Abstimmen per App

Die Gründerinnen von MVCon InnovationLab GmbH, Katrin Pape und Julia Janning, zeigen im Interview gemeinsam auf, wie Abstimmungsprozesse für die „Arbeitswelt 4.0“ mit schlauer Software realisiert werden könnten.

 

Frau Pape, welchen Herausforderungen müssen sich Arbeitgeber im Kontext der Digitalisierung stellen?

Für die Arbeitgeber ergibt sich ein Spagat gleich an mehreren Stellen. Einerseits müssen sie qualifiziertes Stammpersonal binden, andererseits aber auch neue Mitarbeiter gewinnen. Das Spannungsfeld verläuft also zwischen den Interessen der Generation Y und Mitarbeitern 50+. Hinzu kommen immer individuellere und kurzfristigere Kundenwünsche, die eine permanente Herausforderung an die Wettbewerbsfähigkeit darstellen. Einfach Überstunden anordnen und gut bezahlen, reicht nicht mehr. Die Vereinbarkeit von Arbeit & Familie, Freizeit, Ehrenamt oder Pflege bestimmen heute die betriebliche Perspektive zur Work-Life Balance.

Und wie plant man die neue „Arbeitswelt 4.0“?

Arbeit 4.0 ist zeitlich flexibel, individuell und interaktiv! Dass das nur mit digitaler Unterstützung geht, sieht man u. a. daran, dass Mitarbeiter teilweise ihre Smartphones mit privaten WhatsApp-Gruppen nutzen, um den Alltag der Ad-hoc Personalplanung zu organisieren. Diese Schatten-Prozesse führen aber ungewollt dazu, das die unternehmerischen Belange, Betriebsvereinbarungen und HR-Strukturen unterwandert werden. Das ist weder im Interesse der Arbeitnehmer, noch der Arbeitgeber. Arbeit 4.0 braucht einen Rahmen, in dem sich alle Beteiligten flexibel bewegen können und selbstorganisierte Abstimmungsprozesse stattfinden – allerdings nachvollziehbar und gesetzeskonform. Mit Vote2Work® haben wir eine digitale Alternative als App für genau diese Herausforderungen entwickelt.

Frau Janning, wie gelingt die Anpassung an die deutlich stärkeren volatilen Bedarfe & Prozesse im Kontext von „New Work“?

„New Work“ steht häufig für selbstbestimmtes, flexibles Arbeiten. In vielen Bereichen der Produktion, Logistik, dem Service braucht es aber die koordinierte Anwesenheit von Mitarbeitern in der richtigen Qualifikation und Anzahl zur richtigen Zeit, sonst kommt der Prozess ins Stocken. Das Aufbrechen starrer Schichtmodelle und bedarfsgerechtes Planen in Einsätzen führt allerdings zu mehr Flexibilität – auch für die Mitarbeiter! Die Etablierung kurzfristiger und digitalisierter Abstimmungsprozesse unterstützt flexibles Arbeiten zusätzlich und ermöglicht, alle Mitarbeiter im Bedarfsfall orts- und zeitunabhängig zu erreichen. Die Mitarbeiter können dann selber entscheiden, wie sie auf die Anfrage reagieren. Vote2Work® als Instrument für die kurzfristige Planung führt dabei alle Informationen transparent zusammen.

Wie macht man Produktionsarbeit langfristig attraktiv?

Was bei vielen Angestellten im Büro selbstverständlich ist – familienfreundliche, flexible Arbeitsformen – ist in der Produktion noch weitgehend unvorstellbar. Das macht Produktionsarbeit zunehmend unattraktiv. Um das zu ändern braucht es aber ein radikales Umdenken in den Produktionsabläufen und Organisationsstrukturen. Das es geht zeigt Audi, indem es das seit über 100 Jahren etablierte Fließband abschaffen will. Warum dann nicht auch starre Anwesenheitsmodelle gleich mit abschaffen?

Wie unterstützen Sie Ihre Kunden bei der Einführung neuer Arbeitszeitmodelle?

Katrin Pape: Mit der Flexibilisierung der Arbeitswelt wird es notwendig auch etablierte Arbeitszeitmodelle zu hinterfragen. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass wir zwar mit unserer App, Mitarbeiter flexibler steuern können, aber wenn es absolut an Personal fehlt, kann auch die App keine Mitarbeiter „backen“. Die Unternehmen müssen sich also begleitend Gedanken machen, ob die Zeitkonten ausreichend groß dimensioniert sind, um die Volatilität auch „atmen“ zu können, „Flex-Pools“ vorhanden sind oder die Breite der Qualifikationen der Mitarbeiter ausgebaut werden muss.

Julia Janning: Genau. Wenn wir an diesem Punkt großen Handlungsbedarf identifizieren, holen wir in Einzelfällen die Experten vom Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation mit hinzu.

Welche Vorteile bringt Ihre Lösung im „War for Talents“?

Katrin Pape: Es sind oft die kleinen Dinge, die den entscheidenden Unterschied ausmachen. Wenn ich im Sportverein berichten kann, dass ich feste „Frei“-Blocker fürs Training setzen kann oder in der Familie meinem Partner zeige, ich habe ein Mitspracherecht wann und ob ich eingeplant werde, um Beruf und Familie unter einen Hut zu bekommen, dann bin ich auf Augenhöhe mit dem Arbeitgeber. Zeitautonomie, schnelle Interaktion mit den Kollegen, Mitbestimmung mit modernen Social Media Methoden wie ich sie aus dem privaten Umfeld kenne und nachvollziehbare Entscheidungen – So wird der digitale Wandel in der Arbeitswelt positiv für die Mitarbeiter erlebbar. Wie lassen sich externe Mitarbeiter einbinden?

Julia Janning: Die Einbindung externer Mitarbeiter wie Studenten, Saisonkräfte oder Teilzeitmitarbeiter ist ganz einfach. Sie werden wie jeder andere Mitarbeiter mit einem eigenen User-Profil eingebunden und erhalten genauso ihre persönlichen Zugangsdaten zur App. Anfragen erhalten Sie entsprechend ihrem Profil.

Katrin Pape: Das bedeutet im Alltag, nur für Einsätze, die nicht zur Überschreitung vereinbarter Stundenkonten führen oder von dem Mitarbeiter eingestellte Blocker (freie Tage) tangieren.

Julia Janning: Andersherum kann der externe Mitarbeiter auch Zeiten proaktiv über die App anbieten, an denen er gern arbeiten würde. Vote2Work® fasst im Hintergrund alle Informationen zusammen und koordiniert die Prozesse. So haben alle Beteiligten jederzeit Transparenz und einen maximalen Nutzen ohne großen Kommunikationsaufwand.

Wie können Sie in diesem Kontext die Gesetzeskonformität sicherstellen?

Katrin Pape: In bestehenden Prozessen, ist die Einhaltung der gesetzlichen Regelungen oder Betriebsvereinbarungen im hektischen Alltag oft problematisch. Schnell können mal Ruhezeiten, die Arbeitszeit am Stück oder Zeitkonten verletzt werden. Kern unserer Lösung ist ein smartes Regelwerk, welches die verschiedenen Faktoren vor jeder Anfrage berücksichtigt. Damit werden nur Mitarbeiter vorgeschlagen, die den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Für den Planer eine große Erleichterung und Gewinn an Sicherheit für den Arbeitgeber, da kein Unternehmen durch Verstöße auffällig werden möchte und zusätzlich empfindlichen Strafen drohen.

Katrin Pape

Inwieweit hilft Ihre Lösung bei der Mitbestimmung für Mitarbeiter?

Katrin Pape: Die Mitarbeiter sind bisher in die Prozesse rund um die Mehrarbeit, meist nur informativ einbezogen. Häufig erfolgt die Besetzung von Zusatzschichten auch nach dem Prinzip, wer sich als erstes meldet, ist dabei oder Besetzungen werden untereinander „ausgeklüngelt“. Mit unserer App werden alle geeigneten Mitarbeiter parallel angefragt und vor allem auch erreicht. Diese können dann bis zum Ablauf einer gesetzten Frist zu- oder absagen – ganz egal, ob sie gerade am schwarzen Brett stehen oder von unterwegs oder zu Hause die Information abrufen.

Julia Janning: Aus Sicht der Mitbestimmung hat aber auch der Betriebsrat ein Genehmigungsrecht und muss beispielsweise einer Mehrarbeit zustimmen. Das führt zu zusätzlichen Abstimmungsprozessen und Zeitverzögerungen im Planungsalltag. Vote2Work® sieht deshalb auch einen direkten digitalen Genehmigungsprozess mit dem Betriebsrat vor.

Welche Wertschätzung erfahren Mitarbeiter, deren Unternehmen Ihre Lösung zum Einsatz bringen?

Julia Janning: Echte Wertschätzung ist in der neuen Arbeitswelt ein wichtiger Faktor. Gerade wenn die Unternehmen mit Blick auf mehr Flexibilität mehr fordern, müssen sie Transparenz schaffen und etwas zurückgeben. Mit der Möglichkeit der Selbstorganisation und Mitsprache, wird für die Mitarbeiter erlebbar, dass das Unternehmen ihnen Vertrauen entgegenbringt. Auch die Möglichkeit Anfragen abzulehnen oder Blocker für private Belange einzustellen unterstreicht die Wertschätzung.

Julia Janning

Wirkt sich der Einsatz Ihrer Lösung nachhaltig auf die Unternehmenskultur aus?

Katrin Pape: Wir sehen, das schon bei der ersten Beschäftigung mit dem Einsatz unserer App, ein Reise der Veränderung beginnt. Fragen wie das Potenzial der App optimal genutzt werden kann, aber auch wie Arbeit eigentlich flexibler gestaltet wird, werden unmittelbar diskutiert. Am Ende bedeutet das für alle Beteiligten, Mut zur Veränderung und sich trauen, einen ersten Schritt in Richtung neuer Arbeitswelt zu gehen. Mittelfristig wird diese kleine App in vielen Unternehmen die Art der Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern und auch die Beziehung zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern nachhaltig verändern. Vote2Work® wirkt wie ein Katalysator zur Transformation eines Teils der Unternehmenskultur. Welche Erweiterungen sind in Zukunft noch geplant? (z.B. API)

Katrin Pape: Wir haben uns bewusst entschieden, die App generisch aufzusetzen und branchenunabhängig mit minimalen Einführungsaufwand zugänglich zu machen. Die Anwender kommen aus dem produzierendes Gewerbe, der Logistik und dem Dienstleistungsbereich. In zukünftigen Versionen stehen neben dem weiteren funktionalen Ausbau vor allem auch die Möglichkeiten zur engeren Verzahnung mit bestehenden IT Systemen wie Zeiterfassung, Kapazitätsplanung u. ä. im Fokus. Geplant ist die Bereitstellung einer API, die von den IT-Abteilungen der Unternehmen genutzt werden kann. Da die Mitarbeiter die App jeden Tag zur Abstimmung nutzen, ist sie der ideale Hub für alle Prozesse rund um die Arbeitswelt 4.0 und das hat millionenfaches Potenzial in Deutschland und darüber hinaus, welches wir nutzen können.

 

MVCon InnovationLab GmbH

 

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