Eine kleine Geschichte der Standardsoftware Teil IV

Vierter Teil: Business Spend Management

 

Die IT-Branche liebt Akronyme. Nirgendwo sonst sind – insbesondere dreistellige – Abkürzungen so verbreitet wie in der Technologie: ERP, CRM, HCM, etc. Abkürzungen bleiben besser im Gedächtnis und erleichtern die Kommunikation im Arbeitsalltag. Für die Software selbst, ist die Geläufigkeit des Akronyms ein Erfolgsmesser. Diese Beitragsserie beschäftigt sich mit einigen der bekanntesten Standardanwendungen und diskutiert die Evolution einer neuen Kategorie, dem Business Spend Management, kurz BMS.

Business Spend Management

Es gibt seit langem ERP-Module für P2P (Procure-to-Pay) und S2P (Source-to-Pay). Mit der E-Commerce-Innovation für B2B (Business-to-Business) Ende der 90er-Jahre kamen Unternehmen wie CommerceOne, VerticalNet und Ariba an den Markt. SAP nannte diesen Bereich SRM (Supplier Relationship Management), meinte damit aber nur eine Teilmenge des gesamten Business Spend Managements. Nach dem Abschwung von 2001 war Ariba der einzige Überlebende, der versuchte, seinen Raum als ORMS (Operational Resource Management System) zu definieren. 2012 wurde die Firma dann für 4,3 Milliarden US-Dollar an SAP verkauft.

SAP erkannte damals die Wichtigkeit einzelner BSM-Bereiche – auch mit der Übernahme des Ausgabenmanagement-Experten Concur in 2014. Um jedoch wirklich alle Bereiche zu bedienen, in denen Unternehmen Geld ausgeben, muss BSM noch mehr Gebiete umfassen: Beschaffung, Rechnungsstellung und Spesenmanagement, aber auch Ausgabenanalyse, Lieferantenmanagement, Vertragsmanagement und alle anderen Nebenprozesse, in denen Geld ausgegeben wird.

Diese Lösungen müssen Daten unternehmensübergreifend aggregieren, normalisieren und bereinigen können. Ziel ist, dem Kunden dabei zu helfen, die Art und Weise, wie ein Unternehmen Geld ausgibt, intelligenter zu gestalten. Es spielt keine Rolle, ob das Geld durch einen offiziellen Beschaffungsprozess ausgeben oder als Spesenabrechnung eingereicht wird. Denn BSM umfasst alle drei Kategorien: Beschaffung, Spesen und fakturierte Ausgaben.

Das klingt einfach, Unternehmen wissen aber oftmals nicht, wofür sie Geld ausgeben. Mit Ausgaben in drei Kategorien, denen Daten teilweise sogar falsch zugeordnet werden, wird es schwierig, die Daten zu normalisieren und aggregieren. „Diverses“ wird in vielen Organisationen zur eigenen großen Ausgabenkategorie. Noch bevor die Ausgaben optimiert werden können, müssen sie deshalb richtig verwaltet werden.

Datenbasiertes Ausgabenmanagement

Und hier kommt die Cloud ins Spiel: Der große Vorteil der Cloud ist, dass alle Daten zentral abliegen. Mithilfe von maschinellem Lernen lassen sich anonymisierte Daten wiederum schneller normalisieren. Mit der Masse an Daten, die sich ansammeln, lassen sich präskriptive Erkenntnisse erschließen. So können Lösungen für Business Spend Management beispielsweise Empfehlungen abgeben.

Ein Beispiel: „Sie sind dabei, einen Vertrag mit Lieferant A abzuschließen. Andere Nutzer hatte Schwierigkeiten mit der Leistung des Lieferanten. Vielleicht sollten Sie Lieferant B in Betracht ziehen.“ Oder: „Sie geben 30 Prozent mehr für diese Ware aus als andere Unternehmen in Ihrer Branche. Sie sollten den Vertrag neu verhandeln.“ Je mehr Daten gesammelt werden, umso besser werden die Empfehlungen der BSM-Lösung. In der Vergangenheit wäre diese Softwarefunktion nicht möglich gewesen, da die Informationen dazu in unterschiedlichen Systeme lagen.

Automatisierung & KI

Es ist eine spannende Zeit in der Geschichte der Technologie: Wir haben nicht nur riesige spezialisierte Datensätze, sondern auch die Rechenleistung und die Datenarchitektur, um diese effizient zu nutzen; sowie maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz, um Muster zu erkennen und vorausschauende Erkenntnisse zu liefern, die Unternehmen zur Entwicklung neuer Geschäftsmodelle nutzen können.

BSM bedeutet die Automatisierung der Beschaffung, die Verwaltung der Mitarbeiterausgaben, ein effizientes Rechnungsmanagement, Contract Lifecycle Management, Supplier Information Management, Inventory, Advanced Sourcing, Budgeting, Analytics. Wenn all diese Bereiche nahtlos zusammenspielen, ist ein echter Mehrwert und eine echte Optimierung des Ausgabenmanagements möglich.

 

Teil I: „Eine kleine Geschichte der Standardsoftware“

Teil II: „Eine kleine Geschichte der Standardsoftware“

Teil III: „Eine kleine Geschichte der Standardsoftware“

 

 

Weiterführende Informationen finden Sie unter:
Coupa

Unser Autor:

Robert Bernshteyn ist CEO von Coupa Software. Coupa wurde speziell für die Cloud entwickelt und ist die einzige Plattform für Business Spend Management, die Unternehmensabläufe genauso zusammenführt, wie die Mitarbeiter das Geld ausgeben. Unter dem Motto „Value as a Service“ unterstützt Coupa seine Kunden dabei, das Ausgaben-Management zu optimieren, signifikante Kosteneinsparungen zu erzielen und auf diese Weise die Profitabilität des Unternehmens zu verbessern. Coupas Cloud-basierte Spend-Management-Plattform verbindet hunderte von Organisationen mit Millionen von Lieferanten weltweit. Mit der Lösung von Coupa gewinnen die Unternehmen eine bessere Übersicht und Kontrolle über die Ausgaben des Unternehmens und deren Struktur.

 

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