfristige Skalierungsstrategie und ermöglicht erst eine erfolgreiche Automatisierung. Ein weiterer Grund für das Scheitern vieler Pilotprojekte ist eine mangelnde Akzeptanz für das RPA-Vorhaben innerhalb des Unternehmens. So fehlt es vielen Mitarbeitern oft am Grundverständnis von Prozessautomatisierung und vor allem die betroffenen Fachabteilungen werden oft wenig bis gar nicht in das Vorhaben involviert. Die Mitarbeiterkommunikation und das Schaffen von Akzeptanz findet in vielen Unternehmen nicht ausreichend Beachtung, dabei ist beides elementar für einen nachhaltigen Implementierungserfolg.

Welche Fragen sollten sich Führungskräfte im Vorfeld stellen? Wie gehen sie Robotic Process Automation richtig an?
Bevor sich Unternehmen näher mit dem Thema Prozessautomatisierung befassen, sollten sie fragen, welche repetitiven Aufgaben für ihre Mitarbeiter am zeitaufwändigsten sind, ob diese bereits standardisiert sind und ob die RPA-Umsetzung ein günstiges Kosten-Nutzen-Verhältnis aufweist. Ist dies der Fall, sollte frühzeitig ein erfahrener Lösungsanbieter mit ins Boot geholt werden, der einen ganzheitlichen und partnerschaftlichen Ansatz verfolgt. Denn eine enge und kontinuierliche Zusammenarbeit ist elementar, um das RPA-Vorhaben erfolgreich zu machen. Gemeinsam gilt es dann, geeignete Prozesse zu identifizieren und diese detailliert zu analysieren. Da kein Prozess wie der andere ist und oftmals zahlreiche Varianten aufweist, ist eine Entwicklung individueller Software-Roboter elementar, um Automatisierungsraten von bis zu 99 Prozent zu ermöglichen und einen fehlerfreien Betrieb zu gewährleisten. Erst wenn diese nach einer finalen Testphase einwandfrei funktionieren, sollten die virtuellen Mitarbeiter ihre Arbeit im Betrieb aufnehmen.

Geht es bei solchen Projekten nur um Effizienz? Erleben Sie ggf. Skepsis gegenüber der Automatisierung bei den Mitarbeitern?
Nein, es geht dabei keinesfalls nur um den Faktor Effizienz. Sicherlich sind Unternehmen heutzutage aufgrund der voranschreitenden Digitalisierung immer mehr gefordert, Prozesse so effizient wie möglich zu gestalten. Nichtsdestotrotz darf man den Faktor Mensch nicht außer Acht lassen, denn für den Erfolg eines Unternehmens spielen zufriedene und motivierte Mitarbeiter eine wesentliche Rolle. Umso wichtiger ist es, sie auch für die Vorteile von intelligenter Prozessautomatisierung zu sensibilisieren. Gerade im Backoffice und im Kundenservice von Unternehmen ermöglicht die Technologie Mitarbeitern einen Freiraum für mehr kreative, strategische oder dialogorientierte Aufgaben. Dennoch herrscht bei vielen von ihnen oft eine große Unsicherheit und Skepsis, insbesondere, wenn Mitarbeiter direkt von den Veränderungen betroffen sind. Die Ursache liegt dann aber nicht in der Sache an sich, sondern darin, dass sie im Vorfeld nicht ausreichend in den Prozess involviert worden sind und im Unklaren darüber sind, welche Auswirkung die RPA-Implementierung auf ihre Arbeit hat. Hier sollten Unternehmen Aufklärungsarbeit leisten, denn ein nachhaltiger Erfolg ist nur dann gewährleistet, wenn Mitarbeiter hinter einem solchen Digitalisierungsprozess stehen und das Projekt unterstützen.

Frei nach Thorsten Dirks, CEO Telefonica: „Wenn sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben sie einen scheiß digitalen Prozess.“ (2015) Welches Potenzial liegt darin, die Prozesse vor der Automatisierung nochmal genau zu analysieren?
Die Analyse bildet das Schlüsselelement einer nachhaltig erfolgreichen Prozessautomatisierung. Wer diesen entscheidenden Schritt vernachlässigt oder gar komplett auslässt, läuft Gefahr, an den Prozessen vorbei zu automatisieren. In der Analyse-Phase entsteht das grundlegende Verständnis vom Zusammenwirken einzelner Prozessschritte. Dabei gilt es, die geeigneten Abläufe zu identifizieren, diese zu verstehen und mit all seinen Varianten genau zu dokumentieren. In enger Zusammenarbeit mit der betreffenden Abteilung wird in Anlehnung daran ein Business Case geschaffen. Das bedeutet, dass der entsprechende Prozess so detailliert wie möglich beschrieben wird. Wird ein Prozess auf Basis einer unzureichenden Analyse automatisiert, sind mangelhafte Ergebnisse und ein damit einhergehender Mehraufwand vorprogrammiert. Erkennt man bei der Analyse, dass der ursprüngliche manuelle Prozess überhaupt keinen Sinn macht, sollte man idealerweise den Prozess an sich optimieren, bevor man ihn automatisiert.

Sicher lassen sich nicht alle Prozesse automatisieren. Wie findet sich „der geeignete Kandidat“ und wie wird das Kosten-Nutzen-Verhältnis von RPA-Maßnahmen in diesem Zusammenhang bestimmt?
Richtig, nicht alle Prozesse eignen sich für eine Automatisierung, auch wenn RPA fälschlicherweise oft als Allheilmittel für sämtliche Geschäftsprozesse angesehen wird. Wir sehen es daher als einen wichtigen Teil unserer Beratung an, Kunden von der Prozessautomatisierung abzuraten, wenn wir vorab keinen nachhaltigen Implementierungserfolg absehen können. Wenn beispielsweise das Arbeitsvolumen an standardisierten und repetitiven Aufgaben sowie die zu erwartende Kostenersparnis zu gering sind, macht RPA wenig Sinn. Welcher Prozess tatsächlich ideal für die Prozessautomatisierung ist, identifizieren wir in Workshops gemeinsam mit unseren Kunden.

Zum Schluss noch ein Ausblick zur Prozessautomatisierung. Wird das ein kurzfristiger digitaler Trend oder handelt es sich vielmehr um eine flächendeckende Disruption?
Da sich die Automatisierung von Geschäftsprozessen seit einigen Jahren stetig weiterentwickelt, können wir hier nicht mehr von einem Trend sprechen. Umso wichtiger ist es daher, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter dafür sensibilisieren, dass sich die Arbeitswelt und damit auch ihre Tätigkeit durch den Zuwachs neuer Technologien verändern wird. Zudem sollten sie genau beobachten, inwieweit sich Arbeitsprozesse innerhalb ihres Betriebs verändern werden. Nur so können sie ihre Mitarbeiter mittel- bis langfristig auch durch Weiterbildungen auf den Wandel vorbereiten. Gleichzeitig ist aber auch die Politik gefragt, das Thema Bildung auf die zukünftigen Anforderungen des Arbeitsmarktes auszurichten. Hier nimmt Another Monday bereits seine Verantwortung wahr und plant eine Stiftung zum Thema Connected Learning, um sich für eine zukunftsorientierte Ausbildung stark zu machen. Zudem fördern wir Universitätsprojekte, indem beispielsweise Studenten bei und mit Unterstützung von Another Monday ihre Abschlussarbeiten anfertigen können und direkten Einblick in neue Technologien erhalten.
Wir gehen davon aus, dass das Thema Prozessautomatisierung uns im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung in den kommenden Jahren weiterhin intensiv beschäftigen und damit auch Einfluss auf Ausbildungsmodelle ausüben wird.

Weitere Informationen unter:
https://www.anothermonday.com/

Bildquelle / Lizenz: Copyright Another Monday

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