Schützenhilfe für die Suche nach dem idealen RPA-Begleiter

Ein neuer internationaler IEEE-Standard soll Begrifflichkeiten und Auswahlprozesse in Sachen intelligente Prozessautomatisierung (IPA) verbessern. Wichtige Schritte auf dem Weg zum RPA-Erfolg.

Digitalisierung und Prozessautomatisierung sind in aller Munde. Für eine effizientere Gestaltung ihrer Arbeitsabläufe fehlt Firmen jedoch bislang eine einheitliche Stoßrichtung, die sie verfolgen können. Die gemeinsame Initiative führender RPA-Anbieter unter Federführung des Institute of Electrical and Electronics Engineers (IEEE) möchte nun Abhilfe schaffen und für mehr Transparenz sowie einheitliche Kommunikation im Markt für Prozessautomatisierung sorgen. Die folgenden Ausführungen zeigen, was die IEEE-Initiative und Another Monday, der einzige deutsche Anbieter, der sich aktuell an diesem Vorhaben beteiligt, erreichen möchten, und worauf Unternehmen zu Beginn eines RPA-Projektes achten sollten.

Der Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) ermöglicht Unternehmen Kostenersparnisse von bis 75 Prozent und Automatisierungsraten von bis zu 99 Prozent. Laut aktueller Studie „ISG Automation Index“ wollen bis zum Jahr 2019 rund 72 Prozent der befragten Unternehmen aus den USA, Großbritannien, Frankreich und Deutschland RPA im laufenden Betrieb oder als Test in Pilotprojekten einsetzen. Die Herausforderung: Der globale Markt für RPA ist stark fragmentiert – sowohl wenn es um die Anzahl der verschiedenen Lösungen geht, als auch hinsichtlich der Kernbegriffe. Welche Prozesse lassen sich automatisieren? Für welche Unternehmen lohnen sich Software-Roboter? Auch eine einheitliche Definition, die für Vereinfachung und Transparenz sorgt, fehlte bislang. Another Monday treibt nun als erster Anbieter aus Deutschland die Entwicklung eines Standards mit voran, der eine einheitliche Taxonomie und Klassifizierung für RPA zum Ziel hat. Mithilfe dieses Standards, der noch 2018 veröffentlicht wird, können Unternehmen auf der Suche nach der optimalen RPA-Lösung künftig ihre individuellen Anforderungen mit dem Marktangebot abgleichen.

IEEE-Standard enthält 160 Kriterien für RPA-Lösungen

Das Institute of Electrical and Electronics Engineers, kurz IEEE, ist ein anerkannter Zusammenschluss von Ingenieuren mit Expertise für technische Standards. Ein Bereich ist hierbei Intelligent Process Automation. Ein erster Standard, der die wichtigsten Definitionen aus den Bereichen RPA und IPA zusammenfasst und vereinheitlicht, ist bereits 2017 erschienen. Das IEEE-Komitee arbeitet zurzeit an einem zweiten Standard, der laut aktuellem Stand 160 Kriterien für RPA-Lösungen zusammenfasst. Darin werden relevante Aspekte transparent beschrieben und klassifiziert, damit Anwender marktgängige Technologien besser einordnen und vergleichen können. Die Taxonomie der Kriterien erleichtert es Unternehmen, zentrale Aspekte des eigenen Anforderungskatalogs zu bewerten – beispielsweise, wie skalierbar eine Automatisierungslösung und wie hoch der Implementierungsaufwand ist.

Der Standard ist für Unternehmen insofern wichtig, da es am Markt aktuell zahlreiche Technologien und Begrifflichkeiten für die softwarebasierte Prozessautomatisierung gibt, die den eigentlichen Nutzer in der Regel insbesondere zu Beginn eines Automatisierungsprojekts vor die schier unmögliche Aufgabe stellen, zu ermitteln, welche Lösung sich für die eigene Herausforderung eignet. Denn die eine beste Lösung gibt es nicht, lediglich die für die teils sehr spezifischen Anforderungen passende beste Option. Die Tatsache, dass sich der RPA-Markt rasant weiterentwickelt, erschwert diese Aufgabe zusätzlich.

Hans Martens: „Die Automatisierung betrieblicher Abläufe ist kein Projekt, das mit dem Tag der Implementierung abgeschlossen ist. Nur wenn sich hieran ein kontinuierliches Monitoring anschließt und Software-Roboter bei Veränderung der Systemlandschaft entsprechend angepasst werden, hat die RPA-Initiative Aussicht auf nachhaltigen Erfolg.“

RPA-Kenntnis schützt vor Fehlinvestitionen

Begriffe wie Robotic Desktop Automation (RDA), Robotic Process Automation (RPA) und Intelligent Process Automation (IPA) werden häufig synonym verstanden und genutzt. Kenntnisse über die feinen Unterschiede der Technologien und die diversen Einsatzgebiete könnten Firmen und Organisationen hingegen kostbare Zeit schenken. Klare Standards tragen dazu bei, Endverbraucher aufzuklären, Auswahlprozesse zu vereinfachen und verlässliche Qualitätskriterien festzulegen.

Transparenz und einheitliche Kommunikation im Markt für softwarebasierte Prozessautomatisierung sind eine positive Entwicklung für sowohl Endanwender als auch Anbieter und die Branche an sich. Unternehmen wird so die Suche nach einer für sie optimalen RPA-Lösung erleichtert, zugleich aber auch das Marktverständnis der Anbieter als Abgleich mit den sich stetig ändernden Kundenbedürfnissen verbessert. Hans Martens, Gründer von Another Monday, führt aus: „Der IEEE-Standard will eine bessere Einordnung und einen optimierten Vergleich marktgängiger Technologien erreichen. Prozessautomatisierung ist viel mehr als ein Software-Tool. Erst mit der richtigen Kombination aus Methodik und Technologie lässt sich die ideale Lösung finden und gemäß dem konkreten Anwendungszweck skalieren. Denn wenn Kunden frühzeitig verstehen, was genau eine RPA-Lösung leisten kann, ist die Basis für ein partnerschaftliches Verhältnis mit Investitionssicherheit gelegt.“

Leistungsstarken Begleiter und Partner für die Automatisierungsreise finden

Die Anbieterauswahl ist zentrale Aufgabe zu Beginn eines RPA-Projekts. Unter den zahlreichen Unternehmen, die ihre Vorzüge anpreisen, fällt es oft nicht leicht, die essentiellen Kriterien zu erkennen. Zudem wird unter RPA oft noch immer eine Technologie verstanden, die als Wunderwaffe jeden Prozess schnell und einfach automatisieren kann. Firmen müssen jedoch bedenken, dass sie das Werkzeug RPA effizient, umfassend und sinnvoll einsetzen müssen, um eine erfolgreiche sowie skalierbare Prozessautomatisierung zu realisieren. Da der derzeitige Fokus häufig auf dem RPA-Tool allein liegt, sind in der jüngsten Vergangenheit viele Automatisierungsvorhaben gescheitert. Daher sollte die detaillierte Analyse vermehrt in den Vordergrund rücken. Martens erläutert: „Die Automatisierung betrieblicher Abläufe ist kein Projekt, das mit dem Tag der Implementierung abgeschlossen ist. Nur wenn sich hieran ein kontinuierliches Monitoring anschließt und Software-Roboter bei Veränderung der Systemlandschaft entsprechend angepasst werden, hat die RPA-Initiative Aussicht auf nachhaltigen Erfolg.“

Gut geplante Automatisierungsreise

Bereits bei der Auswahl geht es um die Gestaltung der „Automatisierungsreise“: Wie begleitet und vor allem befähigt ein RPA-Anbieter zu einer erfolgreichen Automatisierung? Wer diese Frage zukunftsorientiert beantworten will, muss die Strategie des jeweiligen Anbieters genau unter die Lupe nehmen: Vertreibt das Unternehmen reine Lizenzen und liegt der Fokus auf einer schnellen Verbreitung? Oder ist der Anbieter an einer partnerschaftlichen Beziehung interessiert und kann eine Skalierung der angebotenen Lösung ermöglichen?

Beratungskompetenz als Schlüssel zum Erfolg

Der Schlüssel erfolgreicher RPA-Projekte ist eine klare Methodik bei der Implementierung mit sauberer und intensiver Prozessanalyse. Unternehmen sollten sicherstellen, dass der potentielle Anbieter eine derartige Methodik und die nötige Beratungskompetenz vorzuweisen hat. Sofern RPA auch zu einer unternehmensinternen Kompetenz geworden ist, lässt sich langfristig selbst automatisieren. Der Anbieter sollte im Idealfall RPA als ein ganzheitliches Projekt angehen, das mit einer intensiven Beratung und Analyse startet und alle relevanten Entscheider miteinbezieht.

Zudem muss umfassende Akzeptanz für das RPA-Projekt geschaffen werden, und der Anbieter sollte dem Anwender-Unternehmen von der Entwicklung bis zur Implementierung und auch nach Inbetriebnahme der Software-Roboter beratend zur Seite stehen. RPA ist hierbei kein Allheilmittel, sondern eine intelligente Ergänzung, um ein effizientes Zusammenspiel von Mensch und Maschine zu ermöglichen. Rentiert sich der Einsatz nicht, ist ein Abraten vonseiten des Anbieters sinnvoll und fair. Last but not least muss auf ein transparentes und faires Preismodell geachtet werden: Pay-Per-Use Preismodelle, bei denen pro erfolgreich automatisiertem Prozessdurchlauf abgerechnet wird, zeigen, ob ein Anbieter von seiner Lösung überzeugt ist. Gleichzeitig sorgt dieses Preismodell für eine erfolgreiche Automatisierung.

Blick in die Zukunft: RPA im Spannungsfeld Künstlicher Intelligenz

Zwar ist Künstliche Intelligenz derzeit eines der viel diskutierten Trendthemen schlechthin. Jedoch sind viele Unternehmen und Branchen noch nicht soweit, dass KI zentrale Aspekte der Wertschöpfung aufnimmt. Bei RPA-Projekten geht es zunächst darum, manuell-intensive, wiederholbare Prozesse ausfindig zu machen, die sich automatisieren lassen. Im Zusammenspiel mit Ansätzen, die auf Künstlicher Intelligenz basieren, ließe sich diese Auwahl bestgeeigneter Automatisierungsprozesse unterstützen, optimieren und abermals automatisieren. Allerdings ist dies aktuell noch Zukunftsmusik. Ein Roboter, der eigenständig lernt, benötigt Unmengen an Informationen, die zunächst gesammelt werden müssen – ein langwieriges und auch rechtlich schwieriges Thema.

KI und Machine Learning kommen heute primär dort zum Einsatz, wo große Datenmengen analysiert, verglichen oder strukturiert werden. Doch während KI und Machine Learning den Bereich des Lernens und Denkens abdecken, behandelt RPA das wichtige Ausführen der jeweiligen Arbeitsschritte. Um Geschäftsprozesse intelligent zu automatisieren, macht die Kombination beider Bereiche Sinn. Der nächste Schritt werden sogenannte „Selfhealing Robots“ sein, die beispielsweise nach einem Software-Update oder Patch eigenständig etwaige Änderungen in den grafischen Oberflächen der automatisierten Programme abfangen und sich so selbst reparieren. Mit dieser Lösung wird sich der Pflegeaufwand großer Roboterfarmen enorm senken lassen.

Weitere Informationen unter:
www.anothermonday.com

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