Digitale Zeiterfassung ist nur der Anfang

Die Redaktion im Gespräch mit Frederik Neuhaus, Co-Founder & CEO von clockin und Heinz Vorwerk, über Digitalisierung, Automatisierung und Deskless Workforce Management.

 

Herr Neuhaus, Sie sagen, Ihre Lösung ist „ein Büro für die Hosentasche“, was meinen Sie damit?
Weltweit sind 80 % der Arbeitskräfte sogenannte Deskless Worker. Sie sitzen also nicht am Schreibtisch, sondern arbeiten z. B. draußen im Feld oder in der Pflege. Genau dort fehlt es meist an digitalen Verbindungen zum Unternehmen. clockin schließt diese Lücke. Ausgehend von der mobilen Zeiterfassung – einem gesetzlich vorgeschriebenen, aber auch zentralen Prozess in jedem Betrieb. Über diesen Einstiegspunkt entsteht mit clockin die Brücke zwischen Büro und mobilen Teams. Während die Mitarbeitenden mit der clockin App ausgestattet sind, behält das Büro die Übersicht im clockin-Bürocenter. Von der Zeiterfassung geht es weiter: Wer clockin nutzt, sieht morgens auf einen Blick in der App seine Einsätze. Mit einem Klick startet die Navigation zum Einsatzort. Vor Ort helfen Checklisten bei der Auftragserfüllung, Fotos und Notizen dokumentieren den Fortschritt, Unterschriften lassen sich direkt in der App einholen. Alles digital und ohne Zettelwirtschaft.
So wird clockin zur digitalen Schaltzentrale für den Arbeitsalltag – eben ein Büro für die Hosentasche.

 

 

Welche Rolle spielt Zeiterfassung bei der Vereinfachung von Abläufen und inwieweit kann eine Lösung wie clockin zu effizienten mobilen Teams beitragen?
Zeiterfassung ist Pflicht. In der Praxis werden dafür häufig Zettel und Stift oder Excel eingesetzt. Das Problem dabei ist nicht nur die hohe Fehleranfälligkeit, sondern vor allem: Der Prozess kostet Geld. Durch Befragung unserer Kunden haben wir herausgefunden: Ein durchschnittlicher Betrieb mit zehn Mitarbeitern spart durch den Umstieg auf clockin bis zu 35 Stunden und damit rund 1.000 € im Monat. Zeiterfassung ist ein unterschätzter Zeit- und Kostenfaktor. Dabei ist sie besonders leicht zu digitalisieren. Mitarbeitende nehmen einfach das Smartphone in die Hand und legen los. Kommen, Gehen, Pause – das versteht bei clockin jeder intuitiv.

 

 

Herr Vorwerk, was hat sich im Unternehmen geändert, durch den Einsatz der neuen Lösung?
Durch den Einsatz von clockin hat sich bei uns im Unternehmen einiges getan. Wir nutzen clockin umfassend für verschiedene Prozesse und Möglichkeiten, die diese Plattform bietet. Ein wesentlicher Punkt ist die Dokumentation in der Projektakte, die uns hilft, alle relevanten Informationen übersichtlich zu verwalten. Der Zugriff über den Link ermöglicht es unseren Kunden, unsere Dokumentationen und Abläufe in Echtzeit zu verfolgen. Besonders hervorzuheben ist der Mitarbeiterbereich, in dem Urlaubsanträge und Krankmeldungen einfach und effizient bearbeitet werden können. Darüber hinaus ermöglicht uns clockin die problemlose Übertragung von Buchungen inklusive der Lohnarten an die Datev, was die Lohnabrechnung erheblich erleichtert. Im Mitarbeiterbereich findet auch die Übertragung der Lohnabrechnungen statt und sämtliche Dokumente werden hinterlegt. Fazit: Sämtliche Prozesse wurden vereinfacht und es war so möglich, Abläufe zu automatisieren. Büromitarbeitende haben mehr Zeit für andere Aufgaben.

Herr Neuhaus, wie lange dauert der Einstieg mit clockin – und wie viel Technikverständnis braucht man?
clockin soll die einfachste App der Welt sein. Wir glauben, Digitalisierung funktioniert nur dann, wenn Menschen sie unabhängig von technischer Vorerfahrung nutzen können. Deshalb gehen wir einen anderen Weg als klassische Softwareanbieter und verzichten auf langwierige Beratungstermine und komplexe Implementierungen. Mit clockin kann jeder sofort loslegen. In nur 15 Minuten ist clockin startklar. Gerade kleine Unternehmen profitieren von dieser radikalen Einfachheit. Denn genau dort wurde Digitalisierung lange verschlafen – oft, weil sie zu kompliziert, zu teuer oder schlicht nicht alltagstauglich war. Mit clockin schaffen wir eine Lösung, die jeder bedienen und sich leisten kann.

 

clockin bietet bereits heute eine Vielzahl an Schnittstellen, und es kommen laufend neue hinzu. Besonders beliebt ist die DATEV-Schnittstelle, mit der sich die Zeitwirtschaftsdaten aus clockin sauber und automatisiert an die Lohnbuchhaltung übergeben lassen.

 

Herr Vorwerk, wie ist die neue App bei Ihren Mitarbeitenden angekommen?
Unsere Mitarbeitenden nutzen die App sehr ausgiebig und haben keinerlei Probleme damit. Es ist wichtig, kontinuierlich am Ball zu bleiben, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert.

Herr Neuhaus, wo wollen Sie mit Ihrer Lösung hin? Welche Rolle spielt dabei der Einsatz von KI?
Unsere Mission ist klar: Wir wollen den Arbeitsalltag von Menschen spürbar vereinfachen. KI wird dabei eine wichtige Rolle spielen. Wir setzen KI gezielt dort ein, wo sie einen echten Mehrwert bietet. In clockin kann KI zum Beispiel handschriftliche Notizen in digitalen Text umwandeln. Was wir nie machen werden: KI nur der KI wegen einbauen. Am Ende zählt, dass der Arbeitsalltag reibungsloser, smarter und entspannter läuft. Unsere Aufgabe ist es, die Brücke zu bauen – zwischen innovativer Technologie und den Menschen, die damit arbeiten. Und genau das wird clockin auch in Zukunft tun. Denn wir glauben an eine Arbeitswelt, in der Menschen ihre Zeit in das investieren können, was wirklich zählt – weil Bürokratie sie nicht bremst, sondern Technologie ihnen Freiheit gibt.

Herr Neuhaus, welche gesetzlichen Vorgaben müssen Unternehmen im Kontext der Arbeitszeiterfassung aktuell beachten?
Dazu muss ich eingangs sagen, dass ich kein Anwalt bin und natürlich keine Rechtsberatung geben darf. Grundsätzlich ist die Erfassung von Arbeitszeiten aber Pflicht. 2019 verpflichtete der EuGH alle Mitgliedstaaten, ein Gesetz zur Zeiterfassung zu verabschieden. Dieses müsse eine objektive, verlässliche und zugängliche Erfassung der Arbeitszeit gewährleisten. Das Urteil zielt darauf ab, die Einhaltung von Arbeitszeitvorschriften sicherzustellen. 2022 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) dieses Urteil bestätigt und klargestellt, dass, auch wenn in Deutschland noch kein Gesetz verabschiedet wurde, Arbeitgeber bereits jetzt verpflichtet sind, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Diese Pflicht ergibt sich aus dem Arbeitsschutzgesetz. Denn die Sorgfaltspflicht des Arbeitgebers, sicherzustellen, dass Ruhe-, Pausen- und Höchstarbeitszeiten eingehalten werden, steht hier festgeschrieben. Die neue Bundesregierung plant, die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung gesetzlich zu verankern.

Wieviel Zeit, Geld und (Nerven) können durch Ihre Lösung eingespart werden?
Das Einsparpotenzial hängt natürlich stark von der Ausgangslage ab: Ein Betrieb, der mit Zettel und Stift arbeitet, spart kann alleine bei der vorbereitenden Lohnbuchhaltung bis zu 80% der Zeit sparen. Das sind Erfolgswerte, die uns uns unsere Kunden regelmäßig melden. Zusätzlich kann mit den weiteren Funktionen von clockin nach deutlich mehr Zeit gespart werden. Denken Sie nur an vielen Stunden in der Urlaubs- und Einsatzplanung, sowie der Projekt- und Auftragsdokumentation z.B. auf der Baustelle oder beim Patienten. All das kann mit clockin digital und einfach erfasst werden, ganz ohne zusätzlichen Abstimmungs- und Kommunikationsaufwand. Das Einsparpotenzial liegt also bei vielen 100 oder gar 1.000 Stunden pro Jahr, je nach Unternehmensgröße. Etwas konkreter: Unsere Kunden berichten, dass sie allein durch die digitale Zeiterfassung ca. 30 Minuten pro Woche und Mitarbeiter einsparen. Mit Abwesenheiten sind es rund 45 Minuten. Wer darüber hinaus Projektzeiten manuell erfasst, Kundendaten in Ordnern ablegt und ständig hinterhertelefoniert, profitiert besonders. Denn clockin schafft Übersicht, reduziert Chaos und spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven – gerade bei der Projektkoordination vom Schreibtisch aus. Wer sein individuelles Einsparpotential herausfinden will, der findet auf unserer Webseite einen Ersparnisrechner, den wir auf Grundlage von Kundenberichten aufgebaut haben.

Welche Schnittstellen zu Buchhaltungsprogrammen bringt clockin mit?
clockin bietet bereits heute eine Vielzahl an Schnittstellen, und es kommen laufend neue hinzu. Besonders beliebt ist die DATEV-Schnittstelle, mit der sich die Zeitwirtschaftsdaten aus clockin sauber und automatisiert an die Lohnbuchhaltung übergeben lassen. Auch zu Lexware, Microsoft, SAP, Sage, sevDesk und vielen weiteren Anbietern bestehen Anbindungen. So lässt sich aus erfassten Projektzeiten mit wenigen Klicks eine Rechnung erstellen. Über unsere offene öffentlich zugängliche Schnittstelle (der so genannten REST-API) können sich Unternehmen darüber hinaus flexibel an weitere Systeme anbinden. Unser Ziel ist es, dass die Daten aus clockin reibungslos in deine bestehenden Abläufe integriert werden und wir den Unternehmen möglichst viel manuellen Aufwand abnehmen.

Mit welchen Argumenten begegnen Sie Meinungen, die sich gegen die Zeiterfassung aussprechen?
Zeiterfassung ist absolut sinnvoll, das muss man aus zwei Perspektiven betrachten. Erstens brauchen wir eine Balance und Transparenz zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Langfristig wird es nur funktionieren, wenn wir auf Augenhöhe zusammenarbeiten. Zweitens geht es um Wirtschaftlichkeit. Wer unternehmerisch denkt, muss wissen, wie viel Zeit ein Auftrag kostet. Nur so lassen sich Prozesse verbessern und Preise realistisch kalkulieren. Zeiterfassung ist also kein Hindernis, sondern die Basis für gerechtes Arbeiten und wirtschaftlichen Erfolg.

Wie aufwändig ist die Zeiterfassung pro Tag für die Arbeitskollegen?
Zeiterfassung darf dem Mitarbeiter keine Zeit kosten. Mit einem Klick muss alles erledigt sein. Schließlich soll er seine Zeit in seine eigentliche Arbeit investieren können. Wie hoch der Aufwand tatsächlich ist, kommt natürlich ganz darauf an, wie man die Zeiterfassung umsetzt. Wenn das noch mit Zetteln oder in irgendwelchen Excel-Tabellen passiert, dann ist der Aufwand schon ziemlich hoch – und vor allem nervig. Wir haben da echt schon wilde Sachen gesehen. Mit clockin ist das eine ganz andere Nummer: Da geht das mit einem Klick – morgens einstempeln, mittags Pause, abends ausstempeln. Fertig. Das dauert keine 10 Sekunden am Tag. Und das Beste: Es funktioniert auch offline, zum Beispiel im Keller oder im Funkloch. Auch Anschlussprozesse wie das Korrigieren von Zeiten funktioniert mit wenigen Klicks.

Welche Strategie und Philosophie verfolgen Sie mit clockin?
Wir wollen die Arbeitsrealität vieler Menschen positiv verändern. Wir glauben an eine Welt, in der die Digitalisierung nicht überfordert, sondern entlastet. Eine Welt, in der Technologie Teams miteinander verbindet und Freiräume für das wesentliche schafft. Im Digitalisierungshype der letzten 20 Jahre wurden KMU und die Deskless Workforce vergessen. Das ändern wir mit clockin: Wir bieten ein Werkzeug, dass jeder bedienen kann. Besonders am Herzen liegen uns mobile Teams, also all jene, die heute noch mit Zetteln, Ordnern und manuellen Prozessen arbeiten. Clockin sorgt für klare Informationen, einfache Abläufe und mehr Übersicht. Damit sich jeder auf das konzentrieren kann, was wirklich zählt, und die echte Arbeit im Fokus steht. Wir entwickeln nicht nur für die Praxis, sondern mit der Praxis. Das ist unser oberstes Gebot. Nicht clockin steht im Mittelpunkt, sondern die Menschen, die es täglich im Einsatz haben.

Inwieweit können Sie das Potential des europäischen Marktes für „Deskless Workforce“-Lösungen mit Clockin erschließen?
Das Problem existiert überall in Europa. Kleine Unternehmen haben dieselben Herausforderungen in allen Ländern. Das haben wir bereits in vielen Markt-Analysen, Reisen und Gesprächen herausgefunden. clockin ist bereits heute in 18 Sprachen verfügbar. Wir haben Kunden in Deutschland, Österreich, der Schweiz, Luxemburg, Belgien und Italien. Insofern wissen wir, dass wir mit clockin auch in anderen Ländern in Europa gerade kleinen Unternehmen helfen können sich endlich von Zettelwirtschaft und bürokratischen Prozessen zu befreien. Unser Ziel für die nächsten Jahre ist klar auf weiteres Wachstum in Europa ausgelegt. Die vielen positiven Rückmeldungen, die wir bereits bekommen, ermutigen uns diesen Weg entschlossen weiterzugehen.

Welche neuen Features sind gerade für die App in Planung?
Wir entwickeln uns täglich weiter. Es gibt immer wieder kleinere Verbesserungen, aber auch große neue Funktionen. Insbesondere im Bereich der Schnittstellen ist bereits einiges in der Umsetzung. KI ist, wie besprochen, auch immer ein Thema. Grundsätzlich entwickeln wir ein Feature immer dann, wenn es ein Problem vieler unserer Kunden löst und gleichzeitig einen großen Hebel in Sachen Zeitersparnis und/oder Qualitätsgewinn bietet. Wir werden also nie aufhören, nervige bürokratische Prozesse in eine einfache Funktion zu übersetzen.

Infos unter: 

https://www.clockin.de/

 

Über den Interviewpartner:

Frederik Neuhaus ist Mitgründer und Geschäftsführer von clockin. Der Digitalunternehmer studierte unter anderem Global Business Management im Silicon Valley und entwickelte die Idee zu clockin zusammen mit zwei mittelständischen Unternehmern. Mit seinem Team will er analoge Zettelwirtschaft beenden und Arbeitsprozesse für mobile Teams einfach, digital und effizient gestalten – direkt aus der Praxis heraus.