Mit guter Abstimmung und Geduld: So funktioniert die Transformation des Büroalltags durch KI
Gastbeitrag von Jens Büscher, Gründer und CEO von Amagno
Automatisierte Besprechungsnotizen, Formulierungsvorschläge für E-Mails, Recherchen mit ChatGPT oder Perplexity: In vielen Büros ist Künstliche Intelligenz (KI) bereits im Einsatz. Oft auf Initiative einzelner Mitarbeitender. Oft auch unter dem Radar der Unternehmensführung. Das sind jedoch keine guten Bedingungen, um das Potenzial von KI für höhere Effizienz im Büroalltag auf sichere und regeltreue Weise zu erschließen. Denn dafür braucht es mehr – systematisches Vorgehen, enge Abstimmung mit den Führungskräften und einen kulturellen Mix aus Innovationsfreude und Geduld.
Im Jahr 2025 wird sich zunehmend abzeichnen, welche KI-Anwendungen fürs Büro durch orchestrierten Einsatz einen messbaren Mehrwert liefern: In welche Tools investieren die Unternehmen Zeit und Geld – und welche dieser Investitionen zahlen sich wann aus? Im Büro betrifft dies vor allem Anwendungen auf Basis generativer KI (GenAI), die Routineaufgaben übernehmen und die persönliche Effizienz der Mitarbeitenden steigern.
Die richtige Auswahl der KI-Tools vorausgesetzt, hängt die Erfolgswahrscheinlichkeit vor allem von der Vorgehensweise der CIOs / CxOs bei der Einführung der Anwendungen ab.
Jens Büscher, Gründer und CEO von Amagno betont: „KI wird die Fehlerquote immer weiter verringern und händische Nachbearbeitungen auf ein Minimum reduzieren.“
KI übernimmt Routineaufgaben
Seit Jahren ist die digitale Automatisierung von Bürotätigkeiten im Trend, dennoch haben die meisten Unternehmen ihre Möglichkeiten längst nicht ausgeschöpft. Das hat negative Folgen für die Produktivität. Vor allem Routineaufgaben nehmen viel Arbeitszeit ein: Laut dem 2023-er Slack State of Work Report verbringen mehr als ein Drittel der über 18.000 befragten Arbeitnehmenden zu viel Zeit mit Besprechungen und E-Mails. Knapp ein Drittel ihrer Arbeitszeit widmen sich die deutschen Befragten Aufgaben, die nicht direkt auf ihre Ziele einzahlen.
GenAI hebt die Möglichkeiten, weitverbreitete Routineaufgaben zu automatisieren, auf ein neues Level. So lassen sich mithilfe digitaler Assistenten Audio- und Videoaufnahmen in kurzer Zeit in durchsuchbaren Text umwandeln. Aufwändige händische Transkriptionen werden durch KI-Transkriptionen ersetzt. KI-Meeting-Assistenten nehmen das gesprochene Wort auf, schreiben Notizen, erstellen Zusammenfassungen und erfassen Folien.
Hinzu kommen tief integrierte Systeme wie der Microsoft 365 Copilot. Dieser fasst für die Mitarbeitenden automatisch E-Mail-Verläufe zusammen, schreibt E-Mails, visualisiert Daten oder erstellt Präsentationen – alles innerhalb von Word, Excel, PowerPoint und Co.
Mit Dokumenten chatten
Solche Routineaufgaben zu automatisieren, ist ein erster Schritt in Richtung einer erhöhten Produktivität im Büro. Noch wichtiger wird für Unternehmen jedoch sein, dass Mitarbeitende auch individuelle Tätigkeiten schneller und einfacher bearbeiten und damit ihre persönliche Effizienz steigern (und zwar alle Mitarbeitenden, nicht nur Technikbegeisterte!).
Dokumenten-Management-Systeme (DMS), oder, moderner und ganzheitlicher gedacht, Systeme für Enterprise Content Management (ECM) haben hier seit Jahren die Grundlagen gelegt, auf denen Anwendungen mit GenAI jetzt aufbauen können. DMS und ECM legen den Fokus darauf, Unternehmensinhalte strukturiert zu verwalten und zu speichern. Tätigkeiten wie das Erfassen und Kategorisieren von Daten und Dokumenten werden in vielen Systemen bereits automatisiert erledigt. Allerdings machen die Systeme dabei (wie menschliche Mitarbeitende) noch Fehler – die einen mehr, die anderen weniger.
KI wird die Fehlerquote immer weiter verringern und händische Nachbearbeitungen auf ein Minimum reduzieren. Hinzu kommt eine weitere Entwicklung: der Chat mit Unternehmensdokumenten. Sogenannte Conversational ECM (CECM) erweitern das klassische ECM durch die Integration von GenAI und natürlicher Sprache.
Conversational ECM wissen, welche Informationen wo stehen, welche Akten zum gleichen Vorgang gehören und auf welche Daten einzelne Mitarbeitende zugreifen dürfen. Dadurch können sich die Mitarbeitenden mit dem System wie mit einer Kollegin unterhalten – mit dem großen Unterschied, dass diese „Kollegin” (fast) alles weiß und innerhalb von Sekunden antwortet.
KI unterstützt individuelle Tätigkeiten
Sich mit Unternehmensdokumenten zu unterhalten, bedeutet für Mitarbeitende eine deutliche Erleichterung und Zeitersparnis. Statt beispielsweise seitenlange Rechnungen und Lieferscheine miteinander zu vergleichen, lassen sie sich dank der KI einfach sagen, ob alle bestellten Waren geliefert wurden. Oder sie erhalten in kürzester Zeit eine Liste, inwiefern sich zwei Versionen einer Vertraulichkeitsvereinbarung unterscheiden.
Auch bei anderen, sehr individuellen Tätigkeiten unterstützt ein Conversational ECM. So lassen sich HR-Verantwortliche zum Beispiel alle wichtigen Details zum Arbeitsverhältnis und Gehaltsentwicklungen einer Person ausgeben, auf Wunsch mit einer Verlinkung zu den zugehörigen Anstellungs- und Änderungsverträgen.
Um möglichst genaue und relevante Chat-Antworten zu erhalten, nutzen Conversational ECM wie das von Amagno unter anderem Retrieval Augmented Generation (RAG). Diese Funktion hilft, die problematischen KI-Halluzinationen und -Falschaussagen zu reduzieren. Laut dem Marktforschungsunternehmen Forrester setzen immer mehr Cloud-Anbieter auf RAG.
Geduld aufbringen und Mitarbeitende unterstützen
Bei allen Effizienz-Versprechen von KI tun Unternehmen gut daran, sich klar zu machen: Es dauert, bis die Vorteile der Technologie in der Breite spür- und dann vor allem auch messbar werden.
Das liegt nicht nur daran, dass sich gerade erst herauskristallisiert, welche Anwendungen und Funktionen tatsächlich einen Mehrwert liefern. Sondern auch wegen des Gefühls, durch digitale Technologie überfordert zu sein – laut einer Umfrage des Digitalverbands bitkom empfinden vier von zehn Deutschen so. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen die Einführung neuer Tools eng begleiten und ihre Mitarbeitenden geduldig dabei unterstützen.
Dabei hilft es, sich wie die „digitale Avantgarde” zu verhalten. Diese vom Analystenhaus Gartner so benannte Gruppe an CIOs und CxOs erreicht laut der CIO-Umfrage 2025 eine deutlich höhere Erfolgsquote bei der Nutzung neuer Technologien: 71 Prozent der „digitalen Avantgarde” gaben an, mit ihren digitalen Initiativen die angestrebten Geschäftsergebnisse erreicht zu haben (die Gesamtheit der Befragten nannte 48 Prozent).
Der Schlüssel zum Erfolg der digitalen Avantgarde liegt darin, dass sie die Bereitstellung digitaler Tools von Anfang bis Ende mitbestimmt. Sie überlässt also auch die Einführung neuer KI-Anwendungen nicht der Initiative einzelner Mitarbeitender. Die erfolgreichen CIOs und CxOs bauen stattdessen starke Partnerschaften mit den Führungskräften auf, um ihre digitalen Initiativen in der Breite umzusetzen. Diese gemeinsame Ausrichtung in der Führung fördert eine Innovationskultur im gesamten Unternehmen und führt zu besseren Geschäftsergebnissen.
Keine Abkürzung zum Erfolg
Das Jahr 2025 markiert eine entscheidende Phase für KI-Tools im Büro. Während manche Anwendungen sich im Büroalltag als untauglich zeigen, werden andere ihre Versprechen halten und die individuelle Effizienz der Mitarbeitenden steigern.
Die entscheidende Botschaft für Unternehmen lautet: Die erfolgreiche Einführung von KI-Tools braucht neben der gelungenen Auswahl auch die richtige kulturelle Mischung aus Geduld und Innovationsfreude. Diese entsteht, wenn die Einführung in enger Abstimmung mit den Führungskräften geschieht. Und wenn Unternehmen die Geduld aufbringen, ihre Mitarbeitenden systematisch dabei zu begleiten. Bis die Vorteile für alle Beteiligten deutlich zu spüren sind – und für das Unternehmen messbar werden.
Über den Autor:
Jens Büscher ist CEO und Gründer von Amagno, einem vielfach ausgezeichneten Oldenburger Unternehmen, das sich auf mitarbeiterfreundliches Enterprise Content Management (ECM) spezialisiert hat (Überblick über die Eigenschaften der Lösung). Büschers aktuelle Innovation: Amagno AI, ein auf KI basierendes Conversational ECM (CECM), das durch GPT das sichere Chatten mit allen Dokumenten im Unternehmen ermöglicht.
Quelle: Amagno
