Managing the Chaos: Wie Sie sicher und effizient von Zuhause arbeiten

Gastbeitrag von Toby Martin

Digital Asset Management (DAM) unterstützt die Arbeit von Remote-Büros

Unter denjenigen Unternehmen, die besonders schnell und flexibel auf die Covid-19 Pandemie reagieren mussten, sind auch viele Werbeagenturen, Designer, Fotografen, Content-Ersteller und Publishing-Unternehmen. All diese Personen und Unternehmen leben von der Kooperation und dem Austausch untereinander und brauchen die persönliche Interaktion und Brainstormings, um besonders kreativ zu sein.

Innerhalb weniger Tage hieß es jedoch für viele Mitarbeiter: Ab sofort wird im Homeoffice gearbeitet. Dies ist auch insbesondere deswegen bemerkenswert, weil zwar von Zuhause aus zu arbeiten in den letzten Jahren immer häufiger von den Arbeitnehmern nachgefragt wurde, die Arbeitgeber aber hier leider oft sehr zögerlich waren. Dies war vermutlich hauptsächlich der Sorge geschuldet, ob die Mitarbeiter über eine starke Internetanbindung verfügen und auch von Zuhause aus Zugang zu den notwendigen Tools erhalten. Ein weiterer Grund war sicherlich auch, dass viele der herkömmlichen Prozesse das Remote-Arbeiten eher erschwerten als verbesserten.

Vorgesetzte und Team-Leiter wollen und müssen Prozesse direkt und so effizient wie möglich steuern. Auch über unterschiedliche Zeitzonen hinweg muss ein vernetztes und unterbrechungsfreies Arbeiten möglich sein. Und bei Problemen sollte IT-Support umgehend verfügbar sein. All dies erschwerte in der Vergangenheit die Entscheidung für das Arbeiten von Zuhause.

Als das neue Virus Covid-19 auftauchte, wurde alles plötzlich anders. Um einen – zumindest teilweise – laufenden Betrieb der Unternehmungen zu gewährleisten, konnten oder mussten viele Arbeitnehmer nun von heute auf morgen im Homeoffice arbeiten. Nun standen viele Unternehmen vor neuen Herausforderungen. Zunächst stellte sich die Frage, ob die Mitarbeiter auch über eine ausreichend leistungsfähige Internetverbindung verfügen. Wie schnell kann der Zugriff auf die notwendigen Daten erfolgen? Hier mussten sicherlich viele Unternehmen die Mitarbeiter bei der Nachrüstung unterstützen. Außerdem verfügen die meisten Mitarbeiter nicht über die notwendigen Sicherheitsstandards: Private Firewalls sind leichter zu überwinden, die zu Videokonferenzen genutzte Software kann Schwachstellen haben und mit Schadsoftware infizierte E-Mails könnten aus Versehen geöffnet werden. Innerhalb kürzester Zeit kann das Unternehmensnetzwerk infiziert werden was im schlimmsten Fall zu enormen Schäden – auch finanzieller Art – führen kann.

Wie kann also ein Unternehmen sichere Digital Workplace-Lösungen innerhalb kürzester Zeit konzipieren und umsetzen? Wie kann dies gemeistert werden, ohne dass die gesamte Organisation ins Chaos gestürzt wird? Wer bereits digital gut aufgestellt war, konnte schneller wieder produktiv werden und auch bleiben. Diejenigen Unternehmen, die die Digitalisierung „verschlafen“ hatten, mussten nun schnell, teilweise sehr überhastet und meist ohne echtes Konzept und durchdachte Prozesse reagieren.

Um auch kurzfristig eine sichere, mobile Zusammenarbeit zu gewährleisten sollten folgende Schritte bedacht werden:

• Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter eine Internetleitung mit ausreichend Bandbreite nutzen können.
• Bieten Sie den Mitarbeitern idealerweise firmeneigene und gut gesicherte Rechner. Sollte dies nicht möglich sein, müssen die privaten Geräte mit den notwendigen Sicherheitsfeatures ausgestattet werden.
• Machen Sie es den kreativen Mitarbeitern so einfach wie möglich und schaffen Sie die notwendigen organisatorischen Rahmenbedingungen, damit sie weiterhin kreativ bleiben können.
• Nutzen Sie Lösungen in der Cloud, die schnell und unkompliziert implementiert werden können.
• Führen Sie Kollaborations-Tools für eine reibungslose Zusammenarbeit ein.
• Gewähren Sie einfachen und sicheren Zugriff auf die notwendigen Daten.

Lösungen, die Arbeitsabläufe beschleunigen und Freiräume für mehr Kreativität schaffen

Wie kann also Technologie dabei helfen, produktiver zu sein, die Teamarbeit zu fördern und in persönlichem Kontakt zu bleiben? Wie können Marketingabteilungen die Workflows verbessern, die gesetzlichen Vorgaben einhalten und exzellente Ergebnisse abliefern. Remote zu arbeiten, bedeutet nämlich nicht zwangsläufig, ins Chaos verfallen zu müssen. Mit guten Tools in der Cloud, wie beispielsweise Extensis Portfolio und den Font Management-Produkten, kann man sofort unterbrechungsfrei und im Team arbeiten. Diese Lösungen sind einfach zu managen und unterstützen die Kreativen bei der täglichen Arbeit.

Wie kann also Extensis mit seinen Lösungen dazu beitragen, Chaos zu vermeiden?

Mit Tools für die Verwaltung und Nutzung von Digital Assets je nach Teamgrößen, nach Projekt und nach Geschäftsanforderungen lässt sich ein maßgeschneidertes Konzept für Remote-Arbeit recht schnell auf die Beine stellen.

• Schnelle Inbetriebnahme der DAM-Lösung durch Cloud-Nutzung
  Wer kurzfristig auf unvorhersehbare Ereignisse – beispielsweise die Covid-19 Pandemie, aber auch Auftragsspitzen – reagieren muss, kann mit Hilfe von Cloud-Lösungen schnell skalieren und auch externe Mitarbeiter einbinden. Transparente Lizenzmodelle unterstützen dabei, jederzeit den Überblick und die Kontrolle über die Budgets zu behalten. 

• Optimale Verwaltung digitaler Dokumentenbestände
  Die Implementierung einer DAM-Lösung ermöglicht es, all die unzähligen digitalen Assets auf einer zentralen Plattform sicher zu speichern, zu verwalten und in den unterschiedlichen Versionen logisch zu organisieren.

• Effizientere Prozesse durch umfangreiche Funktionen
  Je größer die Anzahl digitaler Inhalte wie Fotos, Audiodateien oder Videos, desto größer ist die Gefahr, die schnell benötigten Assets nicht aufzufinden. Wenn die Dateien jedoch mit umfangreichen Metadaten versehen sind, z.B. Version, Freigaben oder Berechtigungen, können sie eindeutig identifiziert und schneller genutzt werden. Funktionen für den direkten Upload in unterschiedliche Tools wie CMS oder E-Commerce-Systeme beschleunigen die Prozesse erheblich.

• Markenkonsistenz und Compliance durch digitale Rechteverwaltung
  Durch die automatisierte Rechteverwaltung kann die Einhaltung von Regularien wie beispielsweise der DSGVO und deren Nachvollziehbarkeit jederzeit gewährleistet werden. Nur aktuelle Versionen der jeweiligen Assets werden genutzt, veraltete Dateien sind nicht mehr zugänglich. Außerdem garantiert dies eine Omni-Channel Markenkonsistenz und erleichtert die globale Markenführung in internationalen Agenturen und Unternehmen über alle Landesgrenzen hinweg.

• Gesteigerte Effizienz für die gesamte Content-Wertschöpfungskette
  Leistungsfähige DAM-Systeme bieten eine medienneutrale Speicherung von Millionen von Dateien und eine automatisierte Ausspielung in die unterschiedlichen Kommunikationskanäle wie Websites, Kataloge oder die Nutzung für Print. Dies beschleunigt die Content-Erstellung, die Freigaben und die Veröffentlichungen sind schnell, übersichtlich, sicher und zuverlässig gesteuert.

• Einfache Kollaboration setzt kreative Energien frei
  Viele Teams verschwenden häufig Zeit bei der Suche nach den passenden Assets und verlieren dadurch an Produktivität. Wer kreativ arbeitet, möchte seine Ideen schnell umsetzen, um sie mit anderen zu teilen und auf Tragfähigkeit zu testen. Unkomplizierte Prozesse und schnelle Kollaboration können die Kreativität beflügeln.

Fazit

Nun, mit etwas Abstand zum partiellen Lockdown in Deutschland und vielen anderen Ländern, halten wir inne und überlegen, wie wir uns in Zukunft besser aufstellen, Prozesse verbessern und sogar das Arbeitsmodell „Homeoffice“ als integralen Bestandteil eines Unternehmens vorantreiben können. Wir bewerten, welche Prozesse tragfähig sind und wie Workflows für alle Beteiligten vereinfacht werden können. Vor allem geht es auch darum, die Kreativen von unnötigen organisatorischen Aufgaben zu entlasten, damit sie sich voll und ganz auf die Erstellung von kreativem Content konzentrieren. Dies ist einer der wichtigsten Aspekte. Wer von organisatorischen Tätigkeiten weitgehend entlastet ist, kann seinen Ideen freien Lauf lassen. Ein wichtiger Punkt dabei ist auch die Tatsache, dass mehr Zeit für persönliche Kontakte – sei es per Telefon oder Video-Tools – bleibt, damit das „Social Distancing“ eher zu einem „Physical Distancing“ wird. Es ist also an der Zeit, Prozesse neu zu überdenken, zu vereinfachen, zu implementieren und dadurch auch mehr Kreativität freizusetzen.

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Über den Autor

Toby Martin ist seit August 2019 der Chief Executive Officer von Extensis. Die Softwarefirma mit Hauptsitz in Portland, Oregon, zählt zu den Marktführern von Asset Management-Lösungen und ist der führende Anbieter von Schriftverwaltungs-Software.

https://www.extensis.com/de-de/

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