Digitalisierter Datenfluss zum Steuerberater
Gastbeitrag von Benedikt Leder
Standardisierte Schnittstelle optimiert die Anbindung von Cloud-Lösungen an das DATEV-System und ermöglicht den medienbruchfreien Datenfluss zum Steuerberater.
Strukturierte Belegdaten über die Cloud an den Steuerberater übermitteln – mit einer neuen Schnittstelle ist das jetzt möglich. Cloud-basierte ERP-Lösungen lassen sich darüber einfach und bequem verknüpfen.
Die Programmverbindung– DATEVconnect online genannt – wurde in Zusammenarbeit mit den Cloud-Lösungsanbietern Exact Software Germany GmbH, Haufe-Lexware GmbH und Scopevisio AG entwickelt. Deren Anwender können so ihre Daten effizienter und einfacher mit ihrem Steuerberater austauschen. Kernaspekt für ihren Einsatz ist die Übermittlung von digitalen Buchführungsbelegen, die in den Unternehmen oft bereits in unterschiedlichen Systemen erfasst und aufbereitet werden.
Der Datentransfer erfolgt einfach und sicher: Die in der Lösung des jeweiligen Cloud-Anbieters vorhandenen digitalen Belege werden über die Schnittstelle auf geschütztem Weg in die Belegverwaltung im DATEV-Rechenzentrum hochgeladen. Dabei werden nicht nur die reinen Belegdaten übermittelt, sondern auch strukturelle Informationen, die durch die Bearbeitung hinzugefügt wurden. In der Online-Belegverwaltung hat der Steuerberater dann Zugriff darauf und kann die Daten direkt weiterverarbeiten.
Sicherer Austausch von Buchführungsbelegen
Die Anwender in den Unternehmen stoßen die Übergabe komfortabel aus ihrer gewohnten Umgebung an. So können sie digitale Belege und Buchungsinformationen automatisiert austauschen, ohne ihre eigenen Systeme zu verlassen. Zusätzlich profitieren sie dabei von der Sicherheit des DATEV-Rechenzentrums. Alle Entwicklungspartner waren sich von Anfang an einig, dass der Datenaustausch ausschließlich über einen geschützten Weg erfolgen muss. Der Zugriff wird deshalb auf höchstem Sicherheitsniveau mit einer Anmeldung mit Besitz- und Wissenskomponenten abgesichert.
Dafür kommt der sogenannte SmartLogin zum Einsatz. Dieses Verfahren setzt auf das Smartphone des Nutzers als Besitzkomponente. Genau genommen virtualisiert eine spezielle App auf dem Gerät gewissermaßen die Funktionalität einer Smartcard. Bei der ersten Aktivierung wird sie fest mit dem Mobilgerät verknüpft. Danach kann bei jedem Login sichergestellt werden, dass die mobile App auf dem ursprünglich registrierten Gerät läuft und nicht modifiziert worden ist. Außerdem prüft das System die vom Anwender eingegebene PIN. So ist dieser Zugriffsschutz bei vergleichbarem Sicherheitsfaktor einfacher zu handhaben als eine Smartcard.
Durchgängige Prozesskette zwischen Unternehmen und Kanzlei
Für die beschriebene Zusammenarbeit von Berater und Unternehmen war bislang auf beiden Seiten der Einsatz von DATEV-Anwendungen notwendig. Mit der Öffnung für die Lösungen anderer Marktteilnehmer geht der IT-Dienstleister einen neuen Weg.
Ziel ist es, den Workflow auch dann zu optimieren und durchgängig digital zu gestalten, wenn das Unternehmen selbst Software eines anderen Herstellers nutzt. Damit will DATEV die weitere Digitalisierung und Synchronisierung der Geschäftsprozesse zwischen Unternehmen und ihren Steuerberatern fördern, die eine wichtige Voraussetzung für den weiteren Fortschritt der digitalen Transformation sind. Schließlich werden im Zuge der Digitalisierung die Prozessketten immer engmaschiger miteinander verknüpft. Das reicht auch über Unternehmensgrenzen hinwegund gilt insbesondere in der Zusammenarbeit von Unternehmen mit ihren Steuerberatern.
Um die Vernetzung von betriebswirtschaftlichen Prozessen im Unternehmen voranzubringen, gilt es also, heterogene Systeme, Datenquellen und Prozesse medienbruchfrei zu verbinden. Dafür sind Offenheit und Integrationsfähigkeit ein wichtiges Element. DATEVconnect online will hier bestehende Schranken abbauen und möglichst viele in den Unternehmen bereits digital vorhandene Daten reibungslos für die Bearbeitung in der Steuerberatungskanzlei verfügbar machen. Standardisierte Abläufe sollen in den Betrieben wie auch in den Kanzleien dazu beitragen, die Erledigung administrativer Aufgaben zu vereinfachen, und neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit eröffnen.
Konzept mit großem Potenzial
Da der Nutzer im Unternehmen für den Datentransfer via DATEVconnect online seine gewohnte Umgebung nicht verlassen muss, ergibt sich für beide Seiten eine medienbruchfreie Verlängerung der Prozesskette, die durchgängig abgebildet wird. Unternehmen wie auch deren Steuerberater werden so über die Standardisierung der Daten, die der Einsatz der Schnittstelle bewirkt, in gleichem Maße von unproduktiven Erfassungs- beziehungsweise Konvertierungstätigkeiten entlastet.
Auch wenn sich der beschriebene reibungslose Datentransfer bislang noch auf Anwender beschränkt, die eine cloud-basierte ERP-Lösung eines der Entwicklungspartner einsetzen, ist dies erst der Anfang. Die standardisierte Schnittstelle ist offen konzipiert und wird auch von weiteren Software-Herstellern implementiert werden. Die Nachfrage seitens weiterer Cloud-Anbieter ist bereits groß, ihre Lösungen ebenfalls an das System anzubinden. DATEV prüft die Voraussetzungen bei den Interessenten sukzessive und wird sie beratend bei der Implementierung unterstützen.
Benedikt Leder, DATEV eG
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