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Skill-Management: Immer die richtigen Mitarbeiter im Einsatz

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Juni 26, 2017 veröffentlicht von

Can Do-Geschäftsführer Thomas Schlereth schildert im Gespräch mit der TREND-REPORT-REDAKTION die Vorteiel eines auf Skills basierten People-Management-Systems.

Herr Schlereth, was macht eine zukunftsfähige Ressourcenmanagement-Lösung aus?

Zunächst: Unter Ressourcenmanagement verstehe ich in erster Linie den Menschen und die Planung seiner Arbeit. Vereinfacht ausgedrückt geht es lediglich darum, eine Antwort auf die Frage „Wer macht was wann?“ zu finden. In einer immer komplexer werdenden Arbeitswelt ist die Antwort aber nicht mehr ganz so einfach. Daher muss eine zukunftsfähige Ressourcenmanagement-Lösung im Kern zwei Dinge erfüllen: Sie muss über eine Art Künstliche Intelligenz verfügen, um mit komplexer Algorithmik diese Komplexität für den Menschen beherrschbar zu machen. Und sie muss die quantitative Kapazitätsplanung – „Wer macht was wann“ – um die Kategorie Skills erweitern, also um Fähigkeiten der Mitarbeiter. Es geht nicht darum, eine x-beliebige Person für eine Aufgabe einzuplanen, sondern darum, die richtigen Mitarbeiter im Einsatz zu haben. Idealerweise arbeiten die besten Mitarbeiter in den wichtigsten Vorhaben. Wenn Sie nun an Skill-Kombinationen denken, die in der Planung Millionen von Kombinationen erzeugen, kann ein Mensch diese unmöglich überblicken.  Künstliche Intelligenz (KI) hilft hier, Ordnung und Übersicht in diese Situationen zu bringen. Diese KI unterstützt den Menschen, komplexe Sachverhalte zu analysieren und liefert ihm die Grundlage für seine Entscheidungen.

Inwieweit kann der Projekterfolg durch den Einsatz skill-basierter Kapazitätsplanung entscheidend verbessert werden?

Die skill-basierte Kapazitätsplanung ist schlicht und einfach wesentlich exakter als eine auf den Mitarbeiter oder die bloße Abteilungszugehörigkeit bezogene Planung. Gleichzeitig ist bei der Erledigung der Aufgaben niemand mehr über- oder unterfordert, weil immer die richtigen Mitarbeiter im Einsatz sind. Das Resultat: erfolgreichere Projekte! Wenn Sie die Skills und Skill-Kombinationen mit Kapazitäten verknüpfen, erhalten Sie insgesamt ein realistisches Bild dessen, was eine Organisation leisten kann. Gleichzeitig identifiziert die Software Bedarfslücken in puncto Skills und Kapazitäten. Mit diesem Wissen können Unternehmen einem zu erwartenden Fachkräftemangel rechtzeitig entgegenwirken. Im Rahmen der strategischen Personalplanung werden die eigenen Mitarbeiter exakt so fortgebildet, dass sie die künftigen Aufgaben erfüllen können. Sollten mehr Mitarbeiter erforderlich sein, können diese bedarfsorientiert eingestellt werden. Unternehmen wissen so, was und wen Sie brauchen.

Welcher Vorteil entsteht für Mitarbeiter durch das Skill-Management?

Wenn Unternehmen ihr Strategie in Vorhaben übersetzen und diese mit den dafür benötigten Skills versehen, erhalten die Mitarbeiter dadurch eine Art Glaskugel für ihre Karriereplanung: Sie sehen, welche ihrer Skills im Unternehmen langfristig gefragt sind, können über Weiterbildungen diese Fähigkeiten erwerben und machen sich so für das Unternehmen nahezu unersetzbar. Skill-Management sorgt auch dafür, dass kompetenzbedingte Ressourcenengpässe frühzeitig erkannt und gelöst werden können. So werden Überlastungen verhindert.

Wie erfolgt dann eigentlich die Identifikation der geeigneten Projektmitarbeiter?

Zur Identifikation der geeigneten Projektmitarbeiter greifen Planer idealer Weise auf eine zentrale Skill-Bibliothek zu. Hier werden die Skills angelegt und verwaltet. Den Mitarbeitern sind aus dieser Bibliothek entsprechende Skills zugeordnet. Damit haben die Planer einen Bestand an Skills im Unternehmen auf der einen und Mitarbeiter, die über diese Skills verfügen, auf der anderen Seite.

Der Planer orientiert sich in seiner Ressourcenplanung nicht mehr an einzelnen Mitarbeitern oder an Abteilungen, sondern plant direkt mit den Skills bzw. der Kombination von Skills plus dem geschätzten Aufwand. Die Software analysiert nun in Echtzeit, ob es jemanden im Unternehmen mit dieser Skill-Kombination gibt und ob dieser zum angeforderten Zeitraum mit dem hinterlegten Aufwand überhaupt verfügbar ist. Dabei müssen Urlaube, Tätigkeiten in Abteilungen oder andere Vorhaben berücksichtigt werden. Die Software errechnet nun grundsätzlich die vorhandene Kapazität der Skill-Kombination, unabhängig von der Person. Dabei werden sogar Teams berücksichtigt, die gemeinsam die Aufgabe lösen können. In dieser strategischen Planungsphase geht es also noch nicht um die tatsächliche Person, sondern nur um die grundsätzliche Kapazität. Danach schlägt die Software die am besten geeigneten verfügbaren Mitarbeiter vor, aus denen dann gewählt werden kann.

Daher ist es wichtig, bei der Planung Skills und Verfügbarkeiten miteinander verknüpft und bezogen auf die gesamte Organisation im Blick zu haben und den Mitarbeiter idealer Weise aus der 360° Perspektive zu planen. Es gibt bereits solche People Management-Plattformen am Markt, die diese ganzheitliche Sicht und damit eine Planung „all inclusive“ bieten.

Wann kann sich der Mehrwert des Skill-Managements erst richtig entfalten?

Das Management muss in der Lage sein, eine Zukunftsstrategie zu formulieren und diese in Vorhaben zu übersetzen. Dann können die zur Umsetzung benötigten Skills nach und nach erfasst, besetzt oder aufgebaut werden. Dafür brauchen Unternehmen eine zentrale, gepflegte Skill-Bibliothek, die auf Knopfdruck Aussagen zum Skill-Bestand, Skill-Bedarf und möglichen Qualifizierungslücken liefert. Das erleichtert die strategische Personalplanung und bietet beispielsweise die Möglichkeit, Skill-Profile mit Stellenanzeigen zu verknüpfen, die im Bedarfsfall automatisch geschaltet werden. Charmant ist auch ein mögliches Skill-Scoring: Da bestimmte Skills stärker gefragt sind als andere, können diese bewertet werden. Über das Skill-Scoring können Unternehmen anschließend den Wert Ihres Unternehmens im Hinblick auf die skill-basierte Qualität ermitteln und Rückschlüsse auf ihre Wettbewerbsfähigkeit ziehen. Dies ist eine völlig neue Perspektive der Unternehmensbewertung. Abseits von Ertragskraft, Umsatz oder Liquidität wird das Know-how der Firma in eine Bewertung gegossen. Durch Menschen mit Fähigkeiten kann ein Unternehmen mehr wert sein, als es die schlichten Zahlen widerspiegeln.

Inwieweit können agile Projektteams gesteuert werden, um ein gemeinsames Projektziel zu erreichen?

Im ersten Blick widersprechen sich die beiden Begriffe Agilität und gemeinsames Projektziel. Agilität meint immer auch eine gewisse Flexibilität in der Zieldefinition. Das klassische Projektmanagement à la Wasserfall-Methode hat angesichts immer kürzerer Time-to-Market-Zyklen ausgedient. Gleichzeitig wird bei agilen Methoden eine gewisse Verbindlichkeit vermisst. Die Realität ist hybrid und die Kunst ist es, dies in der Organisation abzubilden. Es geht also darum, eine Plattform zu haben, die sowohl agile Methoden wie Scrum unterstützt und gleichzeitig die Kombination mit nicht-agilen Vorgehensweisen erlaubt.

Wie intelligent ist Ihre Kapazitätsanalyse und wie wirkt sich der Algorithmus auf das Projekt-Risikomanagement aus?

Sowohl für das Ressourcenmanagement als auch für das Risikomanagement ist der Umgang mit Ungenauigkeit ein entscheidender Faktor: Achten Sie in Ihren Projektmeetings mal auf die abgegebenen Schätzungen: In der Regel erhalten Sie ungenaue Angaben! Ein Arbeitspaket wird in 2 bis 3 Tagen abgeschlossen sein, der Aufwand liegt zwischen 20 und 25 Personentagen, das Projekt startet irgendwann im vierten Quartal. Wir haben uns entschlossen, diese Ungenauigkeit vollumfänglich zuzulassen. Wird der Anwender durch eine Software dazu gezwungen, einen exakten Wert einzugeben, den er noch nicht kennt, muss er das System zwangsläufig anlügen!

Um dieses zu vermeiden, haben wir einen intelligenten Algorithmus entwickelt, der nicht bei Best-Case- und Worst-Case-Berechnungen verharrt, sondern alle Kombinationen, die durch diese Ungenauigkeit entstehen, durchrechnet. Darauf basieren einerseits die Kapazitätsanalyse, die so um ein dynamisches Abgleichverfahren bereichert wird, und entsprechend auch die Risikoberechnung. Can Do analysiert also alle möglichen Kombinationen und gibt dann eine Prognose ab, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass die Planung scheitert. Unser Risikomanagement schaltet nicht nur rote Warnlampen ein und aus, unser Risikomanagement kennt auch die Farben gelb, orange, hellrot usf.! Im nächsten Schritt analysieren wir die Möglichkeiten, die der Mitarbeiter hat, parallele Arbeiten für sich zu organisieren. Kaum ein Mensch arbeitet nur an einer Sache. Er muss sich selbst organisieren, Prioritäten setzen etc. Wir berechnen, ob er das hinbekommen kann, ohne ihm vorzuschreiben, wie er es realisiert. Das bedeutet für den Mitarbeiter eine neue Freiheit der Arbeitsorganisation und kann als reale Agilität bezeichnet werden.

Welchen Stellenwert nimmt die Real-Time-Kommunikation in Ihrer Lösung ein?

Während Sie heute an einem Projektplan arbeiten, verändert sich pausenlos die Realität: Mitarbeiter werden krank, Vorhaben dauern länger als geplant, Projekte werden verschoben und der Vorstand besteht auf der sofortigen Umsetzung seiner Ideen. All dies muss in ein Planungssystem einfließen, so dass die neue Realität innerhalb von Millisekunden abgebildet wird. Echtzeit-Kommunikation ist ein Muss, alles andere, wie bspw. Projektpläne aus- und wieder einzuchecken, ist nicht mehr zeitgemäß und schlichtweg inakzeptabel. Oder stellen Sie sich ein rückwärtsgewandtes Risikomanagement vor, das die Gefahren der Vergangenheit anzeigt und der Zukunft gegenüber blind bleibt.

Letztlich liegt der Wert eines Planungssystems in der Darstellung der Zukunft, in seinen hellseherischen Fähigkeiten. Dafür müssen Sie alle Ist-Daten dann bereithalten, sobald Sie zur Verfügung stehen, um darauf aufbauend Szenarien der Zukunft zu simulieren und zu berechnen.

Welche Schnittstellen,APIs müssen heute Projektmanagement-Lösungen im Unternehmenseinsatz mitbringen um eine nahtlose Implementierung zu garantieren?

Eine Lösung für ein ganzheitliches Projekt- und Ressourcenmanagement muss Schnittstellen zu allen Bereichen im Unternehmen haben: Im Zentrum des Unternehmens steht ja der Mensch. Je mehr unsere Algorithmen aus fernen Systemen gespeist werden, desto besser können wir die Zukunft vorhersehen. Daher tauschen wir Daten mit SAP, SharePoint, Anwesenheitssystemen oder CAD-Produkten aus. Da wir nicht vorhersehen können, welche Systeme bei den Unternehmen vorhanden sind, haben wir universelle Schnittstellen entwickelt, mit denen wir jedes System integrieren können. Das hat viele Jahre gedauert, funktioniert inzwischen aber out-of-the-box.

 

Weiterführende Informationen:

Internetseite: www.can-do.de
Twitter: https://twitter.com/CanDoGmbH

Lizenz Aufmacherbild: Can Do

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