Alles automatisch?

Geschäftsprozesse richtig automatisieren

Ein Gastbeitrag von Carolin Jackermeier für die Wemakefuture GmbH

“ Zeit spart Geld“ – Der Satz klingt abgedroschen und doch bleibt er der Kern des Wirtschaftens. Möglichst effizient arbeiten und möglichst wenig Zeit mit langweiligen, monotonen und lästigen Aufgaben zu verbringen, die einfach erledigt werden müssen – das wünscht sich wohl jede Selbstständiger. Wer möchte schon stundenlang Zahlen in eine Excel-Tabelle kopieren? Und trotzdem finden in vielen Unternehmen immer noch unzählige Prozesse manuell statt.

Digitalisierung vs. Automatisierung

Die Corona-Pandemie zwingt Firmen in eine rapide digitale Transformation: Videokonferenzen statt Geschäftsreisen, Online-Shops statt Vor-Ort-Verkauf und zeitlich flexibleres Arbeiten von Zuhause. Eine Blitz-Digitalisierung.

Doch ein Unternehmen zu digitalisieren, heißt nicht einfach nur, eine Website oder einen Online-Shop zu haben und per Mail erreichbar zu sein. Ein wichtiger – wenn nicht sogar der für das effiziente Arbeiten wichtigste – Teilbereich der Digitalisierung ist die Automatisierung. Zu digitalisieren sollte also gleichzeitig auch heißen, zu automatisieren.

Die Krise kann für Unternehmern auch eine riesige Chance sein. Sie können die Zeit nutzen ihre Prozesse zu automatisieren und effizienter zu werden.

Automatisieren bedeutet nicht etwa die Menschen aus der Firma zu drängen und sie durch Roboter zu ersetzen. Auch wenn kurzfristig Stellen wegfallen, ist es wichtig langfristig die soziologische Perspektive nicht zu vergessen: Die Menschen müssen mitgenommen und geschult werden. Automatisieren heißt monotone, wiederkehrende Routineaufgaben loszuwerden und sich auf die Dinge zu konzentrieren, die wirklich wichtig für das eigene Geschäft sind. Aus einer Studie der Unternehmensberatung PwC geht hervor, dass 70 Prozent der Befragten überzeugt sind, dass neue Technologien ihre Arbeit verbessern werden. Davon profitieren Arbeitnehmer und Arbeitgeber: Spart ein Mitarbeiter nur 30 Minuten Zeit am Tag, an 250 Arbeitstagen im Jahr, entspricht das jährlich mehr als 120 Stunden.

Automatisierung kann bei einfachen Aufgaben beginnen: Push-Benachrichtigungen zum Lagerbestand, das automatische Ausfüllen einer Tabelle oder eine Registrierungs-Mail an die Kunden. Am Ende können die gesamte Buchhaltung, der Vertrieb oder das Marketing automatisiert werden. Unternehmen können sich darauf konzentrieren, Beziehungen zu ihren Kunden auszubauen und die Qualität ihrer Dienstleistung zu steigern.

Intelligente Prozessautomatisierungsplattformen (IPA) können komplizierte Prozesse erlernen,
die eigentlich von Menschen erledigt werden müssen.

Cloud-Lösung vs. lokale Software

Um überhaupt automatisieren zu können, ist es für Unternehmen von Vorteil, sich schon beim Server für eine cloud-basierte Software zu entscheiden. Sogenannte Legacy-Softwares werden nur lokal oder intern auf Computern installiert und laufen meist nicht schnittstellenbasiert. Auf sie kann also nicht von außen zugegriffen werden. Entscheiden sich Unternehmen bei der Digitalisierung für eine lokale Software, ist es eine große Herausforderung sie anschließend zu automatisieren. Das Potenzial von Cloud-Plattformen hingegen kann mit Hilfe von Automatisierung voll ausgenutzt werden.

Die Cloud ist die Technologie der Zukunft: 2020 überholt sie laut Statista Digital Economy Compass lokale Software. Innerhalb der kommenden fünf Jahre soll der Anteil cloud-basierter Speichermedien bei 64 Prozent des weltweiten Datenaufkommens liegen. Der Cloud-Monitor der Unternehmensberatung KPMG zeigt, dass schon heute 73 Prozent der befragten deutschen Unternehmen Clouds nutzen. Die zukunftsorientierte Strategie heißt also: Cloud-First.

RPA vs. iPaaS

Um verschiedene Automatisierungsaufgaben zu lösen, sind diverse Technologien mit unterschiedlichen Ansätzen entstanden. Theoretisch könnte für jede Automatisierung eine benutzerdefinierte Integration geschrieben werden. Das ist allerdings teuer, fehleranfällig und zeitaufwändig. Zielführender ist es eine bestehende Integrationslösung zu nutzen. Mit iPaaS (Integration Platform as a Service) können Unternehmen einsetzbare Vorlagen für verschiedene Anwendungen konfigurieren und in ihre Prozesse integrieren.

Ein anderer Ansatz ist die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA). Sie kann einfache Prozesse modellieren, indem sie menschliche Aktionen gegen eine Benutzerfläche aufzeichnet und emuliert. So kann sie zum Beispiel bei Formulareingaben oder der Pflege von Kundendaten hilfreich sein. Allerdings ist RPA weniger flexibel als iPaaS. Die Technologien können sich ergänzen. Während RPA-Plattformen für eine bestimmte Aufgabe schnell zu implementieren sind, können Schnittstellen-basierte Anwendungen, wie iPaaS, komplexere Integrationen mit großen Datenmengen lösen und leichter auf Änderungen reagieren. RPA eignet sich für Legacy-Systeme, während iPaaS flexibler, zukunftssicher und passend für cloud-basierte Software ist.

Ein weiterer Schritt ist das Hinzuziehen einer Künstlichen Intelligenz: Intelligente Prozessautomatisierungsplattformen (IPA) können komplizierte Prozesse erlernen, die eigentlich von Menschen erledigt werden müssen. Eine Studie der Unternehmensberatung McKinsey zeigt, dass Unternehmen mit IPA bis zu 70 Prozent ihrer Aufgaben automatisieren können.

Automatisierung vs. Datenschutz

Noch sind deutsche Unternehmen größtenteils abhängig von Cloud-Dienstleistern aus den USA. Daten, die amerikanische IT-Dienstleistern speichern, fallen seit 2018 unter den sogenannten Cloud-Act. Nach diesem Gesetz können US-Behörden auch auf Daten zugreifen, die US-Dienstleister im Ausland gespeichert haben. Es spielt keine Rolle, ob die Daten dabei in einem Datenzentrum oder in einer Cloud liegen.

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union beschreibt das Herausgeben von personenbezogenen Daten an Behörden eines außereuropäischen Landes ohne ein Rechtshilfeabkommen allerdings als rechtswidrig.

Fazit

Die Chance durch Automatisierung effizienter zu arbeiten, sollten Unternehmen jedoch nicht verstreichen lassen. Unternehmen, die jetzt in eine effiziente Prozessautomatisierung investieren, können langfristig profitieren. Sie arbeiten nicht nur generell kostengünstiger, sondern können sich auch für die nächste Krise rüsten.

„Ein Unternehmen muss heute fünf bis zehn Prozent der Mitarbeiterkosten in Software-as-a-Service, Cloud-Software, Migrationen und Schulung investieren, sonst wird es langfristig nicht erfolgreich sein.“

Sebastian Heye, Geschäftsführer der Automatisierungsberatung Wemakefuture

Den strukturellen Wandel können wir technisch nicht stoppen, aber wir können ihn richtig angehen und in Change-Management investieren, um neue Perspektiven zu schaffen.

https://wemakefuture.com/

Über die Autorin:

https://www.torial.com/carolin.jackermeier