Mit fundierter Prozessberatung auf dem Weg zu mehr Effizienz

Steigende Kosten und zunehmender Wettbewerbsdruck fordern von Unternehmen eine effizientere Aufstellung. Ein zentraler Hebel dafür sind optimierte digitale Prozesse. Florian Gehring, Geschäftsführer der salesfive GmbH, erläutert, weshalb Unternehmen die Umsetzung am besten gemeinsam mit einem externen Beratungsunternehmen angehen sollten, und nennt wichtige Kriterien zur Auswahl eines geeigneten Partners.

Warum externe Prozessberatung bei Digitalisierungsprojekten wichtig ist

Die digitale Transformation scheitert selten an Technologien, sondern vielmehr an ungeklärten, ineffizienten Prozessen. Wer analoge Abläufe lediglich digital abbildet, überträgt bestehende Schwachstellen in ein neues System. Daher muss analysiert werden, wie sich Prozesse im Zuge der Transformation tatsächlich optimieren lassen.

Externe Berater begleiten Projekte ohne „Betriebsbrille“ und können somit bestehende Abläufe ohne betriebsbedingte Verzerrungen bewerten. So erkennen sie strukturelle Schwächen, die Prozesse unterminieren, häufig schneller und klarer als interne Teams. Dabei identifizieren Consultants ganzheitlich die Ursachen von Effizienzverlusten. Dazu zählen etwa lange Durchlaufzeiten durch Personalmangel unklare Entscheidungsrechte, mangelhafte Übergaben sowie unnötige Freigabeschleifen. Ein typisches Beispiel ist eine grundsätzlich mehrstufige Angebotsfreigabe, obwohl bis zu einem definierten Schwellenwert eine einzige Freigabe ausreichen würde. Solche Abläufe werden intern häufig nicht hinterfragt, während Consultants entsprechende Optimierungspotenziale schnell identifizieren. Hinzu kommen Medienbrüche, manuelle Nacharbeiten und historisch gewachsene Strukturen, die die Kosten massiv in die Höhe treiben können. Auf Basis dieser fundierten Prozessanalyse lassen sich ein Zielbild sowie konkrete Anforderungen an die passende Technologie ableiten.

Standards nutzen, Customizing begrenzen

Prozesse, die sich an Standardfunktionen und -anwendungslogiken der eingesetzten Softwareprodukte orientieren, ermöglichen schnellere Implementierungen, geringere Wartungskosten und unkomplizierte Updates. Abweichungen vom Standard sind nur dort sinnvoll, wo sie einen konkreten Mehrwert generieren. Das ist beispielsweise bei branchenspezifischen Dokumentations- oder Nachweispflichten der Fall. Wird dagegen ein Standard-Freigabe-Workflow nur deshalb angepasst, um bestehende Routinen unverändert beizubehalten, entstehen zusätzliche Wartungsaufwände und erhöhte Risiken bei Updates ohne Gegenwert. Externe Prozessberater können auf Basis ihrer langjährigen Erfahrung bewährte Standardprozesse aufsetzen und Customizing gezielt auf das notwendige Maß beschränken.

Optimierungspotenziale mit KPIs einschätzen

Ohne belastbare Messgrößen bleibt Prozessoptimierung schwer steuerbar. Deshalb definieren routinierte Berater KPIs, mit denen sie die Prozesse beispielsweise hinsichtlich Durchlauf- und Bearbeitungszeiten, Nacharbeitsquote, Termintreue oder Automatisierungsgrad betrachten. Aus dem Vergleich von ermittelten Ist- und festgelegten Zielwerten erkennen die Berater jene Prozesse mit dem höchsten Optimierungspotenzial, die dann vorrangig bearbeitet werden. Sind etwa bei der Auftragsabwicklung längere Zeiten erforderlich als der definierte Zielwert, wird die Abweichung sichtbar und der Fortschritt lässt sich nach jeder Maßnahme belegen.

Schnelle Erfolge priorisieren

Erfahrene Consultants kombinieren kurzfristig realisierbare Verbesserungen mit langfristigem Prozessdesign, sodass sowohl schnelle als auch nachhaltige Effekte sichtbar und finanziell wirksam werden. Die sogenannten Quick Wins sind für Digitalisierungsprojekte von besonderer Bedeutung, weil sie Akzeptanz schaffen und den Nutzen früh erfahrbar machen. Beispiele hierfür sind vereinfachte Freigaben, standardisierte Eingabemasken oder der Abbau überflüssiger Reportings.

Change-Management früh verankern

Neue Lösungen und Abläufe setzen sich nur dann dauerhaft durch, wenn sie im Arbeitsalltag verstanden und akzeptiert werden. Widerstände sind dabei kein Ausnahmefall, sondern ein natürlicher Bestandteil von Veränderung. Daher sollte ein strukturiertes Change-Management jedes Digitalisierungsprojekt flankieren. Hierbei koordinieren externe Consultants die Kommunikation, das Training und die kulturellen Anpassungen, sodass die neuen Prozesse tatsächlich gelebt werden. Zu den wichtigsten Maßnahmen des Change-Managements gehören die frühzeitige Benennung von Key-Usern als Multiplikatoren in den Fachabteilungen, rollenspezifische Schulungsformate sowie ein verbindlicher Kommunikationsplan, der den Nutzen der Veränderung zielgruppengerecht vermittelt,

Kriterien für ein Beratungsunternehmen

Der Erfolg von Digitalisierungsprojekten hängt maßgeblich von der Qualität der Prozessberatung ab. Neben fachlicher Expertise sind insbesondere Umsetzungskompetenz, nachweisbare Projekterfahrung und ein strukturierter Vorgehensansatz entscheidend. Bereits in der Auswahl- und Angebotsphase sollten Unternehmen potenzielle Partner anhand klar definierter Kriterien bewerten, um die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu schaffen. Dabei bieten sich insbesondere folgende Leitfragen an:

• Hat der Anbieter bereits vergleichbare Transformationsprojekte erfolgreich umgesetzt?
• Sind Referenzen aus der jeweiligen Branche sowie von Unternehmen ähnlicher Größe und Komplexität vorhanden?
• Ist das Vorgehen von der Analyse über die Zielbildentwicklung bis hin zur Umsetzung klar strukturiert und nachvollziehbar beschrieben?
• Kann der Anbieter den Business Case, den erwarteten Nutzen und die Erfolgskriterien plausibel herleiten?
• Orientiert sich die Beratung an bewährten Standards und Best Practices oder setzt sie primär auf umfangreiche Individualentwicklungen?
• Sind Aufwand, Ressourcenbedarf und erwartete Ergebnisse realistisch und belastbar geplant?
• Verfügt das Projektteam über nachweisliche Change-Management-Expertise und ausgebildete Change-Manager?
• Kann der Anbieter unterschiedliche Stakeholder zusammenführen und bereichsübergreifende Veränderungen erfolgreich moderieren?

 

Zusammenfassung

Digitalisierung ist keine reine IT–Aufgabe, sondern ein strategischer Veränderungsprozess, der Technologie, Menschen, Abläufe und die Organisationskultur gleichermaßen betrifft. Für langfristigen Erfolg gilt es, die gesamte Organisation und ihre Arbeitsweisen weiterzuentwickeln. Unternehmen sollten daher vor jeder Technologieentscheidung zunächst ihre Prozesse analysieren und optimieren. Erst auf dieser Grundlage kann Digitalisierung ihr volles Potenzial entfalten.

Mit Unterstützung durch eine externe Prozessberatung, die Abläufe ganzheitlich analysiert und optimiert, kann dieser Wandel nachhaltig gelingen. So schaffen Unternehmen das Fundament für effiziente, resiliente und kundenorientierte Strukturen.