KI im Personalmanagement
Künstliche Intelligenz (KI): Im Auftrag des Personalmanagements unterwegs
Das Potenzial von Künstlicher Intelligenz (KI) wird derzeit viel diskutiert. Aber wie verhält es sich mit dem Einsatz von KI im Personalbereich? Dazu hört man noch recht wenig, auch wenn KI-basierte Prozesse vor allem hier einen immensen Wert haben können. Managementebene und Mitarbeiter profitieren gleichermaßen von einem nie da gewesenen Durchblick und völlig neuen Gestaltungsmöglichkeiten Ihrer Arbeit – wenn es nur mit der Akzeptanz stimmen würde. Gerade da scheint es in Deutschland Aufholbedarf zu geben.
Grundsätzliche Aufgabe im Human Resource Management (HRM) ist es, Führungskräften die Informationen an die Hand zu geben, anhand derer die unterschiedlichen Aspekte von Mitarbeiterproduktivität und -motivation folgerichtig bewertet werden können. Darauf aufbauend lassen sich Lösungen erarbeiten, die Defizite in der Produktivität minimieren und Prozesse einfacher und intuitiver gestalten.
Mit eingebetteter KI und Machine-Learning-Algorithmen verfügen die modernsten HRM-Lösungen, wie etwa Workforce Dimensions des weltweiten Workforce-Management-Marktführers Kronos, heute über eine analytische Funktionalität, die ganz präzise Daten und Prognosen ermöglicht.
Bislang zeitraubende, administrative Aufgaben der Mitarbeiter, wie die Erstellung von Urlaubsanträgen oder die Beantragung von Schichtwechsel, können deutlich beschleunigt werden. Potenzielle Compliance-Risiken oder auch Burn-out-Anzeichen aufgrund zu langer Arbeitszeiten oder zu geringer Pausen werden proaktiv erkannt und der Manager wird alarmiert, bevor sie zum Problem werden.
Viele der regelmäßig anliegenden Entscheidungen, die die Manager bislang viel Zeit gekostet haben, wie die Bestätigung von Zeitkarten oder die Genehmigungen von Urlaubstagen, lassen sich aufgrund der jetzt belastbaren und tiefen Informationsbasis automatisieren. Das System wird somit zum digitalen Berater und der Manager hat signifikant mehr Zeit für strategischere Tätigkeiten sowie für die direkte Unterstützung seiner Mitarbeiter.
Eine einfache Gleichung, wenn man beispielsweise einen Kronos-Kunden berichten hört, dass seine Manager weltweit mehr als 20.000 Urlaubs- und Freizeitanträge jede Woche genehmigen müssen. Deutlich genauere Bedarfsprognosen erhöhen außerdem die Qualität der Einsatzpläne, beispielsweise im Handel, und helfen, Betriebskosten zu senken und letztlich auch die Kundenzufriedenheit zu steigern.
Basis von innovativen Workforce-Management-Lösungen mit KI-basierten Prozessen sind modernste Cloud-Architekturen, die aktuelle Informationen in immer kürzerer Zeit bereitstellen. Große Datenbestände können unternehmensweit über internationale Niederlassungen und Zweigstellen hinweg und annähernd in Echtzeit erfasst, konsolidiert und analysiert werden.
Die gewonnenen Ergebnisse stehen dann über die diversen Kommunikationsnetze für alle relevanten Endgeräte und Standorte direkt zur Verfügung. Relevante Informationen werden zeitgemäß über offene Programmschnittstellen (APIs) auch für andere betriebswirtschaftliche Applikationen zur Verfügung gestellt, so dass sich aussagekräftige Daten nahtlos zwischen Anwendungen verschieben lassen.
Akzeptanz schaffen
Die Nutzung von KI schafft nicht nur die Basis für ein produktiveres und gesünderes Arbeitsumfeld, von dem Unternehmen und Belegschaft gleichermaßen profitieren, sie führen auch zu Veränderungen in Arbeitsabläufen und Verantwortlichkeiten – die Akzeptanz aller Beteiligten immer vorausgesetzt.
Just an dieser Akzeptanz gilt es nämlich noch zu arbeiten. Während Systeme mit integrierter KI an sich bereits in anderen Bereichen auf breiter Basis goutiert werden – man denke nur an die intelligente Routenplanung, an Online-Übersetzungen oder smarte Hausgeräte – herrscht in Deutschland beim Einsatz von KI im Arbeitsumfeld eher Skepsis.
So hat das Workforce Institute at Kronos für seine aktuelle internationale Studie „Engaging Opportunity – Working Smarter with AI“ rund 3.000 Arbeitnehmer unterschiedlicher Branchen gefragt, wie sie den Einsatz KI-basierter Lösungen in ihrem Arbeitsumfeld beurteilen.
Lediglich 42 Prozent der deutschen Studienteilnehmer beurteilen hierzulande KI-basierte Analysen als Entscheidungshilfen für Manager positiv. 31 Prozent der Befragten sorgen sich, in ihrem Job aufgrund von KI-Anwendungen durch einen Roboter oder ein Computer-Programm ersetzt zu werden.
Eine ständige Überwachung der Arbeitsschritte durch das Management befürchten weltweit zwar lediglich 29 Prozent, wenn man jedoch Deutschland alleine betrachtet, scheint war dies mit 37 Prozent die Hauptsorge. Dass KI zeitaufwändige Arbeiten vereinfache, glauben in Deutschland zwar immerhin 59 Prozent, dagegen erwarten aber auch 23 Prozent, dass durch das Monitoring der automatisierten Prozesse Mehrarbeit anfallen wird.
Die Skepsis liegt wohl vor allem darin begründet, dass ein potenzieller KI-Einsatz im Arbeitsalltag häufig zu intransparent kommuniziert wird. Zwei Drittel der befragten deutschen Mitarbeiter würden sich wohler fühlen, wenn sie von vornherein erfahren würden, inwiefern KI ihren Arbeitsplatz beeinflussen wird.
Insgesamt zeigt die Studie auf, dass die deutschen Mitarbeiter im Vergleich zu den Kollegen in anderen Industrienationen dem Einsatz von KI am Arbeitsplatz am wenigsten positiv gegenüberstehen. Es ist also dringend Erklärungsmanagement gefragt, durch ausreichend Aufklärung und Weiterbildung.
KI fördert Miteinander
Gerade die Tatsache, dass Innovationen wie die der KI-gestützten automatisierten Entscheidungsfindung das menschliche Miteinander im Grunde eher fördern, weil Vorgesetzte wieder mehr Zeit für ihre Teams haben, wird häufig noch nicht gesehen. Diese Kompetenz der menschlichen Interaktion ist über die vergangenen Jahre allerdings auf der Strecke geblieben, so dass Manager sich derzeit eher unwohl in dieser Situation fühlen.
Da das Management aber die treibende Kraft für die Employee Experience und der damit einhergehenden Produktivitätsoptimierung ist, müssen sich Unternehmen auf Programme konzentrieren, die Entscheider dabei unterstützen, den Einsatz von KI zu verstehen und positiv kommunizieren zu können.
Ist die Akzeptanz dann unter den Mitarbeitern erstmal erreicht, kann das Potenzial von KI voll ausgeschöpft und KI vom bloßen Trend zum entscheidenden Workforce-Management-Tool werden.
Unsere Autorin
Claire Richardson
Claire Richardson ist europäische Direktorin des Workforce Institute und Senior Director der EMEA Professional Services Practice bei Kronos. Dort arbeitet sie mit Kunden zusammen, um Workforce-Optimierungsprogramme zu definieren und zu liefern, die sich auf Mitarbeiterengagement konzentrieren, um die Geschäftsleistung zu verbessern.
Weiterführende Informationen zum Unternehmen:
www.kronosglobal.de
Aufmacherbild / Quelle / Lizenz
Pixabay / CC0 Creative Commons
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