„Digitale Transformation durch Videokonferenz und Collaboration Tools“

Die TREND REPORT-Redaktion im Gespräch mit Dr. Fritjof Lemân, Geschäftsführer bei Vistafon und Dr. Dirk Fischer, Head of Business Development & Consulting zu innovativen Arbeitsplatztechnologien.

Welche technologischen Trends bestimmen die Zusammenarbeit von morgen?
Dr. Lemân: Der Arbeitsplatz der Zukunft wird durch drei Trends beeinflusst: Durch den Globalisierungstrend arbeiten Unternehmen zunehmend standortübergreifend. Dies erfordert die Einführung professioneller Videokonferenzlösungen. Der Metropoltrend, d. h. die steigende Konzentration von Arbeitsplätzen in deutschen Großstädten, führt zu erhöhtem Pendlerstress. Die Arbeit im Home Office mit Desktop-Videokonferenzsystemen wird wichtiger. Schließlich ersetzt der Trend zu agiler Zusammenarbeit zunehmend klassische Kommunikationsformen wie E-Mail und Telefon durch video- und telefoniefähige Team Messengers für PCs, Notebooks und Smartphones.

Welche Herausforderungen ergeben sich durch diese Trends für Unternehmen?
Dr. Fischer: Unternehmen brauchen technische Lösungen, die auf Prozess-, Mitarbeiter- und Produktebene passen. So muss eine Videokonferenzlösung nicht nur unternehmensintern funktionieren, sondern auch Calls mit Geschäftspartnern oder Kunden ermöglichen. Bei klassischen Lösungen geht in vielen Meetings unnötig Zeit verloren, bis sich alle Teilnehmer verbinden und eine Präsentation geteilt werden kann. Eine gute Lösung muss für alle Nutzer intuitiv zu bedienen sein und reibungslos funktionieren. Auch darf die Qualität der Zusammenarbeit nicht durch Faktoren wie schlechte Audioqualität in den Meetingräumen beeinträchtigt werden. Eine hervorragende Verbindungsqualität und der Schutz der Daten müssen gewährleistet werden. Videokonferenz-Tools, wie sie im privaten Gebrauch üblich sind, oder nutzerunfreundliche Business Lösungen haben im professionellen Bereich keinen Platz.

Wie können sich Unternehmen auf diese Herausforderungen vorbereiten?
Dr. Lemân: Unternehmen müssen analysieren, in welchen erfolgskritischen Prozessen Videokonferenz und Collaboration Tools geeignet sind und ob diese den Anforderungen der Mitarbeiter entsprechen. Auf dieser Basis müssen Lösungskonzepte entwickelt und in den Arbeitsalltag integriert werden. Hierbei muss sichergestellt werden, dass die technischen Lösungen auch zum Unternehmen passen und spürbare Vorteile bringen.

Wie kann ein Lösungskonzept für den Arbeitsplatz der Zukunft beispielhaft aussehen?
Dr. Fischer: Wenn ein Unternehmen danach strebt, standort- und endgeräteübergreifend eine agile Zusammenarbeit zu ermöglichen, wäre z. B. eine Lösung von Starleaf passend. Diese umfasst sowohl Videokonferenzsysteme als auch einen Team Messenger für alle Endgeräte. Somit können Mitarbeiter von jedem Gerät aus nahtlos zusammenarbeiten. Die Lösung ist zudem kompatibel mit bestehenden Tools wie Office 365 oder Skype-for-Business sowie den Videokonferenzlösungen anderer Hersteller. Somit kann das Bewährte mit dem Neuen kombiniert werden. Die konkrete Lösung hängt immer von den spezifischen Anforderungen ab.

Was sind die größten Chancen der digitalen Transformation des Arbeitsplatzes?
Dr. Lemân: In den Fachmedien wird die Digitalisierung des Arbeitsplatzes zurecht als industrielle Revolution des 21. Jahrhunderts bezeichnet. Sie ist der Weg zu gesteigerter Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit – und letztendlich zum Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit. Jedoch ist Digitalisierung kein Selbstzweck. Sie erfordert den Spagat zwischen dem was technisch möglich ist und dem was in Bezug auf Prozesse und Mitarbeiter sinnvoll ist.