Erfolgreiches Personalmanagement: Die Herausforderungen für den Mittelstand

Mona Pankel, Team Lead Talent Acquisition bei Personio, beschreibt, wie es den KMU gelingen kann, Automatisierung und Digitalisierung im Personalmanagement umzusetzen und auf diese Weise den Anschluss an die großen Unternehmen nicht zu verlieren.

Der Mittelstand ist hierzulande mit rund 90 Prozent aller Unternehmen eine Macht. Doch in Sachen Digitalisierung hinkt der größte Beschäftigungszweig massiv hinterher. Dabei hat nicht zuletzt die Pandemie gezeigt, dass der Einsatz moderner Technologien, eine flexible Arbeitseinteilung sowie eine gute Work-Life-Balance alternativlos ist. Während kleine und mittelständische Unternehmen klassische Arbeits- und Herangehensweisen bevorzugen, glänzen Start-ups mit modernen, digitalen Ansätzen, was sich natürlich auch beim Recruiting bemerkbar macht. Um jedoch weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben und zukunftsfähig zu arbeiten, müssen alte Strukturen aufgebrochen werden – insbesondere im HR-Bereich.

Der Weg in eine digitale Zukunft bereitet vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen nach wie vor Kopfzerbrechen. Denn aufgrund knapper Budgets, begrenztem Zugriff auf internes oder externes Know-how sowie Ressourcenknappheit dürfen sie sich bei ihrer Digitalisierungsstrategie keinerlei Fehler erlauben. So gilt es, mit den beschränkten, zur Verfügung stehenden Mitteln alle Herausforderungen auf technologischer, organisatorischer und struktureller Ebene zu bewältigen. Das bedeutet, dass Unternehmen heute, wollen sie im „Competition for Talents“ Boden gut machen, die Voraussetzungen schaffen müssen, um ein effektives, motivierendes, kooperatives und gleichzeitig integratives Arbeiten zu ermöglichen. Eine der Schlüsselrollen in diesem Prozess fällt der Personalabteilung zu, deren Aufgabe es ist, für alle Akteure ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das ganzheitlich und ohne Reibungsverluste funktioniert, sodass die Mitarbeitenden ihr volles Potenzial entfalten können und maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens beitragen.

Die Angst geht um

Wie die aktuelle Studie „Reimagining Work and Rewards Survey“ der WTW zeigt, stellen Mitarbeitergewinnung und -bindung deutsche Unternehmen zunehmend vor Herausforderungen. Zu den wesentlichen Treibern des real gewordenen „Competition for Talents“ zählen, den Experten von WTW zufolge, der demografische Wandel sowie die Digitalisierung. Ein „Weiter so“ dürfe es demzufolge nicht geben. Vielmehr müssten die Unternehmen die Art und Weise, wie Arbeit organisiert und durchgeführt wird, ebenso wie ihr Angebot an die Mitarbeitenden grundlegend überarbeiten. Alarmierend ist vor dem Hintergrund, dass die Studie außerdem offenlegt, dass 90 Prozent der Unternehmen noch nicht im „New Normal“ angekommen sind.

Da die Pandemie den Fortschritt im Hinblick auf flexible Arbeitsmodelle begünstigt hat, dürfen Unternehmen im Post-Corona-Zeitalter keinesfalls in alte Muster zurückfallen, sondern müssen digitale Strukturen schaffen und in neue Technologien und Tools investieren. Denn viele Prozesse, insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen, verschlingen immer noch zu viel Zeit und Ressourcen – nicht zuletzt im HR-Bereich. Dabei ließen sich wiederkehrende Prozesse wie beispielsweise Reisekostenabrechnungen, Zeiterfassung oder die Verwaltung von Personaldaten mit der richtigen HR-Software deutlich effektiver gestalten, sodass die freigesetzten Ressourcen anderweitig eingesetzt werden könnten.

Mitarbeiterbindung 2.0: People before Profits

Erhebungen von Personio zufolge haben 62 Prozent der europäischen Arbeitgeber Schwierigkeiten, ihre Stellen mit qualifizierten Fachkräften zu besetzen. Während Arbeitnehmer:innen aktuell deutlich offener für einen Jobwechsel sind. Gerade der Mittelstand kann es sich daher kaum leisten, talentierte Mitarbeitende zu verlieren. Doch wie müssen die Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung im „New Normal“ aussehen?

Zunächst einmal ist es wichtig, sich vor Augen zu halten, dass die klassische HR, die lange Zeit als bloßer administrativer Ansprechpartner für die Belegschaft betrachtet wurde, Geschichte ist. Heute geht es darum, über digitale Lösungen und automatisierte Prozesse den Personalern den nötigen Raum zu lassen, um sich den strategischen Fragen den Personalmanagements zu widmen. Hierfür braucht es Agilität, Transparenz, Standardisierung und Ortsunabhängigkeit, die über Prozessoptimierung erreicht werden. Denn die Mitarbeitererfahrung, die Employee Experience, ist für den Unternehmenserfolg ausschlaggebender denn je. Daher hat die Personalabteilung, als Bindeglied zwischen Führungsebene und Belegschaft, richtungsweisend zu handeln und muss im Zuge dessen die strategische Verantwortung übernehmen, um die Bedürfnisse der Mitarbeitenden auch morgen noch erfüllen zu können.

Um dem grassierenden Fachkräftemangel entgegenzuwirken, sollten Unternehmen ihr Augenmerk in erster Linie auf die Mitarbeiterbindung legen. Zweifelsohne spielt das Recruiting eine tragende Rolle. Jedoch bedeuten weniger Kündigungen weniger Neueinstellungen und motiviertere Teams – ganz zu schweigen von den Produktivitätsverlusten sowie Recruiting- und Onboarding-Kosten, die in Kauf genommen werden, wenn Mitarbeitende ersetzt werden müssen. Unter dem Strich kann eine hohe Mitarbeiterfluktuation das Geschäftsergebnis empfindlich beeinträchtigen. Den Recherchen von Personio zufolge schlägt eine Neueinstellung, bezieht man die bereits angesprochenen Produktivitätsverluste, Recruiting- und Onboarding-Kosten mit ein, mit bis zu 33 Prozent des Jahresgehaltes eines Mitarbeitenden zu Buche. Um jedoch motivierte und talentierte Fachkräfte zu halten, müssen Arbeitgeber die Push- und Pull-Faktoren verstehen.

Gegen die Resignation

Kleine und mittelständische Unternehmen haben dann die Chance, sich gegenüber Wettbewerbern einen Vorsprung zu verschaffen, wenn sie verstehen, inwiefern Arbeitnehmer:innen ihre Prioritäten während der Pandemie neu gesetzt haben und was dies für das aktuelle Arbeits- und Geschäftsmodell bedeutet. So wünschen sich, der aktuellen Personio-Studie zufolge, gut zwei Drittel der Befragten eine bessere Work-Life-Balance, flexiblere Arbeitszeiten und Work-from-anywhere. Darüber hinaus möchten sie, dass ihr Arbeitgeber für ihr persönliches Wohlergehen sorgt. Kurzum: Wer um erdrutschartige Personalabgänge bangt, sollte sich an den Bedürfnissen der Arbeitnehmer:innen orientieren. Leider legen viele Personalberater:innen ihren Schwerpunkt immer noch auf die Eignungsdiagnostik und den Eigenbedarf. Darüber wird vergessen, dass das Recruiting immer mehr zum Sales-Prozess wird und es auch bei der Mitarbeiterbindung darum geht, das eigene Umfeld aufzuwerten und unternehmensinterne Prozesse agiler zu gestalten. Hierzu gehören auch innerbetriebliche Strukturen, um motivierten Arbeitskräften Aufstiegsmöglichkeiten unterbreiten zu können. Denn enttäuschte Erwartungen sind ebenfalls ein Grund für die Abwanderungswelle. Den Recherchen von Personio zufolge sind mehr als ein Viertel der Befragten der Meinung, dass die Remote-Arbeit ihre berufliche Weiterbildung behindert hat. Umso wichtiger ist es, dass die Personalverantwortlichen den Grundstein dafür legen, dass die Beschäftigten bei allen remoten oder hybriden Arbeitsmodellen die Möglichkeit haben, sich zu entfalten und ihre Karriere weiter voranzutreiben.

Fazit

Kleine und mittelständische Unternehmen sind das Rückgrat der Wirtschaft. Um jedoch wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen sie in die Digitalisierung investieren und HR neu denken. Nur wenn sie es schaffen, talentierte und motivierte Mitarbeiter:innen im Unternehmen zu halten, wird es ihnen gelingen, nachhaltig zu wachsen. Im Zentrum stehen hierbei neue Strategien für Recruiting und Mitarbeiterbindung, die die Bedürfnisse der Mitarbeitenden in den Fokus rücken. Dazu sollten HR-Teams von Verwaltungsaufgaben entlastet werden. Software-Lösungen, die den Alltag der Personalabteilung weiter erleichtern, sind daher ein wichtiger Baustein für den künftigen Unternehmenserfolg.

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