E-Rechnungspflicht für die Einführung eines DMS nutzen
Die Schonfrist zur Einführung der E-Rechnungspflicht läuft allmählich aus. Schon seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen empfangen können. Aufgrund der vom Gesetzgeber eingeräumten Übergangszeit hielt sich die Menge der E-Rechnungen bislang jedoch in Grenzen. Das wird sich mit Ablauf des Jahres 2026 ändern und mittelständische Unternehmen werden zunehmend E-Rechnungen erhalten. Denn ab dem 1. Januar 2027 sind nämlich Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtet, elektronische Rechnungen zu versenden. Daher werden auch mittelständische Unternehmen zunehmend E-Rechnungen erhalten.
„Das mag sich zunächst nach einem weit entfernten Datum anhören, doch sollte der zeitliche Aufwand für die Umgestaltung der Prozesse zum Empfang und zur Verarbeitung von E-Rechnungen nicht unterschätzt werden“, erklärt Benedikt Weber, CEO der ecoDMS GmbH. „Unternehmen, die bereits jetzt mit der strategischen Umsetzung beginnen, können den Aufwand zeitlich verteilen und vor allem frühzeitig von effizienteren Abläufen profitieren.“
„Es wichtig, papierbasierte Prozesse nicht einfach 1 : 1 digital abzubilden, sondern Abläufe grundsätzlich zu überdenken und zu optimieren.“, betont Benedikt Weber.
Handlungsempfehlungen für den Empfang von E-Rechnungen
Damit Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können, sind einige organisatorische und technische Vorkehrungen erforderlich. Dazu gehört insbesondere,
- ein zentrales E-Mail-Postfach wie Rechnungen@… einzurichten, sofern dieses noch nicht vorhanden ist,
- die Mitarbeitenden auf den Umgang mit E-Rechnungen bzw. deren Formaten vorzubereiten und sie entsprechend zu schulen,
- zu gewährleisten, dass XML-Datensätze in einer PDF-Datei visualisiert werden können, um sie formal und inhaltlich zu prüfen,
- die Prozesskette vom Rechnungseingang über Prüfung, Freigabe und Zahlung bis hin zur Archivierung anzupassen und
- sicherzustellen, dass E-Rechnungen über den gesetzlich festgelegten Zeitraum revisionssicher elektronisch archiviert werden können. Denn die GoBD schreiben vor, „dass aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen, die im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen sind, auch in dieser Form aufzubewahren sind und nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden dürfen“. Das alleinige Archivieren von Ausdrucken elektronisch ausgestellter bzw. empfangener Rechnungen ist daher unzulässig und kann im schlimmsten Fall bei Betriebsprüfungen zur Nichtanerkennung führen.
E-Rechnungspflicht: Herausforderung – aber auch Chance!
Viele mittelständische Unternehmen sehen im Umstieg auf E-Rechnungen noch ein lästiges Übel und unterschätzen das Automatisierungspotenzial. Tatsächlich ist dieses erheblich, denn E-Rechnungen enthalten die Daten im strukturierten XML-Format: entweder als XRechnung oder als ZUGFeRD-Datei, deren XML-Datensatz in ein PDF eingebettet ist. Diese Formate sind maschinell auslesbar und das fehleranfällige Abtippen buchungsrelevanter Daten entfällt.
Zu den wichtigsten Vorteilen zählen weiterhin schnellere Verarbeitungsprozesse und digitale Durchgängigkeit, die sowohl die interne Kontrolle als auch die revisionssichere Archivierung erleichtert. Zudem stärkt die E-Rechnung die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern und Steuerberatern, da standardisierte Datenformate für mehr Transparenz und Automatisierung sorgen. „In diesem Zusammenhang ist es wichtig, papierbasierte Prozesse nicht einfach 1 : 1 digital abzubilden, sondern Abläufe grundsätzlich zu überdenken und zu optimieren. Unternehmen, die frühzeitig klare Schnittstellen, automatisierte Workflows und ein sauberes Datenmanagement aufbauen, sind langfristig deutlich effizienter aufgestellt“, betont Benedikt Weber.
E-Rechnung als Digitalisierungstreiber nutzen
Die sich ausweitende E-Rechnungspflicht bietet eine aktuelle Gelegenheit, interne Abläufe zu verbessern. Anstatt sich Anfang 2027 mit provisorischen Lösungen zu behelfen, sollten mittelständische Unternehmen jetzt in nachhaltige und skalierbare Systeme investieren und die E-Rechnung als echten Digitalisierungstreiber begreifen. „Mit einem leistungsfähigen Dokumentenmanagementsystem (DMS) und der konsequenten Nutzung standardisierter Formate lässt sich dies erfolgreich umsetzen. So werden schnell erste Erfolge sichtbar und der Return on Investment (ROI) stellt sich innerhalb kurzer Zeit ein. Das Ergebnis sind effizientere Prozesse, geringere Kosten und messbare Wettbewerbsvorteile“, so Benedikt Weber abschließend.
