Der CIO setzt den Trend
Die erweiterten Aufgabenfelder des CIO
Die Rolle des Chief Information Officer (CIO) hat sich in den vergangenen zehn Jahren erheblich gewandelt. Heute ist der CIO nicht mehr ausschließlich im Backoffice tätig. Stattdessen arbeiten CIOs in der ersten Reihe und sind damit betraut, die digitale Strategie der Unternehmen voranzubringen.
Die zunehmende Etablierung digitaler und mobiler Technologien hat dazu geführt, dass technisches Know-how heute nicht mehr nur ein wünschenswertes Extra ist, sondern quasi unverzichtbar. Noch vor kurzem wurde die IT-Abteilung als reiner Backoffice-Bereich angesehen. Mittlerweile spielen die CIOs rund um die Realisierung der digitalen Transformation eine entscheidende Rolle.
Da der Faktor Technologie in Unternehmen weltweit immer wichtiger wird, hat sich die Schwerpunktaufgabe der IT-Abteilungen vom Kostensparen zum Geldverdienen verlagert. Gemäß der Harvey Nash CIO-Umfrage von 2016 haben in den Unternehmen inzwischen diejenigen IT-Projekte, die Erträge generieren (63 Prozent), Vorrang vor solchen Projekten, die „nur“ Kosten sparen (37 Prozent). Diese Verlagerung der Prioritäten bringt es mit sich, dass die CIOs zunehmend Führungspositionen auf Vorstandsebene übernehmen. Nach der oben genannten CIO-Umfrage von Harvey Nash hat der Anteil der CIOs, die einen Sitz im Vorstand oder in einem anderen Führungsgremium auf hoher Ebene innehaben, den höchsten Stand seit 11 Jahren erreicht. Dies zeigt, dass die Aufgabe des CIO nicht mehr nur darin besteht, die Technologie am Laufen zu halten, sondern darin, das Wachstum durch Innovation voranzutreiben.
Wegbereiter für Digitalisierungsstrategien
Innovation ist heute immer öfter gleichbedeutend mit der Einführung bzw. Etablierung einer neuen Technologie. Nach Marktforschungsergebnissen von Insight Enterprises wollen 48 Prozent aller Unternehmen ihr IT-Budget im kommenden Jahr erhöhen, und nur 6 Prozent der Unternehmen sehen geringere Ausgabe als im Vorjahr vor. Mittelgroße Unternehmen bauen ihre Technologie-Ausgaben besonders stark aus: 60 Prozent wollen ihr Budget um durchschnittlich 17 Prozent erhöhen. Diese zunehmenden Investitionen zeigen, dass die IT-Strategien nicht mehr nur darauf ausgelegt sind, den Betrieb der Systeme zu gewährleisten. Stattdessen zielen sie zunehmend auf die Generierung von wirtschaftlichem Nutzen ab sowie auf die optimale Nutzung des Know-hows der IT-Abteilung, um die technischen Veränderungen im gesamten Unternehmen zu meistern.
Und dieser Ansatz zeigt Ergebnisse. Eine Umfrage von IDG Research unter mehr als 260 IT-Managern in großen Unternehmen hat die folgenden Problemstellungen bei der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen ergeben:
• erhöhte Produktivität (87 Prozent);
• fundiertere Entscheidungsfindung (83 Prozent),
• bessere Abstimmung zwischen Mitarbeitern (82 Prozent),
• erhöhte Endbenutzer-Zufriedenheit (80 Prozent) und
• reduzierte Kosten (75 Prozent).
Dies ergibt Sinn, speziell wenn man bedenkt, dass alle heutigen Standard-Geschäftspraktiken in den Bereichen Mobilität, Social Media, Analytik und CRM eine starke Führung durch die IT-Abteilung erfordern. Nur so können mit Hilfe dieser Praktiken optimale Resultate erzielt werden. In einem von schnellen Veränderungen geprägten Umfeld hat die IT-Abteilung rund um das Thema digitale Transformation längst die Führungsrolle übernommen und unterstützt das eigene Unternehmen im Rahmen der Optimierung des modernen Büros erheblich dabei, die betrieblichen Abläufe und die Effizienz zu verbessern.
DMS: Effizienz-Hebel für die Digitalisierung
Ein Bereich, der oft übersehen wird, in dem aber die IT-Abteilungen große Vorteile erzielen können, ist das Dokumentenmanagement. Gemäß Harvey Nash haben effiziente betriebliche Abläufe für die CIOs nach wie vor die höchste Priorität (61,2 Prozent). Angesichts der exponentiellen Zunahme von digitalem Content wird damit gerechnet, dass der Gesamtumfang des Content im Jahr 2020 44-mal höher ist als 2009 (Angaben von CSC). Dies bedeutet, dass ein effizienter Workflow – und damit auch ein effektives Dokumentenmanagement – heute wichtiger denn je sind.
Im durchschnittlichen Büro werden die meisten Dokumente immer noch von Hand bearbeitet. Dies ist kostspielig und zeitraubend. Nach Angaben von IDC verbringt der typische „Wissensarbeiter“ etwa 2,5 Stunden pro Tag oder etwa 30 Prozent seines Arbeitstages mit der Suche nach Informationen. Dies kostet die Unternehmen fast ein Drittel eines Mitarbeitergehaltes pro Jahr. Und nach Schätzung von IDC werden ca. 35 bis 50 Prozent der Informationen eines Unternehmens nicht zentral indiziert, wodurch sie nicht leicht zu finden sind.
Verständlicherweise suchen Unternehmen überall auf der Welt nach Möglichkeiten, um diese Kosten zu reduzieren. Mit zunehmender Regulierung müssen die Unternehmen immer mehr Nachweise führen – und dies bedeutet, dass auch immer mehr Dokumente gescannt und archiviert werden müssen. Die IT-Abteilungen der Unternehmen können in diesem Bereich eine Vorreiterrolle einnehmen: Indem sie den wachsenden Bedarf an effizienten Dokumentenmanagementsystemen erfüllen, können sie erheblich dazu beitragen, dass administrative Kosten gespart werden.
Effizienter Helfer
Eine zunehmend beliebte technische Lösung ist AccuRead Automate von Lexmark. Wenn ein Mitarbeiter eine Seite einscannt, extrahiert die Software die wesentlichen Schlüsselinformationen von der Seite, indiziert automatisch die Datei, leitet die erfassten Daten an vordefinierte Bestimmungsdateien oder E-Mail-Adressen weiter und stellt sie für nachgelagerte Geschäftsanwendungen bereit. Insgesamt können solche Tools den Unternehmen Zeit und unnötige Kosten sparen.
Mehr als jemals zuvor sind die heutigen IT-Abteilungen in einer optimalen Position, um die Tools zu bestimmen, mit denen die Unternehmen ihre Prozesse straffen. Dies gilt besonders für Firmen, die expandieren und einen reibungslosen Informationsfluss benötigen. Auch waren IT-Abteilungen noch nie so gut aufgestellt, die Arbeitsprozesse der Zukunft zu erkennen und die Strategien mit aufzubauen, auf deren Basis die Angestellten stärker motiviert werden und daher effektiver arbeiten können.
Weitere Informationen:
Aufmacherbild / Lizenz / Quelle
