Stammdatenmanagement-Projekt erfolgreich starten

Ein Stammdatenmanagement-Projekt starten – Schritt-für-Schritt-Anleitung für einen Business Case

Die Einführung von Stammdatenmanagement ist ein großer Schritt – organisatorisch, strukturell und budget-seitig. Damit den Entscheidern im Unternehmen die Beurteilung des Vorhabens erleichtert wird, liegt ein wichtiger Teil der Vorbereitung in der Business Case Erstellung. Im Business Case werden Kosten und Nutzen skizziert, der Return on Investment (ROI) bestimmt und das gesamte Projekt schrittweise und strukturiert bewertet. Der vorliegende Artikel erläutert die einzelnen Schritte, die zur Erstellung eines überzeugenden Business Case notwendig sind.

Warum einen Business Case für MDM?

Stammdatenmanagement ist ein langfristiges Projekt, das die gesamte Organisation, weit über die IT-Abteilung hinaus, betrifft. Jene Art von Investitionsentscheidung muss entsprechend auf der obersten Leitungsebene des Unternehmens entschieden und unterstützt werden. Aber auf welcher Basis kann die langfristige Vorteilhaftigkeit der Investition belegt werden, um das zahlengetriebene Management von der Nachhaltigkeit eines Stammdatenmanagement-Projekts zu überzeugen?

Ein besonderes Augenmerk bei der Erstellung eines Business Case sollte auf den Vorteilen von MDM liegen, wie z. B.:

• Höhere Produktivität
• Mehr Kundenzufriedenheit
• Optimierte Lagerhaltungskosten
• Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit

Und die Chancen für eine erfolgreiche Entscheidung stehen gut: MDM wird verstärkt als Business Enabler anerkannt und bildet die Grundlage für eine unternehmensweite Digitalisierung.

Schritt 1: Geschäftsbereich bestimmen

Schlechtes Stammdatenmanagement verursacht Probleme in verschiedensten Geschäftsbereichen. Häufige Anwendungsszenarien können dabei sein:

• Kreditoren: Die Geschäftsführung verlangt eine Übersicht über die wichtigsten Zulieferer des Unternehmens. Die Erstellung des Reports benötigt jedoch viel mehr Zeit als erwartet. Die Daten – von der Produktions-, Logistik- und Finanzabteilung in unregelmäßigen Zeitabständen konsultiert und gepflegt – sind aufgrund unterschiedlicher Produktlinien über mehrere Datenbanksysteme verteilt.
• Marketing: Zu Weihnachten verschickt das Unternehmen Grußkarten mit einem kleinen Präsent. Die Marketingabteilung nutzt ein CRM. Die dort hinterlegten Adressen werden nur dann überprüft und aktualisiert, wenn ein Mitarbeiter zufällig einen Fehler entdeckt. Nach Weihnachten erhält das Unternehmen eine Vielzahl von Postrückläufern.
• Lagerhaltung: Ein Unternehmen des produzierenden Gewerbes ist darauf angewiesen, den Lagerraum so effektiv wie möglich zu nutzen. Deshalb wird die Einkaufsabteilung angewiesen, die Beschaffung der Produktionsmaterialien so zu gestalten, dass ein reibungsloser Ablauf der Produktion gewährleistet ist. Gleichzeitig soll so wenig Lagerfläche wie möglich belegt werden. Der Spagat zu einer ständigen Verfügbarkeit der Produkte bei möglichst kurzen Lieferzeiten stellt eine Herausforderung dar.

Identifizieren Sie also die betroffenen Fachabteilungen und richten Sie Ihren Business Case an diesen aus.

Schritt 2: Die wichtigsten Stakeholder identifizieren (CEO, CFO, LOB-Management)

Welche Personen und Rollen werden Berührungspunkte mit Ihrem MDM-Projekt haben? Genau diese Personen können Ihnen vorab wertvolle Informationen und Anforderungen zur Verfügung stellen. Außerdem sollten Sie sich darum bemühen, den konkreten Nutzen, den die jeweiligen Personen aus dem MDM-Projekt ziehen können, herauszustellen.

Die Stakeholder im MDM-Prozess stammen in der Regel aus der IT, der Geschäftsführung und den betroffenen Abteilungen. Dabei kann es sich beispielsweise um Bereichsleiter, Datenbeauftragte, Analysten oder Prozessverantwortliche handeln. Der jeweilige Datentyp bestimmt die Gruppe der involvierten Personen, z. B.:

• Kundendaten: Leiter Vertrieb, Service, Marketing und Finanzen
• Produktdaten: Leiter von Forschung & Entwicklung, Produktion, Marketing, Vertrieb, Service, Logistik und Finanzen
• Lieferantendaten: Leiter der Lieferkette, Beschaffung und Finanzen
• Mitarbeiterdaten: Leiter Personal und Finanzen

Auf der obersten strategischen Ebene möchte der Vorstand oder die Geschäftsführung wissen, wie sich der Aktienwert und die Marktkapitalisierung des Unternehmens durch MDM ändern. Zusätzlich ist abzusichern, dass die Bereichsleiter die MDM-Initiative unterstützen und deren Vorteile, Risiken und Kosten verstehen.

Ein Chief Financial Officer (CFO) kann ROI- und Kapitalwertberechnungen einfordern, da diese Person einen besonderen Fokus auf die Projektkosten legt. Um ihre Unterstützung zu bekommen, muss der Business Case also auch Informationen zu folgenden Aspekten enthalten:

• Die zu implementierende MDM-Lösung
• Die zu verwendenden Komponenten
• Übersicht über Prozesse, die sich ändern werden
• Die erforderlichen Ressourcen
• Ein Implementierungsfahrplan, der detailliert genug ist, um die Kostenschätzungen mit hinreichender Sicherheit zu begründen

„Eine gute Struktur ist für die Erstellung eines MDM Business Case enorm hilfreich. Lernen Sie, in Dimensionen zu denken. Versuchen Sie, für den Status Quo Ihres Unternehmens eine Zukunftsvision zu ermitteln. So können Sie dann zielgerichtet für einen Geschäftsbereich die spezifischen Kosten und den Nutzen abschätzen und einen monetären Business Case erstellen – der Ihnen zu einem erfolgreichen Projektantrag verhilft.“

Dr. Tobias Brockmann von der innoscale AG

Schritt 3: Lösungen entwickeln und die Zukunftsperspektive aufzeigen

Hier bietet es sich an, das Projekt in mehrere Phasen zu untergliedern, Meilensteine festzulegen und einen groben Zeitplan aufzustellen. Planen Sie genügend Zeit ein, denn MDM-Projekte dauern aufgrund ihrer Komplexität häufiger etwas länger als erwartet. Entwickeln Sie eine Strategie und erstellen Sie eine Roadmap für die Umsetzung. Versuchen Sie dabei die folgenden Fragen zu beantworten:

• Wie sieht das Zukunftsbild der Organisation mit einer MDM-Lösung aus?
• Wie wird die Organisation dadurch verbessert?
• Welche Prozesse ändern sich dadurch?
• Welche Synergieeffekte werden erzielt?

Schritt 4: Ermittlung des Return on Investment (ROI)

Wägen Sie die Kosten schlechter Datenqualität gegen das Potenzial guter Datenqualität ab. Dieses MDM-ROI-Framework kann Ihnen dabei als Vorlage dienen.

Diese Tabelle enthält typische Beispiele für Kosten schlechter Datenqualität sowie Nutzen guter Datenqualität, die je nach Unternehmen und Business Case variieren. Sie sollen als Anregung für die Erstellung Ihres individuellen MDM Business Case dienen.

Unser Autor
Dr. Tobias Brockmann

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