(Daten)Spurensuche in Geschäftsprozessen
Kontinuierliches Process Mining als erfolgskritischer Faktor im digitalen Zeitalter
Gastautor Prof. Dr. August-Wilhelm Scheer
Für viele Unternehmen ist es ein wichtiger Schritt ihrer Geschäftsprozessorganisation, eine Prozesssoftware zu implementieren. Aber erst die Ausführung der Prozesse zeigt, ob sich der erwartete Nutzen tatsächlich einstellt. Unternehmen setzen daher zunehmend auf Process Mining, um die Datenspuren der Geschäftsprozesse während ihrer Ausführung zu erfassen, auszuwerten und die Prozesse zu verbessern.
Theoretisch sollen die Prozessinstanzen der konfigurierten Software folgen. In der Realität treten jedoch immer wieder Änderungen in den vorgesehenen Zuordnungen von Organisationseinheiten zu Funktionen auf, oder es entstehen Störungen. Der Mensch greift dann ein und ändert ad-hoc Abläufe gegenüber dem Soll-Ablauf.
Derartige Abweichungen hinterlassen Datenspuren in Form von Ereignismeldungen, die dann für Auswertungen, das Process Mining, zur Verfügung stehen. Dabei geht es zunächst darum, die Spuren der Geschäftsprozesse während ihrer Ausführung in einer Logdatei zu erfassen und ihr Verhalten zu beobachten und auszuwerten.
Abgleich der Ist- und Soll- Prozesse
Aus den Vergleichen des bestehenden Soll-Prozess-Modells mit den Datenspuren der Logdatei und des generierten Ist-Modells werden Abweichungen ermittelt. Diese werden analysiert, um das Soll-Modell an die Realität anzupassen und organisatorische Verbesserungsvorschläge zu entwickeln.
Process Mining gibt Auskunft, ob bei der Prozessausführung Compliance-Regeln eingehalten oder verletzt werden, an welchen Stellen Kapazitätsengpässe entstehen, ob von vorgesehenen Kapazitätszuordnungen abgewichen wurde, wie sich Durchlaufzeiten und Qualität verhalten usw.
Daraus automatisch Schlussfolgerungen zur Verbesserung der Prozesse zu ziehen, erfordert auch den Einsatz von Methoden aus der Künstlichen Intelligenz (KI). Ein so angepasstes Modell wird dann als neues Soll-Modell gespeichert. Dieser Abgleich der Ist- und Soll- Prozesse muss als kontinuierliche Aufgabe verstanden werden, denn immer wieder auftretende Änderungen stellen Soll- Prozesse immer wieder in Frage.
Solution
Das von der Scheer GmbH bei ihren Kunden erfolgreich eingesetzte Konzept zum Process Mining basiert auf der Scheer Process Automation Suite. Die Schwerpunkte der Product Suite liegen in den Bereichen Prozessmodellierung, Prozessausführung, Process Intelligence und Robotic Process Automation (RPA).
Sie bietet zahlreiche Möglichkeiten, die Daten der Prozesse zu analysieren. Dabei geht es sowohl um Kennzahlen, die bei der Ausführung der Prozesse entstehen, als auch um fachliche Daten, die während der Ausführung des Prozesses erfasst oder verändert werden. Anschließend erfolgt der Soll-Ist Abgleich, um die Prozesse kontinuierlich zu verbessern.
Fazit
Noch ist das Thema Process Mining in manchen Unternehmen etwas neu, aber reale Einsatzszenarien zeigen, dass sich mit den Ansätzen des Process Mining beeindruckende Erfolge erzielen lassen. Marktvorteile werden aber nur jene Unternehmen realisieren können, die diese neue Datensicht als kontinuierlichen Prozess und als kontinuierliche Herausforderung der Geschäftsprozessoptimierung verstehen.
Unser Autor
Prof. Dr. Dr. h.c. mult. August-Wilhelm Scheer
Prof. Dr. Dr. h.c. mult. August-Wilhelm Scheer ist einer der prägendsten Wissenschaftler und Unternehmer der deutschen IT. Die von ihm entwickelte ARIS-Methode zum Prozessmanagement wird in nahezu allen DAX-Unternehmen und auch international eingesetzt. Er ist Gründer erfolgreicher IT-Unternehmen. Zu den Unternehmen der Scheer Gruppe gehören: Scheer GmbH, Scheer E2E AG, imc AG, IS Predict, Backes SRT, Okinlab GmbH, Fanomena GmbH und Inspirient GmbH. 2014 hat er das gemeinnützige Forschungsinstitut AWS-Institut für digitale Produkte und Prozesse gGmbH gegründet. Darüber hinaus ist Prof. Scheer unabhängiger Berater für die Politik auf Bundes- und Landesebene.
Prof. Dr. A.-W. Scheer is one of the most influential scientists and businessmen in the German computer sciences and software industry. ARIS, the business process and IT management method developed by him, is in operation in practically all DAX listed companies, also internationally. He has founded successful software and consulting companies. His Scheer Group of companies includes Scheer GmbH, Scheer E2E AG, imc AG, IS Predict, Backes SRT, Okinlab GmbH and Inspirient GmbH. In 2014 he founded the AWS-Institute for Digital Products and Processes GmbH to support application-oriented research. Additionally, he is independent advisor to national and regional political decision makers.
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