BPO: Qualität in der Buchhaltung
Im Gespräch mit der TREND-REPORT-Redaktion erläutert Lars Heucke, CEO bei nexnet, wie durch Automatisierung digitale Transaktionsvorgänge vereinfacht werden können.
Im Zeitalter von Industrie 4.0 leben Produkte und Lösungen in und von ihrem digitalen Ökosystem. Das bedeutet, Services rund um das Produkt werden durch das IoT in Zukunft immer wichtiger. Die Subscription-Economy mit ihren digitalen Online-Strategien und Shops ist auf dem Vormarsch. Massenbuchungen in Form von Kleinstbeträgen sowie die angegliederten Payment- und Clearing-Services brauchen Raum. Zusätzlich benötigt die tägliche Buchhaltung Aufmerksamkeit, damit am Ende des Monats die Zahlen stimmen. In diesem Kontext nahm unser Gespräch mit Lars Heucke Fahrt auf: „Neue Start-ups mittlerer Größe erreichen irgendwann eine Transaktionszahl, mit der sie nicht mehr zurechtkommen, bei der ihnen die Buchhaltung, salopp gesprochen, um die Ohren fliegt.“ Er fährt fort: „Dabei geht es nicht nur um den Payment-Vorgang, der allein schon eine große Herausforderung ist. Charge-back, Stornierungen, Gutschriften, Vouchers etc. schaffen eine zusätzliche Komplexität die nur schwer in den Griff zu bekommen ist.“
Auch Global Player sind gebunden an internationale Standards und Richtlinien und müssen zum Beispiel die SOX-Compliance in der Unternehmenskultur fest verankern. Lars Heucke betonte in diesem Kontext: „Wir bauen zum Beispiel auch für Dax-Unternehmen ein internes Kontrollsystem samt Monitoring und Dokumentation auf. Einmal im Jahr kommt dann der Wirtschaftsprüfer für zwei Wochen zu uns und prüft intensiv.“
Lars Heucke: „Wir prüfen alle Einnahmen der angeschlossenen PSPs und damit die Auszahlung an unsere Kunden.“
Im Hinblick darauf bietet die nexnet mit ihrer Erfahrung im „Business Process Outsourcing“ (BPO) das nötige Know-how und hält Prozesse vor, die Massen von Transaktionen zu erledigen. Das SAP R3 Modul FI/CA wurde durch die ständige Weiterentwicklung zu einer kompatiblen Lösung ausgebaut, die auch geforderte Schnittstellen wie z. B. die REST-API bedient. Hierzu dockt sich die Lösung an das Backend oder die Shopsysteme der Kunden an. „Jeden bezahlten Kaufvorgang“, so Heucke, „buchen wir damit zeitgleich in unsere SAP-Systeme.“ Heucke fährt fort: „Über unsere Standardlösung aus der Cloud erhalten wir zuerst die Umsatzbuchungen und bekommen dann die sog. Settlement-Informationen von den „Payment Service Providern“ (PSPs). „Mittlerweile haben wir fast 40 PSPs angeschlossen und erhalten die Informationen gleich online oder über entsprechende Schnittstellen der PSPs. Wir buchen dann die Settlements gleich mit, damit wir sehen, wie groß die Forderungen sind und prüfen die Einnahmen von den PSPs und damit die Auszahlung an unsere Kunden.“
Ein weiterer Vorteil des BPO-Ansatzes der nexnet liegt in der Verantwortungsübernahme monatlicher Abschlüsse und Buchhaltungsauswertungen. Dazu führt Heucke aus: „Sind Fehler in den Daten enthalten, dann müssen wir diese, nach Rücksprache mit dem Kunden, so bereinigen, dass der Monatsabschluss wirklich passt, erklärbar ist und abgenommen werden kann, er also mit dem Reporting alles ausweist was notwendig ist.“
