Go Agile: Projektteams und Unternehmenskultur mit agilen Werten voranbringen

Ein Gastbeitrag von V. Brennan, Senior Director of Engineering bei Slack

Nichts ist so sicher wie der Wandel: Ständige Veränderung und unvorhergesehene Ereignisse gehören im Projektmanagement zur Tagesordnung. Flexibilität und schnelle Reaktionszeiten sind daher entscheidende Faktoren im Arbeitsalltag. Methoden aus dem agilen Projektmanagement bieten eine Antwort auf die zunehmende Geschwindigkeit, mit der sich Gegebenheiten verändern und Projekte umgesetzt werden müssen. Dieser Beitrag zeigt, was agile Zusammenarbeit ausmacht und wie Slack seine eigene Plattform nutzt, um agile Projekte umzusetzen.

Knapp 20 Jahre ist es bereits her, dass US-Softwareentwickler mit dem Agilen Manifest das Grundgerüst der agilen Bewegung schufen. Trotzdem hat das agile Arbeiten nichts von seiner Gültigkeit verloren. Auch wenn die agilen Methoden ihren Ursprung in der Softwareentwicklung haben, werden sie mittlerweile auch bei Projekten in anderen Unternehmensbereichen eingesetzt. Kein Wunder, denn sie bringen viele Vorteile mit sich. So können sie beispielsweise die Unternehmenskultur stärken und Arbeitsgruppen dabei helfen, schnell und flexibel zu agieren. Damit das agile Arbeiten funktioniert, müssen Projektteams – egal aus welchem Ressort – folgende vier Werte fest im Blick behalten:

1. Faktor Mensch im Fokus

Bei agilen Methoden stehen Individuen sowie deren Interaktionen im Fokus und sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge. Das erscheint einleuchtend – immerhin sind es Menschen, die auf Geschäftsanforderungen reagieren und die Entwicklung von Lösungen und Produkten vorantreiben. Doch was theoretisch plausibel klingt, ist in der Praxis noch längst nicht an der Tagesordnung. Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter:innen konsequent in allgemeine und fachspezifische Prozesse einbinden und darauf achten, dass sie echtes Verständnis dafür entwickeln. Ist das nicht der Fall, konzentrieren sich die Arbeitnehmer:innen womöglich nur stur auf Abläufe und Tools und sind weniger in der Lage, auf Veränderungen und neue Bedürfnisse einzugehen.
Eine hilfreiche Methode dafür ist die Retrospektive. Sie funktioniert wie eine Feedback-Schleife – nur eben nicht nach Abschluss des Prozesses, sondern als eine Art Zwischenfazit. Nach einem gewissen, vorher definierten Zeitraum werden Prozesse und die Zusammenarbeit im Projektteam überprüft. Das Ziel ist, Hürden im Projektablauf oder zwischenmenschliche Konflikte schneller zu erkennen und passende Lösungen zu finden. Retrospektiven bilden einen geschützten Rahmen für ein Team, um ehrliche Erkenntnisse zu gewinnen, Arbeitsfortschritte zu bewerten, Unzufriedenheit offen anzusprechen und im Dialog gemeinsam Maßnahmen zur Verbesserung der Zusammenarbeit zu entwickeln. Kollaborationsplattformen wie Slack bieten eine passende Plattform, um Retrospektiven auch unabhängig von Ort und Zeit durchzuführen. Slack selbst etwa nutzt eigens für Retrospektiven erstellte Channels für virtuelle Notizen, Brainstormings, Diskussionen sowie digitale Umfragen.

2. Funktionalität vor Dokumentation

Agile Zusammenarbeit bedeutet, lösungsorientiert zu denken. Daher fokussiert sie sich auf die Funktionalität von Produkten statt auf die umfassende Dokumentation. Dies bedeutet allerdings nicht, dass die Dokumentation per se abgeschafft wird, sondern zu Gunsten der Agilität in den Hintergrund rückt: Sie sollte alle nötigen Informationen für einen reibungslosen Arbeitsablauf zur Verfügung stellen, jedoch nicht die Kreativität und Inspiration ausbremsen. Denn es liegt in der Natur von Entwicklungsteams, so schnell wie möglich funktionierende Prototypen zu entwerfen und nicht zuvor erst detailliert ihre Abläufe zu dokumentieren.

Um diese Prozesse zu fördern, sind Sprint-Demos ein beliebtes Instrument agiler Teams. In diesen informellen Meetings werden Arbeitsergebnisse, Produktupdates und organisatorische Themen aufgezeigt und besprochen. So lassen sich mögliche Stolpersteine oder fehlende Kompatibilität zu anderen Elementen rechtzeitig erkennen und ausbessern. Im Gegensatz zur Retrospektive, bei der alle Beteiligten gemeinsam die bisherigen Ergebnisse beleuchten und gegebenenfalls Adaptionen hinsichtlich des weiteren Vorgehens vornehmen, sind Demos Präsentationen zum aktuellen Stand. Hierfür ist eine kontinuierliche Kommunikation, kurze Feedback-Schleifen und Vertrauen in die Kolleg:innen notwendig. Durch die sich häufig ändernden Anforderungen bei agilen Teams ist eine erhöhte Frequenz von Absprachen notwendig. Unternehmen können in Kollaborationsplattformen wie Slack einen Ort der Selbstdokumentation finden, in dem ein Großteil dieser Diskussionen und Prozesse direkt abgebildet werden kann. So sind die Projektteams in der Lage sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und ihren Kund:innen schneller einen reellen Mehrwert zu bieten.

3. Enge Zusammenarbeit mit Stakeholdern

In vielen Branchen besteht bei der Entwicklung eines Produkts lediglich zu Beginn, bei der Vertragsverhandlung und am Projektende Kontakt zu den Auftraggeber:innen. Bei agilen Arbeitsweisen hingegen werden Kund:innen als treibende Kraft angesehen und daher von Anfang an in die Produktentwicklung einbezogen. Ein reger Austausch, der auch kreative Zwischenschritte beinhaltet, kann so den Projektfortschritt schneller vorantreiben und bezieht die Wünsche der Kund:innen stärker mit ein. Hier sollten Unternehmen auf eine möglichst unbürokratische Zusammenarbeit setzen, damit etwa kleinteilige Vertragsverhandlungen nicht vom eigentlichen Ziel ablenken. Spezifische Fragen zu Vertragsbedingungen sollten aus diesem Grund in separaten Terminen geregelt werden, die nichts mit dem eigentlichen Produktentwicklungsprozess und der kreativen Zusammenarbeit zu tun haben. Um die Zufriedenheit der Kund:innen zu gewährleisten, arbeitet Slack bei der Produktentwicklung eng mit allen beteiligten Partner:innen zusammen und nutzt die daraus resultierenden schnellen Feedbackschleifen für eine effiziente und zielorientierte Zusammenarbeit. Slack Connect ermöglicht es den Entwicklerteams, sich in gemeinsamen Channels direkt mit Kund:innen und Partner:innen aus anderen Unternehmen auszutauschen. Durch diese enge Vernetzung kann auch über Unternehmensgrenzen hinweg in Echtzeit kommuniziert und ein Projekt zeitoptimiert bearbeitet werden.

4. Flexible Projektplanung

Da die agile Zusammenarbeit sehr schnelllebig ist, müssen auch die Projekte entsprechend schnell aufgesetzt und geplant werden. Zwar werden vorab ebenfalls Ziele definiert und Arbeitsschritte festgelegt, doch agile Projektplanung wird vor allem dafür genutzt, um durch eine flexible und schnelle Anpassung (auch Pivot genannt) aus neuen Anforderungen jederzeit neue Maßnahmen zu entwickeln und so den größten Mehrwert für das zu entwickelnde Produkt zu generieren. Statt sich also nur auf die Erstellung einer Roadmap und das Festlegen von Deadlines zu konzentrieren, werden bei agilen Methoden zusätzliche Faktoren wie etwa Teamkapazitäten oder technische Voraussetzungen mitgedacht und bewertet. Herausforderungen wie Ressourcen-Engpässe können so schnell identifiziert und die Zuständigkeiten einzelner Bereiche bei Bedarf angepasst werden. Um ein Pivot-orientiertes Projektmanagement im Arbeitsalltag umzusetzen, nutzt Slack vermehrt die eigene Funktion Slack Huddles: ein Audio-basiertes Kommunikationstool. Mit Huddles können Mitarbeiter:innen schnell in Gespräche ein- und aussteigen, wodurch organisatorisch aufwendige und starre Meetings überflüssig werden. Produktmanager:innen, Ingenieur:innen und Führungskräfte können sich zudem schnell über Fortschritte austauschen, Pläne anpassen oder sich gegenseitig unterstützen.

Der individuelle Mix ist entscheidend

Kein Unternehmen und kein Projektteam ist wie das andere. Daher gibt es letztendlich keinen allgemeingültigen Fahrplan für einen Projekterfolg. Die Lösung ist vielmehr eine individuelle Mischung agiler Methoden. Wichtig ist vor allem, dass Unternehmen die Unterschiede ihrer einzelnen Mitarbeitenden und Projektteams wertschätzen und diese Vielfalt für den bestmöglichen Output nutzen, statt alle Beteiligten in das gleiche, enge Korsett aus Vorgaben und Prozessen zu zwängen. Entscheidend bei der agilen Zusammenarbeit sind nicht die Prozesse, sondern dass die Teams es verinnerlichen, jederzeit schnell und flexibel auf Veränderungen zu reagieren statt starr an Abläufen und Prinzipien festzuhalten. Technische Hilfsmittel wie die passende Kollaborationsplattform als zentraler Ort der Zusammenarbeit können dabei helfen, eine agile Unternehmenskultur zu entwickeln und zu fördern.

---