GetMyInvoices – mehr als ein Turbo fürs Belegmanagement

Deutsche Unternehmen, auch aus dem Mittelstand, erreichen bei der Digitalisierung ihres Finanz- und Rechnungswesens deutliche Fortschritte. Dies ist ein Ergebnis der Studie „Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen 2019“ der Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft PricewaterhouseCoopers (PwC). Doch es gibt noch viel „Luft nach oben“, wie die Software GetMyInvoices zeigt.

Obwohl intelligente Technologie großes Optimierungspotenzial bietet, ist in vielen mittelständischen Unternehmen insbesondere das Management von Rechnungen, Quittungen und weiteren Dokumenten ein Kampf an mehreren Fronten. Die Mitarbeiter in der Buchhaltung sehen sich einer Belegflut aus zunehmend mehr Quellen gegenüber: Denn die Dokumente treffen nicht nur per Post, sondern auch digital über verschiedene E-Mail-Postfächer ein, müssen mühsam aus Kundenportalen abgerufen oder sogar separat angefordert werden. Sie zeitnah zusammenzutragen und in die benötigte Software – unter anderem zur Buchhaltung sowie zur Archivierung – zu übertragen, nimmt viel Zeit in Anspruch. Außerdem sind derartige Prozesse stark fehlerbehaftet, da Medienbrüche entstehen und Belege vergessen werden. Zusätzlich verzögert sich die Durchlaufzeit von Rechnungen und Abrechnungen oft so lange, dass an Vorteile wie Skonti nicht mehr zu denken ist.

Rechnungen automatisch zusammentragen

Mehr als die Hälfte der Unternehmen verzichtet PwC zufolge noch auf Künstliche Intelligenz, beispielsweise für das Auslesen von Rechnungen und Belegen zur Weiterverarbeitung. Dabei liegt in diesem Bereich enormes Potenzial, wie GetMyInvoices verdeutlicht. Konkret trägt GetMyInvoices Belege aus verschiedenen Quellen automatisch zusammen. Nach einmaligem Hinterlegen der Zugangsdaten lädt die Lösung Dokumente aus mehr als 5.000 Online-Portalen herunter und speichert sie in einer zentralen Belegverwaltung in der Cloud. Die Spanne reicht von der Telefonrechnung über Versicherungsbescheide bis hin zu Kontoauszügen.

Außerdem lassen sich mit ihr E-Mail-Postfächer überwachen. Sobald eine Rechnung eingeht, wird diese automatisch erkannt und ebenfalls heruntergeladen. Darüber hinaus können Anwender diverse Drittlösungen wie Cloudspeicher und Rechnungserstellungstools mit GetMyInvoices verbinden, sodass auch in diesen Lösungen gespeicherte Dokumente ohne manuellen Aufwand in die zentrale Belegverwaltung gelangen. Nicht zuletzt ist es möglich, per App mit dem Smartphone gescannte Belege zu der Rechnungsmanagementlösung hochzuladen. Sobald die Belege digital vorliegen, können die Originale aus Papier vernichtet werden. Das ist das Ende der Zettelwirtschaft, zum Beispiel für Außendienstmitarbeiter. Außerdem sind ihre Belege unmittelbar in den zuständigen Abteilungen in der Unternehmenszentrale verfügbar.

Zentrale Belegverwaltung und Synchronisation

Dadurch, dass sämtliche Dokumente zentral und sicher in der Cloud gespeichert sind, können die berechtigten Mitarbeiter von überall darauf zugreifen. Dafür müssen sie keine Software installieren, sondern benötigen nur ihren Webbrowser. Nach dem Einloggen gewährt ihnen ein intuitives Backend Zugriff auf ihre Dokumente. Aus diesen werden relevante Informationen wie Rechnungsdatum, Rechnungsnummer sowie Rechnungsbetrag automatisch ausgelesen. Dafür werden Standardformate wie ZUGFeRD und XRechnung unterstützt. Über eine OCR lassen sich Rechnungsinformationen auslesen, die dann Mitarbeiter prüfen und bei Bedarf korrigieren können. Außerdem haben sie die Möglichkeit, die Dokumente mit Tags zu versehen, sodass sie diese jederzeit ohne Aufwand wiederfinden.

Nicht zuletzt können sie die Belege für die Verbuchung, Zahlung und/oder die Synchronisierung mit anderen Lösungen freigeben. Dazu zählen verschiedene Buchhaltungslösungen wie lexoffice und DATEV Unternehmen online. Auf diese Weise können die Belege nicht nur automatisch in die Buchhaltungsabteilung übertragen werden, sondern auch an den Steuerberater. Ebenso ist es möglich, Belege in Dokumentenmanagementsysteme wie ecoDMS oder CRM-Lösungen einschließlich Salesforce zu übertragen.

Bei Unterstützung durch die jeweilige Schnittstelle werden die extrahierten Informationen mit übergeben. Die Daten lassen sich dann zum automatisierten Abgleich mit Kontoauszügen oder Bestellungen nutzen bzw. direkt verbuchen. Das zeitaufwendige und fehlerbehaftete Abtippen von Rechnungsnummern, -beträgen usw. gehört der Vergangenheit an. Stattdessen können je nach Workflow die unterschiedlichsten dokumentengebundenen Prozesse im Unternehmen automatisiert werden.

Individuelle Einsatzszenarien

Die Spanne beginnt beim beschriebenen Rechnungsmanagement und endet mit einer revisionssicheren Archivierung von Dokumenten. Dabei sind an jedem Dokument sämtliche Aktionen jederzeit nachvollziehbar. Auch ein Buchprüfer kann über eine solche Rechnungsmanagement-Lösung Zugang zu den Belegen erhalten. Ein anderer Anwendungsfall ist das Reisekostenmanagement. Dabei können Mitarbeiter ihre Abrechnungen direkt mit der Buchhaltung teilen, was eine umgehende Kostenerstattung erlaubt. Wenn es eine Frage gibt, dann können sich die Kollegen direkt über die integrierte Chat-Funktion am Beleg bzw. der dazugehörigen Transaktion austauschen.

Die Vorteile: Rechnungen werden schneller bezahlt. Dies führt – je nach Anwendungsfall – nicht nur zu weniger Bearbeitungszeit und -kosten, sondern auch zu mehr Mitarbeiterzufriedenheit oder dazu, dass Vorteile wie Skonti ausgeschöpft werden können. Des Weiteren haben die Mitarbeiter mehr Zeit für ihre Kernaufgaben zur Verfügung, da das lästige Zusammentragen sowie Abtippen von Belegen passé sind. Ein weiterer Nutzen: Es entstehen weniger Fehler, zum Beispiel durch die Übertragung oder das Vergessen von Belegen, sodass sich die Qualität der Daten verbessert. Und bessere – aktuelle – Daten wiederum sind eine fundierte Grundlage für unternehmerische Entscheidungen.

www.getmyinvoices.com

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