Remote Onboarding: Neue Mitarbeitende trotz Distanz ins Team integrieren

Remote-Arbeit ist heute zwar nicht mehr so präsent wie noch während der Pandemie, wo die Arbeit aus der Distanz schlicht dem Zwang geschuldet war, dennoch haben sich Remote-Strukturen zumindest teilweise in vielen Unternehmen etabliert. Die betreffen oftmals nicht allein nur die Arbeit, sondern beginnen schon beim Onboarding. Das macht die daran geknüpften Prozesse deutlich komplexer, denn hier gilt es nun komplett neu gewonnene Mitarbeitende erstmals mit den Strukturen des Unternehmens vertraut zu machen. Das kann nicht nur zu einem weniger effizienten Onboarding, sondern auch zu einer schwächeren Teamkultur und einem nicht idealen informellen Austausch führen.

Remote Start: Warum Distanz den Einstieg erschwert

Der Einstieg in ein Unternehmen wird durch räumliche Distanz oft deutlich komplizierter. Neue Mitarbeitende lernen ihre Kollegen nicht persönlich kennen, wissen mitunter nicht einmal, wie die Atmosphäre im Büro ist oder welche festen Routinen dort den Tag oder einzelne Phasen des Jahres prägen. Schlimmstenfalls fühlen sich neue Mitarbeitende wie abgekapselte, im Vakuum agierende Bestandteile eines Unternehmens, zu dem sie abgesehen vom Arbeitsvertrag selbst keinerlei Verbindung haben. Auch spontane Rückfragen oder kurzer Smalltalk sind so nicht möglich, wenn überhaupt, würde beides digital stattfinden. Das schafft Verzögerungen und stärkt das Gefühl der aufgebauten Distanz nur noch.

Dabei sind derartige persönliche Berührungspunkte vor allem in der Anfangszeit von größter Wichtigkeit. Da spielt es auch gar keine große Rolle, wie viel Erfahrung die neuen Mitarbeitenden schon mitbringen. Das Unternehmen und dessen Strukturen kennen sie trotzdem nicht. Sie wissen nicht, wie Zuständigkeiten verteilt sind oder überhaupt welcher Umgangston da herrscht. Allein für sich sind das zudem keine Probleme, die strikt mit dem Remote-Onboarding im Zusammenhang stehen, sondern das Onboarding generell betreffen. Da dürfte es nicht überraschen, dass laut der EMP Trust HR Studie 80 % der Befragten in 2024 über mindestens ein Problem während ihres eigenen Onboardings berichteten.

Strukturierte Onboarding-Prozesse geben Sicherheit

Die Digitalisierung kann und soll Effizienz schaffen, die Technik allein macht aber noch kein effizientes Onboarding. Parallel dazu gilt es, soziale und organisatorische Punkte zu berücksichtigen und auch hier Strukturen zu schaffen, die dafür sorgen, dass sich neue Mitarbeitende einerseits direkt willkommen fühlen und andererseits schnellstmöglich produktiv tätig werden können.

Die Blaupause dafür sollte ein zuvor konzeptionierter und mehrfach auf die Probe gestellter Plan für den Onboarding-Prozess liefern. Dort wird alles Schritt für Schritt und mit einem klaren zeitlichen Ablauf festgehalten: Termine, Aufgaben, einzelne Lernschritte, Zugänge und was sonst noch in den ersten Tagen und Wochen vermittelt und verstanden werden muss. Parallel zu dem eigentlichen Plan sollten neue Mitarbeitende auf eine Vielzahl von digitalen Ressourcen zugreifen können, wie beispielsweise Wissenssammlungen im Intranet, digitale Checklisten oder die digitalen Kommunikationstools, die im Unternehmen genutzt werden. Erst so bekommen neue Mitarbeitende die Möglichkeit, sich bei Bedarf selbst zu informieren.

Außerdem muss es zwangsläufig einen festen Ansprechpartner geben. Diese Verbindungsperson trägt viel Verantwortung auf den eigenen Schultern, denn schon beim Onboarding entscheidet sich zumindest teilweise, wie gut und lange Mitarbeitende an das Unternehmen gebunden werden. Die designierten Ansprechpartner müssen für neue Mitarbeitende fortlaufend zur Verfügung stehen. So kann sichergestellt werden, dass Rückfragen auch beim Remote-Onboarding schnell und zielgerichtet beantwortet werden. Außerdem ergibt sich durch den Ansprechpartner ein erster sozialer Anker, weshalb diese Personen in der Lage sein müssen, die Unternehmenskultur adäquat zu transportieren und zu kommunizieren.

Bei regelmäßigen Feedbackgesprächen lässt sich der Status quo ermitteln: Was funktioniert? Wo hapert es noch? Sind einzelne Punkte womöglich ganz untergegangen? Es liegt an den Unternehmen, eine Möglichkeit zu schaffen, über die sich neue Mitarbeitende äußern können, ohne das Gefühl zu haben, dass sie dabei eine schlechte Figur abgeben würden. Das ist schon im Sinne des Unternehmens, denn so können etwaige Schwachstellen des Onboardings identifiziert und für die Zukunft ausgebessert werden.

Teamgefühl entsteht nicht allein durch Tools

Ein Paten- oder Buddy-System ist ebenfalls eine Überlegung wert. Neue Mitarbeitende erhalten einen „Buddy“, den sie bei Rückfragen oder Unsicherheiten ganz unkompliziert kontaktieren könnten. Das Prinzip funktioniert bereits in der Schule, am Arbeitsplatz ist es ebenfalls nicht verkehrt, zumal so ein weiterer sozialer Berührungspunkt geschaffen wird, der hilft, die geografische Distanz zwischen Remote-Mitarbeitenden und Unternehmen zu überbrücken.

Auch virtuelle Kaffeepausen, gemeinsame Zoom-Calls, Teamtermine oder Kennenlernformate sind eine Überlegung wert. Letztlich geht es darum, unabhängig von den konkreten genutzten Mitteln, eine Möglichkeit der Integration anzubieten. Bei diesen Formaten muss nicht einmal zwangsläufig das aktuelle Projekt im Fokus stehen, allein schon das „Miteinander“ gegenüber den Kollegen hilft, die Unternehmenswerte und -kultur besser zu kommunizieren und Remote-Mitarbeitende sozial stärker in die Arbeitsgemeinschaft einzugliedern.

Willkommenspakete für neue Mitarbeitende sind ein weiteres attraktives Extra. Darin könnten sich mit dem Firmenlogo bedruckte T-Shirts, gebrandete Tassen, Notizbücher oder Sticker befinden, genauso aber natürlich auch Köstlichkeiten aus der Region oder andere Dinge, die Wertschätzung ausdrücken. So lassen sich Zugehörigkeit und Teamspirit selbst über hunderte Kilometer Entfernung stärken.

Ein starkes Remote-Onboarding deckt alle Facetten ab

Selbstverständlich sind eingerichtete Mail-Adressen und Zugangscodes zu internen Systemen notwendig. Natürlich müssen neue Mitarbeitende lernen, wie die interne Zeiterfassung funktioniert und mit welchen Vorgesetzten sie zusammenarbeiten. Allein die Technik und Hierarchien im Unternehmen machen aber noch kein gutes Remote-Onboarding aus: Soziale Integration, eine niedrigschwellige Wissensvermittlung und persönliche Kontaktpunkte sind ebenso notwendig. Sie haben allesamt einen großen Anteil daran, dass sich Mitarbeitende vom ersten Moment an in ihrem neuen Team und bei ihrem neuen Arbeitgeber wohlfühlen.

 

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