RPA in der Cloud

RPA in der Cloud: Was Unternehmen darüber wissen sollten

Gastbeitrag von Mayk Tilinski

In der Technologiebranche ist Wandel ein fester Bestandteil. Jede neue geschäftliche Herausforderung bietet Möglichkeiten zur Weiterentwicklung. Manchmal ist es jedoch notwendig innezuhalten und zu den Anfängen zurückblicken, um den besten Weg nach vorne zu finden. Dies ist der Fall bei RPA in der Cloud.

In ihren Anfängen wurde die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) für den lokalen (On-Premise-) Einsatz entwickelt. Im „Büro von gestern“ erledigten Mitarbeiter fast die gesamte Arbeit vor Ort und auf Desktop-PCs. Also wurde die RPA-Architektur geschaffen, um diese übliche Struktur zu unterstützen. In der heutigen digitalisierten Welt arbeiten die Mitarbeiter von überall und an jedem Ort. Sie können zu Hause, in Hotels, in Cafés, in Flugzeugen und auf einer Vielzahl von mobilen Geräten produktiv und effizient sein. Insbesondere die notwendigen Vorkehrungen zur Bekämpfung von COVID-19 haben das Thema Home-Office und Remote Arbeit wieder verstärkt in den Vordergrund gerückt.

Der schnelle technologische Fortschritt kann die Bemühungen behindern neue Funktionen zu bestehenden Produkten hinzuzufügen. Die Migration von Systemen in die Cloud stellt die gleiche Herausforderung dar. Aber es ist notwendig, um mit der heutigen Arbeitsweise Schritt zu halten.

Eine neue Infrastruktur für die Arbeitsmodelle der Zukunft

Für einige Anbieter bedeutet die Entwicklung von Software-as-a-Service (SaaS), dass sie bestehende Produkte nehmen und so lange anpassen, bis sie mit der Cloud funktionieren. Das ist ein Weg, aber es gibt auch einen anderen: Die zugrundeliegende Basis der Automatisierung zu rekonstruieren und etwas Neues zu bauen, das speziell auf die Anforderungen moderner Unternehmen zugeschnitten ist. Die heutige Arbeitsumgebung mag ein Hybrid aus Vor-Ort- und Remote-Mitarbeitern sein, aber wie sieht es mit dem Büro von morgen aus?

Cloudbasierte RPA-Dienste als Innovationen von Morgen

Naturkatastrophen und globale Pandemien sind nicht die einzigen Ereignisse, die die Geschäftskontinuität stören. In einer immer aktiven, globalen Wirtschaft ist die Ausfallzeit der Feind. Menschliches Versagen verursachte eine sechstägige Blockade des Suezkanals, einer der wichtigsten Handelsrouten der Welt. Diese Verzögerung führten zu einem Handelsverlust von 9,6 Milliarden US-Dollar. Ob es sich um einige Stunden oder mehrere Tage handelt. Kein Unternehmen kann es sich leisten, dass seine Geschäftsprozesse ausfallen. Auch nicht vorübergehend.

Mit cloudbasierten Diensten können Mitarbeiter von jedem Ort mit Internetanschluss auf Daten und Dienste zugreifen. Apps, Programme und Informationen werden in der Cloud gespeichert. Unternehmen gibt dies nicht nur die Möglichkeit, RPA flexibler und breiter zu nutzen, um die Effizienz der Abteilung zu verbessern, sondern entlastet sie bei Hardware-Investitionen und IT-Wartung. Das Cloud-Modell funktioniert so gut, dass laut einer aktuellen Studie der Everest Group 90 Prozent der Unternehmen bereits auf cloudbasierte Dienste in einzelnen Bereichen setzen.

Sicherheit gewährleisten

ISO 27701 könnte der erste weit verbreitete Datenschutzstandard für RPA-Anbieter werden.

Die Norm ist für jedes RPA-Unternehmen, das in Europa tätig ist, aufgrund der Datenschutz-Grundverordnung (General Data Protection Regulation, GDPR) oder jeder anderen Region mit ähnlichen Datenschutzbestimmungen unerlässlich. RPA-Anbieter sollten sich dazu verpflichten, ein Höchstmaß an Informationssicherheit zu gewährleisten. Eine gute cloudbasierte RPA-Lösung sichert das Kundenvertrauen und ist nach den wichtigsten weltweiten Sicherheitsstandards zertifiziert.

Vorteile von cloudbasierter RPA

Die Vorteile der Cloud-Nutzung für RPA sind bereits zu Beginn der Bereitstellung von Automatisierungslösungen sichtbar. Remote-Installationen machen zeitaufwändige Vor-Ort-Implementierungen und Investitionen in Berater überflüssig. Sie können schnell aktiviert werden bei gleichzeitiger Minimierung der Gesamtbetriebskosten im Unternehmen. Eine Deloitte-Umfrage ergab, dass sich die Investition in RPA in den meisten Fällen in weniger als 12 Monaten amortisieren. Da immer mehr Unternehmen die Vorteile der Cloud nutzen wird diese Zahl weiter sinken.

Richtig verwendet, ermöglicht cloudbasierte RPA einen höheren ROI, vollständige Prozesstransparenz, höhere Produktivität und bessere Mitarbeiter- und Kundenerfahrungen. Die Remote-Verwaltung erleichtert die Orchestrierung von Implementierungen und ermöglicht es Unternehmen die Skalierung je nach Arbeitsvolumen flexibel anzupassen.

Es ist nicht nur die Kostenreduzierung oder verbesserte Effizienz der Cloud, sondern vor allem auch die verbesserte Agilität, die geringere Abhängigkeit von der IT sowie die Widerstandsfähigkeit gegenüber Unterbrechungen, die die erfolgreiche Einführung in Unternehmen vorantreibt

Mehr als nur ein paar Bots

Unternehmen aller Größenordnungen setzen RPA ein, nutzen die Automatisierung aber nicht ausreichend. Eine große Anzahl von ihnen setzt fünf, zehn oder fünfzehn Bots ein. Das ist eine niedrige Zahl, verglichen damit, wie viele sich wiederholende Arbeitsabläufe in den Unternehmen anfallen. Um die Vorteile von RPA in der Cloud umfassend zu nutzen, ist eine Gesamtlösung erforderlich, die schnell skaliert werden kann.

Bei RPA geht es nicht nur um die Automatisierung von Workflows und den Einsatz von Bots. Es geht darum, jeden Aspekt des Unternehmens intelligent für die Automatisierung zu bewerten. Process Discovery sollte ein wesentlicher Bestandteil von RPA-as-a-Service sein. Es reicht nicht aus, einen Workflow zu automatisieren. Es gilt vor allem herauszufinden, welche Workflows sich für die Automatisierung eignen. Das sind oft mehr, als vielen Unternehmen bewusst ist.

Hier gibt es bereits innovative Entwicklungen und Lösungselemente, mit denen Unternehmen hohe Kosten und viel Zeit einsparen können. Process Discovery in Echtzeit beobachtet und analysiert einzelne Prozessabfolgen sowie Workflows und empfiehlt Automatisierungsschritte. Diese intelligente Form der Prozess-Aufdeckung läuft im Hintergrund automatisiert ab, ist direkt einsatzbereit und verringert den Zeitaufwand von Wochen oder Monaten auf wenige Tage.

Eine vereinfachte Benutzeroberfläche, Low-Code-Entwicklung und andere benutzerfreundliche Funktionen ermöglichen Unternehmen die empfohlenen Automatisierungen zügig umzusetzen. Nach der Bereitstellung für alle Mitarbeiter erfolgen Orchestrierung und Optimierung weiterhin in Echtzeit. Unternehmen können bei Bedarf schnell auf neue geschäftliche Anforderungen oder erhöhtes Arbeitsvolumen reagieren. 

Wohin die RPA-Reise geht

Die Fakten und Zahlen rund um RPA sind beeindruckend, aber was bedeuten sie wirklich? Was treibt Unternehmen an? Kostensenkungen, eingesparte Arbeitsstunden, erhöhte Effizienz – alles läuft auf dasselbe hinaus: Zeit. Unternehmen wollen gerne mehr Geld in weniger Zeit verdienen. Viele Mitarbeiter möchten weniger Zeit für mühsame, aber notwendige Routinen aufwenden und sich stattdessen auf wertschaffende Tätigkeiten konzentrieren. RPA ermöglicht das.

Durch die Wahl von Produkten, die nicht an die Cloud angepasst sind, sondern für die Cloud entwickelt wurden, und durch die Nutzung der Zugänglichkeit, Flexibilität und erhöhten Zuverlässigkeit von Software-as-a-Service (SaaS) können Unternehmen die Rolle von RPA am heutigen und zukünftigen Arbeitsplatz neu mitgestalten.

Über den Autor

Mayk Tilinski ist Vice President EMEA von Kryon Systems, einem RPA-Anbieter dessen Lösung weltweit eingesetzt wird. Er hat über 20 Jahre Erfahrung im Bereich Enterprise Consulting & Enterprise Software (Banken, Versicherungen, Telekomunikation). Seitens Kryon ist er vertrieblich verantwortlich für Business Development EMEA und CEE Enterprise Customer.  Zuvor war er bei Kofax, CSC (DXC) und Cirquent (NTTDATA) und beriet Kunden bei Ihrer Digitalen Transformation. Der Diplombetriebswirt doziert zum Thema RPA an der Steinbeis Hochschule, SCMT.

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