Dokumenten-Scanner spielen eine Schlüsselrolle

Im Rahmen einer Befragung des Bitkom gaben kürzlich fast die Hälfte der Unternehmen an, sich bei der Digitalisierung ihrer Geschäfts- und Verwaltungsprozesse als Nachzügler zu sehen. Damit rückt auch die Einführung von KI zur automatisierten Verarbeitung von Dokumenten in weite Ferne. Die betroffenen Unternehmen drohen aufgrund ineffizienter Arbeitsweisen den Anschluss an den digitalen Wandel zu verlieren.

Unternehmen erhalten noch immer zahlreiche Anfragen, Bestellungen oder Verträge auf Papier. So sind auch heute noch viele Büros von Aktenschränken geprägt, in denen sich Ordner meterlang aneinanderreihen. Die Konsequenz: Vorgänge werden manuell bearbeitet und Mitarbeitende müssen mühsam die benötigten Dokumente zusammensuchen. Das drückt die Effizienz, bremst die Kundenkommunikation und frustriert die Belegschaft. Dabei können Unternehmen diese aufwändigen analogen Abläufe mit modernen Scannern sehr leicht in effiziente, sichere und fehlerfreie digitale Prozesse überführen.

Hybrides Arbeiten ermöglichen

Die Digitalisierung von Dokumenten legt zugleich das Fundament für hybrides Arbeiten – Stichwort: Homeoffice. Unternehmen können so auf einem ausgedünnten Arbeitsmarkt ihre Arbeitgeberattraktivität steigern. Gerade für die Generation Z ist die Option „Homeoffice“ ein wichtiges Kriterium bei der Jobwahl. „Das Problem ist, dass Mitarbeitende von zu Hause aus nicht auf jene Dokumente zugreifen können, die im Unternehmen in Aktenordnern aufbewahrt werden. Dies gelingt medienbruchfrei und datenschutzkonform nur durch die Digitalisierung von Dokumenten“, betont Christoph Lubinus, Vertriebsleiter Scan bei der Epson Deutschland GmbH.

 

Dokumenten-Scanner sind Multifunktionsgeräten überlegen

Die digitale Transformation lässt sich entweder mit Multifunktionsgeräten oder mit spezialisierten Dokumenten-Scannern bewerkstelligen. Die Scaneinheiten von Multifunktionsgeräten sind im Regelfall nur für die Digitalisierung von DIN-A4- oder DIN-A3-Dokumenten mit einem Gewicht von etwa 80 g/m² sowie für ein geringes Volumen ausgelegt. Für Unternehmen, die nur gelegentlich herkömmliche Dokumente scannen müssen, können diese Geräte ausreichend sein. Sollen jedoch größere Mengen oder auch Medien in unterschiedlichen Formaten und Stärken – wie Plastikkarten, Visitenkarten oder Kassenbons – verarbeitet werden, ist dies nur mit Dokumenten-Scannern möglich.

Bei der Geräteauswahl sollten Unternehmen auf einen automatischen Dokumenteneinzug mit mindestens 100 Blatt, Doppeleinzugserkennung sowie auf eine zuverlässige Schräglagenkorrektur achten. Wichtig ist auch eine hohe Bildqualität, die durch automatische Textoptimierung, Kantenkorrektur und effektive Schattenentfernung gewährleistet wird. Empfehlenswert sind zudem Netzwerkfähigkeit und verschiedene Authentifizierungsoptionen wie PIN- und Passworteingabe oder Kartenleser. Mit Blick auf Nachhaltigkeit gewinnen außerdem ein geringer Stromverbrauch des Scanners im Betrieb und Ruhemodus sowie die Verwendung recycelter Kunststoffe an Bedeutung.

Nahtlose Systemanbindung als Entscheidungskriterium

Neben diesen Hardware-Aspekten sollten Unternehmen sicherstellen, dass sich die Geräte über eine Plattform nahtlos in die IT-Landschaft integrieren lassen. Nur so gelingt eine ganzheitliche Transformation bestehender Workflows. Schließlich sind Scanner immer Teil einer Gesamtlösung zur Prozessoptimierung. In der Praxis kann die Umsetzung jedoch komplex sein: Unterschiedliche Dateiformate und hohe Anforderungen an eine sichere, strukturierte Weiterverarbeitung der Dokumente stellen viele Unternehmen vor Herausforderungen.

Abhilfe schaffen hier Integrationsplattformen, die als Bindeglied zwischen der Scanner-Hardware und beispielsweise einem Dokumenten-Management-System (DMS) fungieren. Sie bereiten die digitalisierten Dokumente automatisiert auf, reichern sie mit Metadaten an und überführen sie nahtlos in digitale Prozesse. Epson hat deshalb seine neuen Dokumenten-Scanner mit Open Platform ausgestattet – einer Technologie, mit der sich die Geräte direkt aus einer Anwendung heraus an individuelle Arbeitsprozesse anpassen lassen. „Anwender können so innerhalb bekannter Arbeitsabläufe auch komplexe Prozesse mit nur einem Knopfdruck starten“, erklärt Christoph Lubinus. „Dies ermöglicht effizienteres, fehlerminimiertes Archivieren. Zudem lassen sich bei Bedarf neue Funktionen einbinden. So sind Unternehmen und Behörden für künftige Anforderungen flexibel aufgestellt – unabhängig davon, wie sich ihre Digitalisierungslandschaft weiterentwickelt.“

Besonders praktisch ist auch das individuell konfigurierbare Scanner-Display. Christoph Lubinus erläutert: „Nach der Authentifizierung am Scanner, etwa mit einer Chipkarte, erhalten Anwender ihre personalisierte Oberfläche mit allen für sie relevanten Funktionen. Dadurch werden manuelle Arbeitsschritte reduziert, höchste Datensicherheit gewährleistet und potenzielle Fehlerquellen eliminiert.“

 

Das Potenzial von KI vollständig ausschöpfen

Mit digitalisierten Dokumenten erschließen sich Unternehmen aber auch das volle Potenzial der Künstlichen Intelligenz, da KI-Systeme mit den enthaltenen Daten zuverlässig trainiert werden können. So lassen sich Routineaufgaben automatisieren und die Produktivität der Mitarbeiter steigern.

„Eine effiziente, ganzheitliche digitale Transformation kann nur gelingen, wenn die Scanner nahtlos über eine Integrationsplattform mit der IT-Landschaft verbunden sind“, fasst Christoph Lubinus abschließend zusammen. „Gleichzeitig legen Unternehmen damit das Fundament, um sich im Sinne höherer Wettbewerbsfähigkeit effizienter aufzustellen und das Potenzial von KI-Technologien umfänglich zu nutzen. Scanner sind somit weit mehr als reine Erfassungsgeräte: nämlich der Schlüssel zu digitaler Exzellenz.“

 

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