So unterstützt smarte Geschäftssoftware „Future Work“

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Wie Personalverantwortliche ihr ERP-System nutzen, um Mitarbeitereinsätze und -potenziale transparent und strategisch zu planen

Ein Gastbeitrag von Godelef Kühl, Godelef Kühl, Gründer und Vorstandsvorsitzender der godesys AG

Digitales Personalmanagement sowie zukunftsorientierte Technologien und Strategien wie Robotics oder Künstliche Intelligenz, zusammengefasst unter dem Begriff Future Work, stehen auf der Agenda von Personalmanagern aktuell ganz oben. Zu dieser Einschätzung kommt der Bundesverband der Personalmanager (BPM). Geht es um die konkrete Umsetzung neuer Arbeitskonzepte zugunsten von Unternehmen und Mitarbeitern, führt an Enterprise Resource Planning (ERP) kein Weg vorbei. Denn moderne und anpassungsstarke ERP-Systeme können weitaus mehr, als Warenwirtschaft oder Produktion zu steuern.

Mithilfe eines ERPs lassen sich Informationen aus den unterschiedlichen Datenquellen zusammenführen und zentral vorhalten. Die Mitarbeiter spielen diesbezüglich 2019 und darüber hinaus eine immer wichtigere Rolle. Ein ERP sollte bereits im Standard viele Möglichkeiten bieten, mit denen sich Mitarbeitereinsätze und Ressourcen optimal planen lassen. Unternehmen sind daher aufgefordert, sich intensiv mit ihrer Geschäftssoftware und innovativen Ansätzen zu beschäftigen, um vorliegende Daten effizienter zu nutzen und Mitarbeiter bestmöglich zu unterstützen. Worum geht es genau?

ERP übernimmt Datenerfassung und -analyse für einen strategischen Mitarbeitereinsatz

Für Unternehmen wird nicht nur das Wissen von, sondern auch über die Mitarbeiter vermehrt zum Wettbewerbsfaktor. Mithilfe ihrer Geschäftssoftware können sie beispielsweise herausfinden, wer wie und wann besonders produktiv arbeitet, wer die meisten Aufträge erfolgreich und fehlerfrei abschließt, aber auch, wer sich gerade in der Nähe befindet, um einen neuen Auftrag anzunehmen. Außerdem erfahren Firmen- und Abteilungsverantwortliche, welche Teamzusammenstellung am sinnvollsten ist und welche Skills noch zu wenig vorhanden und demnach neue Mitarbeiter vonnöten sind.

Das ERP dient hierbei als Zentrale, die alle Prozesse und Informationen einheitlich zusammenführt. Sinnvoll sind dafür Service-, Projekt- und Ressourcenmanagement sowie Business Intelligence mit vorgefertigten Daten-Cubes, also fachlich sortierte Datensammlungen, die nicht eigenständig konfiguriert und angelegt werden müssen. Mit diesen Tools lässt sich herausfinden, wie es um Profitabilität und Auslastungsgrad, Rentabilität und ähnliche Aspekte bestellt ist. Viele Anwendungsfälle sollten idealerweise bereits im System angelegt sein, sodass Anwender keine zusätzlichen Daten sammeln und aggregieren müssen.

Datenbedenken mit offener Kommunikation begegnen

Für viele Angestellte hat das Sammeln von Mitarbeiterinformationen oft einen negativen Beigeschmack. Um Ängsten entgegenzuwirken, sollte offen und transparent erläutert werden, wie Angestellte von einem neuen und effizienteren Umgang mit ihren Daten profitieren können. Beispiel Tourenplanung: Ein Mitarbeiter sitzt aufgrund einer schlechten Planung an einem Tag vier Stunden im Auto und verbringt nur zwei Stunden beim Kunden. Besser wäre hier ein IT- und datengestützter Ressourceneinsatz in Form einer Tourenplanung, die es dem Mitarbeiter gestattet, möglichst wenig Zeit mit Fahren und viel Zeit beim Kunden zu verbringen.

Spätestens seit dem EuGH-Urteil im Mai 2019 müssen Unternehmen ihre Arbeitszeitdaten genauestens ermitteln. Funktionen der Arbeitszeiterfassung lassen sich ohne Weiteres mit dem ERP zusammenführen, um so ganzheitliche, tiefe Einblicke zu bekommen und umfassender planen zu können. Aktuell wird vielerorts nur Produktivzeit erfasst, was sehr einseitig ist, denn es ist wichtig, alle Zeiten, also auch interne Büroaufgaben und Co. zu sammeln. Wer Effizienzsteigerungen erreichen will, muss aber auch über die Zeiten Bescheid wissen, die der Mitarbeiter mit administrativen Aufgaben, Fahrtzeiten oder ähnlichem verbringt. Sitzt ein Vertriebsmitarbeiter beispielsweise im Vergleich zu Kollegen viele Stunden im Auto, kann dies ein Indiz dafür sein, dass sich Ressourcen besser einsetzen ließen.

Ein weiterer wichtiger Punkt, der Berücksichtigung finden muss, ist das Thema Projektmanagement: Bereits bei der Planung muss der Projektleiter genau wissen, ob Ressourcen, Mitarbeiter und Kapazitäten über unterschiedliche Projekte disponierbar sind. Gibt es mehrere Projekte gleichzeitig zu organisieren, ist dieses Wissen noch wichtiger. Sinnvoll ist daher eine mit dem ERP verknüpfte Projektmanagement-Software, die Firmen- und Projektlenkern hilft, Multiprojektmanagement und Kommunikation zu vereinfachen und transparenter zu machen.

Verzahnung von ERP und mobiler Service-App

Sinnvoll sind in diesem Zusammenhang Funktionen, die Dispatching, Disposition, Skill- und Projektmanagement unterstützen. Im übergeordneten ERP werden die relevanten Daten diesbezüglich zusammengeführt, um Steuerung und Überblick zu optimieren. Beispiel: Das Unternehmen bietet einen technischen Außendienst an. Theoretisch müssen alle Service-Mitarbeiter, um zeitnah neue Aufträge zu erhalten, jedes Mal zurück in die Zentrale oder telefonisch Rücksprache halten. Durch eine intelligente Verzahnung von ERP und mobiler Service-App lässt sich dies deutlich vereinfachen. Kommt ein neuer Kundenauftrag herein, lässt sich über das ERP herausfinden, welcher Mitarbeiter gerade in der Nähe ist, über welche Skills er verfügt und welche Ersatzteile er mit sich führt. So kann der optimale Kollege ausgewählt und per App informiert werden sowie schnell vor Ort sein. Auf diese Weise profitieren Kunden von einem zeitnahen und vor allem effizienten Service. Und Mitarbeiter können ihre Arbeit bestmöglich verrichten.

Zukunftsmotor ERP

Unternehmen, die dem Wettbewerb voraus sein und das meiste aus den in ihren Systemen schlummernden Daten herausholen wollen, sollten bereit sein, neue Wege zu beschreiten. Die Annahme, dass sich ein ERP vorrangig für produzierende Unternehmen oder den Handel eigne, ist falsch. Vielmehr profitieren alle Branchen von flexibler Ressourcen- und Projektplanung sowie einem zentralen ERP, das alle Daten zusammenführt. Denn effizientes und durchdachtes Datenmanagement ist der Schlüssel zu verbesserter Kundenansprache, Wettbewerbsstärke und Zukunftsfähigkeit.

Über den Autoren

Godelef Kühl, Jahrgang 1967, ist als Vorstandsvorsitzender und Hauptaktionär für die Geschäfte der godesys AG mit Sitz in Mainz verantwortlich. Der gelernte DV-Kaufmann, der sein Unternehmen 1992 mit 24 Jahren gründete, verbindet entwicklungstechnisches Know-how mit langjähriger kaufmännischer Erfahrung. Sein fundiertes Wissen um die besonderen Anforderungen mittelständischer Unternehmen an betriebswirtschaftliche Software gepaart mit seiner tiefen Branchenkenntnis aus Industrie und Handel machen Kühl zum ERP- und Digitalisierungsexperten schlechthin. Kühl gilt als Querdenker, der die kontroverse Diskussion ebenso liebt wie das Hinterfragen offenbar eingängiger Statements und Thesen.

Weitere Informationen unter:
https://www.godesys.de

„Praktisch jedes Unternehmen hat Altanwendungen“

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Nadine Riederer: Eine agile Vorgehensweise ist nicht nur mit modernen Programmiersprachen möglich; für sie gibt es lediglich mehr unterstützende Tools. Von agilen Denkweisen bis hin zum DevOps-Vorgehen können auch Bestandsanwendungen profitieren.

Der IT-Dienstleister Avision ist auf die Modernisierung von Altanwendungen spezialisiert. CEO Nadine Riederer erläutert im Interview, warum solchen Anwendungen oft zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt wird und welche Herausforderungen es bei ihrer Modernisierung gibt.

Frau Riederer: Was glauben Sie? In wie vielen Unternehmen laufen, vielleicht unbemerkt, noch Altsysteme?
Nach einer gewissen Zeit wird aus jeder Anwendung ein Altsystem. Und damit dürfte es praktisch in jedem Unternehmen, solange es nicht gerade ein taufrisches Start-up ist, Altsysteme geben. Nicht bemerkt beziehungsweise vergessen werden dabei insbesondere Anwendungen, die vor geraumer Zeit bereits einmal modernisiert und deshalb gewissermaßen abgehakt wurden.
Was ebenfalls häufig unter dem Radar bleibt ist die Schatten-IT. Oft wurden Anwendungen von Beratern oder Werkstudenten als Prototypen entwickelt und stehen deshalb nicht im Fokus der IT-Abteilung und ihren Modernisierungsprozessen. Solche Anwendungen können durch die mangelnde Beachtung schnell veralten und dadurch kritisch werden.
Aus diesen Gründen ist es wichtig, immer eine vollständige Liste der Anwendungen im Unternehmen vorzuhalten und den Lifecycle dieser Anwendungen zu kontrollieren. Das kann sinnvollerweise auch im Zusammenhang mit einer Assetverwaltung erfolgen, wie sie beispielsweise die ISO 27001 fordert.

Wie beurteilen Sie die Aufmerksamkeit der Entscheider für das Thema?
Die Entscheider schenken diesem Thema definitiv zu wenig Aufmerksamkeit. Altsysteme laufen meist seit Jahren relativ stabil im Unternehmen und geraten dadurch nicht in den Fokus des Managements. Das passiert in der Regel immer erst dann, wenn etwas eben nicht mehr reibungslos funktioniert.
Das ist beispielsweise der Fall, wenn neue Anforderungen umgesetzt werden sollen und dies nicht mehr möglich ist. Ist dann der Source Code nicht vorhanden, kann die Altanwendung zu einem Problem werden. Ebenso können die Ergebnisse von Security Scans dazu führen, dass eine Altanwendung genauer betrachtet wird.
Dieses Thema ist aber natürlich ganz generell nicht sehr angenehm. Kein IT-Verantwortlicher geht gerne zur nächsthöheren Managementebene und informiert sie über veraltete Systeme. Aus diesem Grund werden sie oft einfach unter den Teppich gekehrt und es wird nicht darüber gesprochen.

Wenn ein Softwarehersteller den Support für ein Produkt abkündigt, wird es schwierig. Inwiefern helfen Sie an dieser Stelle den Unternehmen?
Die erste Frage ist hier immer, wem die Software gehört. Im besten Fall hat das Unternehmen alle Rechte inne und verfügt über den Source Code. Dann können wir als neuer Dienstleister die Software weiterentwickeln. Im schlechtesten Fall hat es keinerlei Rechte und auch keinen Source Code. Dann muss die Software neu entwickelt werden.
Eine solche Nachprogrammierung ist allerdings häufig sehr komplex. Deshalb ist insbesondere bei Individualentwicklungen die Übergabe des Source Code an den Auftraggeber extrem wichtig und er sollte auch von ihm auf Vollständigkeit und Kompilierbarkeit geprüft werden. Dann bestehen gute Chancen auf eine Modernisierung.
Standardsoftware kann auch nach Ablauf des Supports oft noch an eine neue Version des Betriebssystems oder einer Datenbank angepasst werden, um sie damit weiter zu betreiben. Außerdem bieten die Hersteller häufig einen Update-, Upgrade- oder Cross-Update-Pfad an, der es ermöglicht, das veraltete Produkt abzulösen und durch ein neues zu ersetzen. Im ungünstigsten Fall müssen dann allerdings Daten und Konfigurationen aus einer bestehenden Applikation in eine neue migriert werden.

Stichwort Investitionssicherheit: Nehmen wir an, ein Unternehmen hat eine Software speziell für sich schreiben lassen. Welche Wege gibt es, diese „in die Zukunft zu führen“?
Das hängt natürlich davon ab, was „Zukunft“ für das jeweilige Unternehmen konkret bedeutet. Es gilt zu überlegen, was genau es benötigt und was sinnvoll ist.
Cobol beispielsweise ist definitiv keine hippe Programmiersprache mehr und wird auch nicht mehr für neue Software verwendet. Bei einer Altanwendung, die in Cobol geschrieben ist, stellt sich deshalb die Frage, ob sie weiterhin bestehen bleiben oder in eine neuere Sprache überführt werden soll. Stehen dem Unternehmen ausreichend Cobol-Programmierer zur Verfügung, kann es durchaus sinnvoll sein, es bei Cobol zu belassen. Ist das aber nicht der Fall, wäre es ratsam, die Software „in die Zukunft zu führen“, indem man auf eine neue Programmiersprache umsteigt.
Aber nicht nur die Software selbst, sondern auch die Entwicklungsprozesse der Unternehmen spielen eine wichtige Rolle. Bei einem Unternehmen hat sich beispielsweise der erst vor wenigen Jahren eingeführte Webshop als nicht mehr leistungsfähig genug gezeigt. Obwohl moderne Komponenten eingesetzt wurden, sind Anpassungen nicht so einfach möglich und die Reaktion auf Wettbewerber dauerte zu lange. Gerade bei den Schnittstellen zum Kunden ist die „Time to Market“ aber ganz entscheidend. Durch einen Umstieg auf DevOps-Methoden kann man in so einem Fall die Releasezyklen deutlich verkürzen.

Nicht nur die Software selbst, sondern auch die Entwicklungsprozesse der Unternehmen spielen eine wichtige Rolle. Bei einem Unternehmen hat sich beispielsweise der erst vor wenigen Jahren eingeführte Webshop als nicht mehr leistungsfähig genug gezeigt. Obwohl moderne Komponenten eingesetzt wurden, sind Anpassungen nicht so einfach möglich und die Reaktion auf Wettbewerber dauerte zu lange.

Nadine Riederer

Die Wandlungsfähigkeit von Geschäftsmodellen ist natürlich essenziell im Kontext des digitalen Wandels. Inwiefern gewinnen Unternehmen durch Ihre Dienstleistung mehr Agilität?
Insofern, als wir in Software-Modernisierungsprojekten auch selbst eine agile Vorgehensweise anstreben. So arbeiten wir beispielsweise nach dem DevOps-Konzept und integrieren Testautomatisierung in unseren Softwareentwicklungsprozess. Das Ziel ist, Anforderungen in relativ kleinen Entwicklungszyklen umzusetzen, um eine schnelle Produkteinführung zu ermöglichen.
Hierbei ist hervorzuheben, dass Testautomatisierung auch bei älteren Technologien eingesetzt werden kann. Eine agile Vorgehensweise ist nicht nur mit modernen Programmiersprachen möglich; für sie gibt es lediglich mehr unterstützende Tools. Von agilen Denkweisen bis hin zum DevOps-Vorgehen können auch Bestandsanwendungen profitieren.

Inwiefern beeinflussen aktuelle Entwicklungen wie Cloud, Blockchain und Künstliche Intelligenz Sie beziehungsweise Ihr Geschäftsmodell?
Aktuelle Entwicklungen beeinflussen natürlich auch unsere Geschäftsprozesse. Wir halten uns immer auf dem Laufenden und testen neue Entwicklungen aus. Dabei geht es vor allem darum, den Nutzen für unsere Kunden zu evaluieren.
Unsere Hauptkunden sind vor allem größere Konzerne, die eine gewisse Sicherheit und Stabilität ihrer Software erwarten. Wir bewegen uns dabei meist in unternehmenskritischen Bereichen, was dazu führt, dass auf bestimmt Hype-Themen nicht sofort eingegangen werden kann. Diese Unternehmen warten eher erst einmal ab, wie sich neue Trends bewähren. Technologien wie Cloud und auch KI sind aber schon im produktiven Umfeld angekommen. Auf den ersten erfolgreichen Einsatz der Blockchain-Technologie im Massenmarkt sind wir schon sehr gespannt.

Weitere Informationen unter:
https://www.avision-it.de

Mobilitätsstudie: Unterwegs in Deutschlands Großstädten

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Top of mind sind Bus und Bahn, doch Mobilitätsliebling und heimliches Statussymbol ist das eigene Auto. Eine Studie zeigt auf, was in Sachen Mobilität in den zehn größten, deutschen Städten wichtig ist und wie Mobilitätskonzepte überzeugen können.

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Security Intelligence II

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Proaktivität, Automatisierung und kontinuierliche Weiterentwicklung von Sicherheitsmaßnahmen schützen.

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Trend Ride Hailing

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Es sind aufregende Zeiten im Ride-Hailing-Segment: Moia darf seine Flotte in Hamburg nun doch auf 500 Fahrzeuge hochschrauben, in London kommt mit dem indischen Fahrdienstvermittler Ola ein weiterer Big Player auf den Markt und MyTaxi vollzog sein Rebranding und nennt sich nun Free Now. Analysen von Statista zeigen auf

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Auf dem Weg zur Smart City

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Wie die Digitalisierung helfen kann, die Stadt der Zukunft lebenswert zu machen.

Die zunehmende Vernetzung der Metropolen spiegelt sich auch in den hohen Wachstumsprognosen im Bereich Smart City in Deutschland wider. Bis 2022 sollen sich die Umsätze auf rund 43,8 Milliarden Euro mehr als verdoppeln. Konzepte und Ideen für technische, wirtschaftliche und gesellschaftliche Innovationen sind deshalb gefragter denn je. In diesem Kontext gibt die Redaktion dem Thema Raum in Form einer Reportage.

Die schlaue und nachhaltige Stadt der Zukunft baut auf das Internet of Things and Services. Potentiale durch „Sharing & Co.“ fördern z.B nachhaltige und energieeffiziente Mobilitätslösungen zu Tage. Viele attraktive Chancen für Unternehmen, die mit neuer Technologie und Ideen die akuten Herausforderungen im Umweltschutz und Verkehr lösen können.

TREND REPORT ist die aktuelle Wirtschaftszeitung, die zukünftige Trends zum Thema macht. Wir suchen nach neuen Anzeichen, die Wendepunkte im Zeitgeist markieren und verstehen uns als Partner der Wirtschaft. TREND REPORT liegt als Fremdbeilage der Gesamtauflage des Handelsblattes bei.

Themen und Inhalte

Digitale Ökosysteme für Städte
Digitalisierung der Infrastruktur

Open-Government
Beteiligung ist Alles!

Smart Services für Smart Citys
Nachhaltig und energieeffizient

Sharing & Co.
Schnelle Veränderung durch alte Philosophie

Urbane Logistik
Transporte in die Stadt der Zukunft

Smart Home
Lösungen für Zuhause

Facilities Management
Nachhaltige Gebäude

Vernetzte Mobilität
In vernetzten und zusammenhängenden Mobilitätssystemen denken

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Datenanalyse: Unsicherheit als Informationsquelle

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Helmholtz-Gemeinschaft fördert ein 4-Millionen-Euro-Projekt, in dem Mathematiker und Anwender den Umgang mit Unsicherheiten in Datenmengen verbessern und so Datenkompetenzen stärken

Schnell wachsende Datenmengen eröffnen Möglichkeiten, Herausforderungen aus Gesellschaft, Wissenschaft und Wirtschaft zu lösen. Allerdings unterliegen Daten und Analysen in der Praxis Unsicherheiten. Geeignete wahrscheinlichkeitstheoretische Verfahren können aus Unsicherheiten aber eine Informationsquelle machen. Im Projekt „Uncertainty Quantification – From Data to Reliable Knowledge“ arbeiten Anwender und Mathematiker des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT) und neun weiterer Institutionen nun zusammen, um zuverlässige Erkenntnisgewinne aus großen Datenmengen zu ermöglichen und anwendbare Werkzeuge zu entwickeln. Gefördert wird es von der Helmholtz-Gemeinschaft für die nächsten drei Jahre.

„Gerade bei Themen von öffentlichem Interesse wie Klimawandel, Energieversorgung und personalisierter Medizin ist eine Quantifizierung und verständliche Vermittlung von Wahrscheinlichkeiten, Chancen und Risiken unerlässlich“, sagt Professor Martin Frank vom KIT. Er ist Direktor des Steinbuch Centre for Computing (SCC) des KIT und Sprecher des KIT-Zentrums MathSEE (steht für Mathematics in Sciences, Engineering, and Economics). „Wir halten es für unverzichtbar, Unsicherheiten zu verstehen, und möchten mit unserem Projekt die Datenkompetenz von Forschenden stärken.“ Das Projekt „Uncertainty Quantification – From Data to Reliable Knowledge“ war nun im Rahmen des Helmholtz-Inkubators im Bereich Information & Data Science erfolgreich. Das Projekt kombiniert die Entwicklung von Methoden und Werkzeugen zum Umgang mit Unsicherheiten in Datenmengen mit deren Vermittlung.

Mit geeigneten probabilistischen, also wahrscheinlichkeitstheoretischen Verfahren der Data Science stellt Unsicherheit eine wertvolle Informationsquelle und Bereicherung von Blackbox-Ansätzen wie der Künstlichen Intelligenz dar. Um diese Vorteile zu nutzen, setzt das Projekt an der Schnittstelle von Anwendungen und Mathematik an. Ziel ist es, zuverlässige Erkenntnisgewinne aus Daten zu ermöglichen, indem breit anwendbare Werkzeuge und Methoden im Forschungsfeld Uncertainty Quantification (Deutsch etwa „Unsicherheitsbemessung oder Fehleranalyse“) anhand konkreter Anwendungsfälle entwickelt werden.

Data Science für Klima, Energie, Gesundheit und Information

Das Projekt vernetzt Forschende aus den vier Forschungsprogrammen Erde & Umwelt, Energie, Gesundheit und Information der Helmholtz-Gemeinschaft untereinander sowie mit Helmholtz-Datenwissenschaftlerinnen und -wissenschaftlern sowie externen Hochschulpartnern aus Mathematik und Ökonometrie. Ein Beispiel aus den künftigen Projektthemen sind etwa die erneuerbaren Energien mit ihrem schwankenden Beitrag zur Energieversorgung. Die Planung und Operation der zukünftigen Energiesysteme erfordert daher eine verlässliche Quantifizierung der Unsicherheiten der Beiträge. Ein weiteres Beispiel sind Klimaprojektionen, die auf komplexen Simulationsmodellen beruhen, in die fehlerbehaftete Messdaten eingespeist werden. Eine genaue Quantifizierung von Unsicherheiten erlaubt eine bessere Auseinandersetzung mit dem Klimawandel und der Kommunikation über ihn.

Mithilfe der entwickelten Werkzeuge und methodischen Ansätze werden Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler aus den Fachdisziplinen verlässliches Wissen aus Unsicherheit extrahieren können, wo traditionelle Ansätze und Software an den schnell wachsenden Datenmengen und deren hoher Variabilität scheitern. Das Projekt wird mit zwei Millionen Euro von der Helmholtz-Gemeinschaft gefördert, weitere zwei Millionen Euro bringen die beteiligten Institutionen ein. Professor Martin Frank vom KIT koordiniert es gemeinsam mit Professorin Christiane Fuchs, die an der Universität Bielefeld und dem Helmholtz-Zentrum München lehrt und forscht.

Helmholtz-Inkubator Information & Data Science

Der Helmholtz-Inkubator Information & Data Science ist ein langfristiger, gemeinschaftsweiter Bottom-up-Prozess und bringt die vielfältige Expertise der Helmholtz-Gemeinschaft im Bereich Information & Data Science zusammen. Er fördert Pilotprojekte, die innovative Ansätze zum Thema haben und dabei Forscherinnen und Forscher über die Grenzen der Helmholtz-Zentren und Forschungsbereiche hinweg verbinden. Information & Data Science umfasst Methoden und Technologien zur Gewinnung von Wissen aus Daten unter den Herausforderungen großer, komplexer, schnelllebiger oder schwach strukturierter Daten (Big Data) entlang der gesamten Daten-Wertschöpfungskette (Data-Lifecycle).

Weitere Informationen unter
http://www.kit.edu

Bildquelle / Lizenz: Im Forschungsfeld Uncertainty Quantification entstehen Werkzeuge für die Data Science, die Unsicherheit als Informationsquelle nutzen. (Foto: Markus Riecker, KIT)

Interkulturelle Kompetenzen und externe Expertise

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Internationalisierung: Die Erschließung neuer Absatzmärkte ist eine spannende Herausforderung. Wie es gelingt kulturelle Unterschiede zu meistern, erläutert Mathias Wengeler von Atheneum Partners in seinem Gastbeitrag.

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Critical Event Management: Effiziente Kommunikation verhindert Katastrophen

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Dies ist ein Gastbeitrag von Andreas Junck, Director of Sales DACH bei Everbridge

Im Katastrophenfall ist schnelles Handeln oberstes Gebot. Nur dadurch lassen sich Schäden eindämmen und menschliche Tragödien verhindern. Critical-Event-Management-Systeme helfen dabei, den Ernstfall in den Griff zu kriegen.

Katastrophen wie Tornados, Unwetter, Sabotageakte, Terrorangriffe oder Cyberattacken haben eins gemeinsam. Sie treten mit sehr kurzer Vorwarnzeit oder sogar völlig überraschend ein. Dann ist schnelles, entschlossenes Handeln angesagt, damit der Ernstfall nicht zum Super-GAU mutiert, mit Toten, Verletzten und Schäden in Milliardenhöhe. Effiziente Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg im kniffligen Geschäft des Krisenmanagements. Einsatzleiter, die Notfall-Teams und Krisen-Workflows erst dann aufstellen, wenn der Ernstfall bereits eingetreten ist, verlieren zu viel Zeit. Stunden oder sogar Tage, die effizienter genutzt werden könnten. Denn es gilt die grobe Regel: Je mehr Zeit verstreicht, bis die richtigen Notfall-Maßnahmen eingeleitet werden, desto größer fällt am Ende der Schaden aus.

Schwerster Hurrikan seit 1898

Die Atlantikküste der Vereinigten Staaten von Amerika wird besonders häufig von Hurrikans getroffen; und der Hurrikan Irma ist der Prominenteste unter ihnen. Er tauchte am 26. August 2017 zum ersten Mal auf dem Radar des National Hurricane Center der USA auf. Irma war der schwerste atlantische Sturm außerhalb des Golfs von Mexiko und des Karibischen Meeres seit Beginn der Aufzeichnungen im Jahr 1898. Der Hurrikan erreichte Windgeschwindigkeiten von 297 km/h, und das über einen Zeitraum von 37 Stunden. Eine rechtzeitige, professionell durchgeführte Evakuierung der betroffenen US-Gebiete konnte das Schlimmste verhindern. Andere Länder, die auf dem Zerstörungspfad des Tropensturms lagen, waren nicht so gut organisiert.

Gastautor Andreas Junck ist Director of Sales DACH bei Everbridge in München.

Bei Mega-Katastrophen dieses Kalibers helfen Critical-Event-Management-Systeme (CEM), alle Personen in einem betroffenen Gebiet zum Beispiel per SMS zu benachrichtigen, um das Katastrophenrisiko zu minimieren. Im Idealfall unterstützt ein CEM außerdem die Kommunikation der Ersthelfer oder stellt auf Grundlage von Qualifikationsprofilen lokale Rettungsteams zusammen, die den Aufgaben gewachsen sind. Wichtig ist, Notfallpläne vorab aufzusetzen und die Kontaktdaten aller Stakeholder und betroffenen Personen parat zu haben. Denn der Schlüssel für eine erfolgreiche und effiziente Krisenkommunikation liegt im multimodalen Messaging. Je mehr Kommunikationskanäle offenstehen, desto wahrscheinlicher ist es, dass die relevanten Personen unabhängig von Tageszeit oder Aufenthaltsort auch wirklich erreicht werden können. Deshalb sollten sie immer über mehrere Kanäle und Geräte kontaktiert werden können: via SMS, Push-Nachricht, E-Mail oder Sprachnachricht auf ihren privaten und beruflichen Festnetz- und Mobiltelefonen. Für Ersthelfer sollte außerdem vermerkt sein, über welche Qualifikation sie verfügen und welchen Kommunikationskanal sie in der Regel bevorzugen.

Cyberattacke legt 450 PCs lahm

Nicht nur Naturkatastrophen, auch Angriffe auf Industrieunternehmen, öffentliche Einrichtungen und Krankenhäuser stellen die für die Sicherheit Verantwortlichen auf eine harte Bewährungsprobe. Die Maßnahmen zur Krisenbekämpfung bleiben dabei die gleichen und CEM-Lösungen helfen dabei, sie schnell operativ umzusetzen. Das Klinikum Fürstenfeldbruck in Bayern etwa musste im November letzten Jahres eine Woche lang ohne Computer auskommen. Ein offenbar per E-Mail empfangener Trojaner hatte die IT-Systeme infiziert und sämtliche 450 Computer lahmgelegt. Einer der Mitarbeiter hatte leichtsinnig ein Mail-Attachement, eine raffiniert als Rechnung getarnte Schadsoftware, per Mausklick geöffnet und dadurch die Malware ins IT-System geladen. Vor solchen Social-Engineering-Attacken schützen auch Antiviren-Scanner nicht. Glück im Unglück: Patienten seien zu keinem Zeitpunkt in Gefahr gewesen, hieß es auf Seiten der Klinikleitung.

Auch bei Cyberattacken ist schnelle und effiziente Kommunikation erfolgsentscheidend, und eine CEM-Plattform verschafft signifikante Vorteile im Kampf gegen die Katastrophe. Ziel eines CEM ist es, im Gefahrenfall die richtig qualifizierten Mitarbeiter so schnell wie möglich zu benachrichtigen und von Ihnen die Bestätigung zu erhalten, dass sie einsatzfähig sind und den Notfall übernehmen können. Diese Spezialisten können geografisch verstreut oder gerade in Urlaub sein und müssen je nach Art des Vorfalls über unterschiedliche Qualifikationen verfügen. Die richtigen Personalressourcen zu finden und festzustellen, wer rufbereit ist, geht häufig immer noch mit manuellen Anrufketten und dem Nachschlagen in Excel-Tabellen einher. Hat man die Spezialisten über diesen umständlichen Weg dann gefunden, reagieren sie oft nicht. Das frisst kostbare Zeit, noch ehe man an eine Lösung des Problems denken kann. Ein effizientes CEM dagegen enthält Know-how-Profile aller Stakeholder und weiß, welche Mitarbeiter des Unternehmens das adäquate Know-how mitbringen, um aktuelle Probleme zu lösen, wo sie sich gerade aufhalten und über welche Kanäle sie am besten erreichbar sind. Es verfolgt diese Ziele anhand klar definierter automatisierter Notfall-Prozesse.

Bei Unwettern ist effiziente Kommunikation entscheidend: Alle Personen und Ersthelfer müssen informiert und die betroffenen Gebiete rechtzeitig evakuiert werden. (Quelle: unsplash)

Neben der internen darf auch die externe Kommunikation nicht vernachlässigt werden. Dazu gehört, rechtzeitig beispielsweise Partner oder Kunden zu informieren, wenn die Gefahr besteht, dass sie durch die Cyberattacke beeinträchtigt werden. Auch für sie sollten entsprechende Abläufe und Templates vorbereitet werden. So lässt sich Transparenz schaffen, Vertrauen aufbauen und verhindern, dass sich Falschinformationen verbreiten oder Gerüchte in den sozialen Medien ins Kraut schießen, die der Reputation der betroffenen Organisation schaden.

CEMs reduzieren (auch) Kosten

Critical-Event-Management-Systeme senken nicht nur das Katastrophenrisiko für Mensch und Material, sondern zahlen sich für Unternehmen, Organisationen und Behörden auch aus. Das Analystenhaus Forrester hat 2018 eine Umfrage unter 214 Unternehmen durchgeführt: Jedes hatte in den letzten 24 Monaten mindestens einen kritischen Notfall zu beklagen. Diejenigen unter den befragten Firmen, die ein CEM einsetzen, konnten mit kritischen Vorfällen besser, schneller und kostengünstiger umgehen. Bei 49 Prozent hatten sich die Kosten für die Planung und Durchführung von Notfallmaßnahmen reduziert; ohne den Einsatz eines CEM sagten das nur 29 Prozent. 50 Prozent waren in der Lage, mit einem CEM ihre Mitarbeiter leichter zu lokalisieren und mit ihnen Kontakt aufzunehmen, versus 36 Prozent ohne CEM. 39 Prozent (ohne CEM: 21 Prozent) fiel es leichter, Compliance-Vorschriften und Regularien einzuhalten. Die Zahlen sprechen für sich. Der Einsatz eines CEM liegt im Sicherheitsinteresse einer jeden Organisation.

Weitere Informationen unter:
www.everbridge.com

Smart Services: Intelligent vernetzt

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Reportage: Smart Services leben von der intelligenten Bereitstellung physischer und digitaler Dienstleistungen sowie ihrer Verknüpfung. Klug ist es, die Vorteile der Plattformökonomie zu nutzen.

Physische und digitale Dienstleistungen werden zunehmend internetbasiert verknüpft und erweitert und den Kunden als Smart Services bedarfsgerecht und flexibel zur Verfügung gestellt. Wesentliches Merkmal ist der direkte Kundennutzen durch die Individualisierung und Kontextbindung. Dabei existiert ein Smart Service nicht für sich allein: es muss Geräte, Systeme und Plattformen geben, über die er genutzt werden kann. Wie überführt man aber nun die physische Welt in eine digitale Welt und umgekehrt? Dafür hat sich unsere Redaktion mit Experten aus Forschung und Wirtschaft unterhalten. Der Schlüssel liegt im Verständnis der Entstehung, Zusammenführung und Nutzung von Daten.

Wir geben dem Thema Raum in Form einer eigenständigen Reportage, um die Leserschaft für Analytics, Simulation und digitale Ökosysteme zu sensibilisieren.

Themen und Inhalte

Smart Services
Wie werden physikalische und digitale Dienstleistungen verknüpft?

Digitale Ökosysteme
Die Cloud ist Zentrale und Geschäftsmodell zugleich

Blockchain und das IoT
Infrastruktur für smarte Services

Simulation und digitaler Zwilling
Von der Maschine bis zur Stadt helfen Simulationen beim Verstehen und Entscheiden

Smart Factory
Intelligentes Teamplay in der Fertigung mit Cobots, 3-D-Druck und Vernetzung

Smart Home
Das Smart Home ist die kleinste Einheit für Smart Services und gleichzeitig ein Testfeld

IT- und OT-Security
Umfassende Sicherheitskonzepte erarbeiten.

Green Building
Ohne smart wirds nicht grün

Subscription Economy
Chance für Wachstum

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Die digitale Zukunft ist die Society 5.0

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An einer Weiterentwicklung der Industrie 4.0 zu einem Gesell-schaftsmodell Society 5.0, das den Menschen in den Mittel-punkt stellt, wird kein Weg vorbeiführen. Nur so können künf-tige soziale und ökonomische Herausforderungen bewältigt werden.

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Recruiting-Strategie entwerfen statt Papierakten wälzen

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Dies ist ein Gastbeitrag von Matthias Kunisch, Geschäftsführer forcont business technology gmbh

Neue Technologien mit künstlicher Intelligenz (KI) sind in aller Munde – auch im HR-Bereich. Es wird etwa diskutiert, wie intelligente Tools beim Recruiting helfen können. In der Praxis sind allerdings die meisten Personalabteilungen längst nicht so weit. Ein Großteil der Zeit fließt immer noch in administrative Aufgaben, genauer gesagt: das Suchen, Finden, Bearbeiten und Ablegen von Papierdokumenten.

Wichtige Kernaufgaben, beispielsweise eine Recruiting-Strategie zu entwerfen und umzusetzen, kommen somit zu kurz. Dies hat eine Umfrage unter einigen Teilnehmern des forpeople day am 4. April in München gezeigt, bei dem sich rund 50 Personalverantwortliche zum Thema digitaler Wandel austauschten. Eine wichtige Erkenntnis: Das Potenzial, mittels Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen mehr Zeit zu gewinnen, ist im HR-Bereich noch lange nicht ausgeschöpft.

Nicht wenige Personalmanager schieben die digitale Transformation ihres Bereichs vor sich her, aus Angst vor dem vermeintlichen Mammutprojekt und aufgrund mangelnder Unterstützung im Unternehmen. „Diese Sichtweise ist zu pessimistisch“, sagt Thomas Fahrig, HR-Experte bei forcont. „Personalverantwortliche sollten die Digitalisierung vielmehr als Chance begreifen, um dokumentenbasierte Abläufe zu optimieren und somit wertvolle Zeit freizusetzen.“ Allein für das Suchen und Finden von Dokumenten verlieren Unternehmen durchschnittlich 15 Prozent ihrer zeitlichen Ressourcen.1 Bei der Automatisierung sollten Unternehmen sich als Ziel setzen, die gesamte Prozesskette des Mitarbeiterlebenszyklus‘ abzudecken – von Bewerbung und Einstellung über Onboarding und Weiterbildung bis hin zum Ausscheiden aus der Organisation. Dabei ist es sinnvoll, zunächst diejenigen Prozesse anzugehen, die am meisten Zeit verschlingen. So lässt sich schnell ein deutlicher Effekt erzielen.

Tragfähige, digitale Grundlagen schaffen

Daran arbeitet momentan auch der Debeka Krankenversicherungsverein a. G. Erste Prozesse sind bereits optimiert: „Mit der Einführung eines neuen Zeitwirtschaftssystems konnten wir im vergangenen Jahr die betroffenen Prozesse rund um die Themen An- und Abwesenheit digitalisieren und effizienter gestalten“, sagt Marius Hutzl, Mitarbeiter der Abteilung Personal (im Grundsatzbereich). „So haben wir einen nützlichen Mehrwert geschaffen, der uns auch ein Stück weit näher an unsere Mitarbeiter bringt und die Zufriedenheit in der Belegschaft fördert.“ Effiziente Workflows zu definieren und diese mit digitalen Lösungen zu automatisieren, ist Voraussetzung für alle nachfolgenden Optimierungen. „Erst wenn dieser Grundstein gelegt ist, können HR-Abteilungen sinnvoll überlegen, wie sie ihre digitale Transformation weiter gestalten, etwa mit neuartigen Technologien auf Basis von künstlicher Intelligenz“, so Thomas Fahrig.

Effizientes Informationsmanagement

Das Thema Zeitmangel beschäftigt auch Ines Zacher, Abteilungsleiterin Personalservice und Vergütung bei der GEMA: „Die größten Zeitfresser in unserer täglichen Arbeit ergeben sich momentan noch daraus, dass Mitarbeiter uns permanent viele Informationen zurufen. Diese müssen wir erst einmal zusammenfassen und verteilen – auch, weil wir an unseren verschiedenen Standorten sehr dezentral organisiert sind. Ich wünsche mir mehr Zeit, um uns um echte Mitarbeiterbelange kümmern zu können und um die Führungskräfte besser zu betreuen.“ Die GEMA ist deshalb dabei, ihre HR-Prozesse nach und nach zu optimieren. Im ersten Schritt hat die Verwertungsgesellschaft ihre Papierakten in ein digitales Personalaktensystem überführt und in diesem Zuge diverse Workflows automatisiert, wie etwa das Erstellen und Versenden von Dokumenten. Die gewonnenen Ressourcen will die GEMA vor allem in das Recruiting investieren.

HR-Manager wird zum Vertriebler

„Die meisten HR-Abteilungen stehen unter hohem Zugzwang“, sagt Thomas Fahrig. „Eine der großen Herausforderungen ist das Recruiting. Geeignete Fachkräfte zu gewinnen und zu halten, ist für Unternehmen heute viel aufwendiger als noch vor einigen Jahren. Damit verändert sich auch das Berufsbild des HR-Verantwortlichen, der ein Stück weit zum Vertriebler wird. Um sich in dieser neuen Rolle zurechtzufinden, brauchen Personalmanager den nötigen Freiraum.“ Ines Zacher bestätigt: „Die richtigen Mitarbeiter zu finden und für unser Unternehmen zu begeistern, uns die Zeit nehmen zu können, um die passenden Kandidaten auszuwählen – das wird ein hartes Brett, das wir noch zu bohren haben.“

Datenschutz gewährleisten

Im Kontext der Digitalisierung und der neuen EU-DSGVO ist Datenschutz ein weiteres Thema, das Personalverantwortliche besonders umtreibt. Dr. Nina Springer, Fachanwältin für Arbeitsrecht und Partnerin bei der Wirtschaftskanzlei Eversheds Sutherland, erklärt: „Unternehmen sollten zunächst eine Bestandsaufnahme machen und – den Grundsatz der Datensparsamkeit beachtend – ihre Personalakten kritisch daraufhin überprüfen, welche Dokumente vernichtet werden müssen oder gar nicht erst in eine Personalakte hätten Eingang finden dürfen.“ Letzteres betrifft beispielsweise Gehalts- oder Prämienlisten, die die Namen von mehreren Mitarbeitern beinhalten. Wenn Unternehmen ihre Personalakten digitalisieren wollen, gilt es zu definieren, welche Dokumente aktuell und zukünftig in der Personalakte vorhanden sein müssen und dürfen. Zudem ist sicherzustellen, dass das Handling von Personaldokumenten persönlichkeitsrechts- und datenschutzkonform erfolgt.

Die Frage, ob das Papier aus der HR-Abteilung gänzlich verschwinden kann – wie es bei einer vollständigen Digitalisierung des Unternehmens der Fall wäre –, ist aus juristischer Sicht eine zweischneidige Angelegenheit. „Die deutsche Gesetzgebung gibt bei bestimmten Verträgen vor, dass diese schriftformwahrend abzuschließen sind“, so Dr. Springer. „Das wäre nicht mehr gewährleistet, wenn diese Art von Verträgen, insbesondere befristete Arbeitsverträge, nur noch digital vorlägen. Hier müssen Unternehmen die Vorteile einer vollständigen Digitalisierung und das Risiko, in Einzelfällen rechtliche Konsequenzen tragen zu müssen, gegeneinander abwägen.“

Weitere Informationen unter:
http://www.forcont.de

1 Personalwirtschaft, Ausgabe 12/2013, Special „Digitale Personalakte“, S. 30 ff.

Über den Autor:

Der studierte Diplom-Mathematiker Matthias Kunisch ist Geschäftsführer der forcont business technology gmbh, ein auf Enterprise Content Management (ECM) spezialisiertes Softwarehaus, und seit 1976 in der IT-Branche tätig. Matthias Kunisch ist für die strategische Ausrichtung des Unternehmens und die Produktentwicklung verantwortlich. Unter seiner Leitung entwickelte forcont frühzeitig Cloud-Angebote für ausgewählte dokumentenzentrierte Anwendungen, die sich heute erfolgreich am Markt bewähren. Von 2012 bis 2018 war er zudem Vorstandsmitglied des Kompetenznetzwerkes Cloud Ecosystem e.V. forcont bietet standardisierte Produkte für digitales Personalmanagement, Vertragsmanagement und mobiles Dokumentenmanagement sowie individuelle digitale Aktenlösungen zur Optimierung dokumentenzentrierter Geschäftsprozesse. Zudem leistet das Softwarehaus den kompletten Service im ECM-Umfeld von SAP.

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