Strategic Meeting Management: Warum Unternehmen jetzt handeln müssen
Gastbeitrag von Larissa Steinbäcker, Co-CEO von Proske
Meetings und Events sind für Unternehmen unverzichtbare Instrumente zur Vernetzung, Weiterbildung und Markenstärkung. Doch sind sie oftmals auch kostspielig, ressourcenintensiv und in vielen Fällen ineffizient organisiert. Wer heute nicht strategisch plant, verliert nicht nur Geld, sondern auch Wettbewerbsvorteile. Strategic Meeting Management (SMM) setzt genau hier an: Es optimiert Kosten, steigert Effizienz und hebt Veranstaltungen auf eine strategische Ebene. Um in der heute so dynamischen Veranstaltungsbranche langfristig erfolgreich zu sein, sollte SMM ein zentraler Bestandteil der Strategie sein.
SMM – Mehr als nur ein Kostenkontroll-Tool
Viele Unternehmen sehen in SMM primär ein Mittel zur Kostensenkung. Doch das greift meiner Meinung nach zu kurz. Ein gut implementiertes SMM-Programm steigert auch die Qualität, Messbarkeit und strategische Wirkung von Veranstaltungen. Durch datengetriebene Analysen wird deutlich, welche Events wirklich Mehrwert schaffen – und wo Budgets besser investiert wären.
Ein weit verbreiteter Mythos ist, dass standardisierte Meeting-Prozesse Kreativität behindern. Genau das Gegenteil ist dabei der Fall: Struktur schafft Freiraum für Innovation. Standardisierte Prozesse – etwa durch Templates für kleinere Meetings – geben Eventverantwortlichen mehr Kapazitäten, sich auf strategische und kreative Aspekte zu konzentrieren. Datenbasierte Entscheidungen eröffnen neue Möglichkeiten: Fokussiere ich mich zum Beispiel gezielt auf Nachhaltigkeit oder die Teilnehmerbindung, kann ich innovative Eventformate entwickeln, die genau diesen Zielen entsprechen.
Larissa Steinbäcker, Co-CEO bei Proske erläutert: „Die größten Hürden bei der Einführung eines SMM-Programms sind meist nicht technischer Natur, sondern organisatorisch.“
Technologie als „Enabler“: Automatisierung schafft neue Möglichkeiten
Die digitale Transformation hat das Eventmanagement revolutioniert. Künstliche Intelligenz und Automatisierung erleichtern heute bereits zahlreiche Prozesse – von der Datenerfassung über das Teilnehmermanagement bis hin zur Echtzeit-Budgetkontrolle. Beispielsweise können KI-gestützte Tools bereits heute Venue-Sourcing optimieren, Teilnehmer-Personalisierung automatisieren oder Nachhaltigkeitskennzahlen fast auf Knopfdruck liefern.
Spreadsheets, die manuell gepflegt werden, werden in Zukunft der Vergangenheit angehören. Stattdessen entstehen digitale Ökosysteme, die Veranstaltungsdaten zentral verwalten und analysieren. Dies hat zwei wesentliche Vorteile: Planer gewinnen mehr Zeit für strategische Aufgaben, und Fehlerquoten sinken drastisch. Auch Nachhaltigkeit profitiert von digitalen Lösungen – zum Beispiel durch intelligente Tools, die die umweltfreundlichste Destination für ein Meeting identifizieren.
Erfolgsfaktoren für die Implementierung von SMM
Die größten Hürden bei der Einführung eines SMM-Programms sind meist nicht technischer Natur, sondern organisatorisch: Mangelnde Stakeholder-Einbindung, unklare Ziele und fehlender Rückhalt aus der Unternehmensführung. Ein SMM-Programm kann nur dann erfolgreich sein, wenn es als strategische Priorität verankert wird.
Aus den bisherigen Erfahrungen konnten wir drei essenzielle Erfolgsfaktoren für SMM identifizieren:
- Stakeholder frühzeitig einbinden: Ohne die Unterstützung von Führungskräften und Fachabteilungen bleibt SMM eine isolierte Initiative ohne Durchschlagskraft.
- Klare und erreichbare Ziele definieren: Was soll SMM für das Unternehmen leisten? Welche KPIs sind relevant? Nur wer seine Ziele kennt, kann Erfolg messen.
- Kontinuierliche Optimierung: Unternehmen, Technologien und Eventformate entwickeln sich ständig weiter – SMM muss sich dynamisch anpassen.
Die Einführung eines SMM-Programms erfordert einen Wandel in der Unternehmenskultur, der über einzelne Events hinausgeht und eine langfristige Perspektive einnimmt. Unternehmen müssen ihre Meeting-Strategien kontinuierlich hinterfragen und anpassen, um mit sich verändernden Anforderungen Schritt zu halten. Gleichzeitig sind datenbasierte Entscheidungsprozesse essenziell, um die Wirksamkeit von Meetings messbar zu machen und so den langfristigen Wert zu steigern. Wem es gelingt, SMM konsequent in seine Abläufe zu integrieren, der kann auf lange Sicht neben der Kostensenkung und Prozessoptimierung seine gesamte Eventstrategie nachhaltig auf Unternehmensziele ausrichten.
Die Bedeutung von Strategic Meeting Management ist in den vergangenen Jahren kontinuierlich gewachsen und hat sich als fester Bestandteil der Veranstaltungsstrategie vieler internationaler Unternehmen etabliert. Eine entscheidende Rolle bei der Definition und Standardisierung von SMM spielte die Global Business Travel Association (GBTA), die bereits 2011 mit dem SMM Wheel einen wichtigen Branchenstandard geschaffen hat. In den letzten Jahren wurde dieser Standard weiterentwickelt, zuletzt mit der aktiven Unterstützung von Proske in der Zusammenarbeit im europäischen Meeting & Events Committee, um den veränderten Anforderungen in der Eventbranche gerecht zu werden. Die jüngste Überarbeitung berücksichtigt unter anderem neue externe Einflussfaktoren wie Nachhaltigkeit, digitale Transformation und Compliance. Diese Weiterentwicklung zeigt, dass SMM längst nicht mehr nur eine Methode zur Effizienzsteigerung ist, sondern ein strategischer Enabler, der Unternehmen hilft, ihre Eventlandschaft gezielt an den Herausforderungen der Zukunft auszurichten.
Zukunftsausblick: Warum SMM alternativlos ist
Die Bedeutung von SMM wächst rasant. Während es früher vor allem um interne Effizienzsteigerungen ging, müssen heute externe Faktoren stärker berücksichtigt werden: Nachhaltigkeit, Inklusion, Sicherheit und Digitalisierung sind die neuen Treiber der Meeting-Strategie.
Die Pandemie hat bewiesen, dass hybride und virtuelle Formate dauerhaft eine Rolle spielen werden. Unternehmen, die sich jetzt strategisch aufstellen und SMM ganzheitlich implementieren, sichern sich langfristige Wettbewerbsvorteile.
Über die Autorin:
Larissa Steinbäcker ist Co-CEO bei der globalen Eventagentur Proske mit Headquarter in München. Das Unternehmen ist führend im Strategic Meeting Management und überzeugt durch mutige, innovative Lösungen.
Weitere Infos unter:
https://www.proske.com
CC BY-ND 4.0 DE
https://creativecommons.org/licenses/by-nd/4.0/deed.de#
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