Verpackungsprozesse optimieren

Die Redaktion erfährt von Tobias Wenninger, Vorstand der TransPak AG, wie kundenspezifische Verpackungsstrategien zu Kosteneinsparungen und Wettbewerbsvorteilen im Handel führen.

Wie unterstützen Sie Unternehmen dabei ihre Verpackungsprozesse zu optimieren?

Wir unterstützen in vielen Aspekten, wie Vermeidung Retouren (d.h. Vermeidung von Transportschäden), geben Input für werbewirksame Bedruckungen, helfen die Handlings-  und Personalkosten zu reduzieren und achten auf die Nachhaltigkeit der Verpackungen.

Wir wollen unsere Kunden ganzheitlich beraten, diesen Ansatz haben viele, aber wir wollen hier Maßstäbe setzen. Unsere Verpackungsberater kennen die Abläufe und Anforderungen bei ihren Kunden bzw. potenziellen Kunden ganz genau. Diese Beratungskompetenz und langjährige Prozesserfahrung ist auch bei Supply Chain Managern, Produktentwicklern, Einkäufern, Lager- und Logistikleitern sehr gefragt. Dabei bildet der konstruktive Austausch und die Bereitstellung aller relevanten Informationen die Basis für einen effizienten und wirtschaftlichen Beschaffungsprozess. Denn nur optimal auf die jeweiligen Produkte und Prozesse ausgelegten Verpackungsmaterialien sowie eindeutige Artikelbezeichnungen geben Sicherheit, sparen Kosten und reduzieren den Aufwand.

Für die Entwicklung einer kundenspezifischen Verpackungsstrategie ist allerdings die umfassende Analyse der verpackungs- und versandrelevanten Abläufe sinnvoll. Deshalb nehmen wir uns in der Analysephase sehr viel Zeit für unsere Kunden. Dies beginnt mit einer Ist-Aufnahme in der Logistik bzw. im Verpackungsprozess. Beginnend von der Bedarfsmeldung über die Auslösung der Bestellung, über die Warenannahme bis hin zum Transport und der Lagerung der Verpackungsmittel.

Danach schauen wir uns den Verpackungsprozess an – wie wird die Ware verpackt, warum werden die einzelnen Schritte so gemacht. Dieser Prozess wird bis hin zum Warenausgang detailliert betrachtet. Wichtig hierbei ist immer, dass wir uns mit den jeweils verantwortlichen Personen austauschen. So erhalten wir alle Informationen von der Basis – dies ist auch ein entscheidender Faktor! Am Ende der Analyse steht ein kurzes Feedbackgespräch mit dem Kunden. Hierbei wird er über die nächsten Schritte informiert und wir erstellen gemeinsam den weiteren Zeitplan. Danach gehen wir mit unseren Teams bestehend aus Produktmanagern, Prozessexperten und Spezialisten sowie unserer Lieferanten ins Projekt. Aus unserer Sicht wird immer in der kompletten Prozesskette optimiert und die passenden Lösungen diskutiert. Wir haben schon viele Konzepte entwickelt, welche individuell auf unsere Kunden angepasst sind. Dies ermöglicht uns den besten Service zu bieten.

Das komplette Konzept präsentieren wir dann vor unserem Kunden, teils schon mit konkreten Musterverpackungen und mit Videos von Prozessen. In diesen Vorstellungen haben wir in der Regel auch schon die Digitalisierungen von Bestellprozessen als zentrales Element integriert. Für elektronische Beschaffungssysteme im Segment der C-Teile hat sich weitgehend BMEcat als eigenständiges XML-basiertes Katalogaustauschformat für komplexe bzw. auch konfigurierbare Produkte und für multimediale Produktkataloge durchgesetzt. Unabhängig davon, ob es sich um Standard- oder um Sonderprodukte handelt, werden den Kunden bedarfsgerecht die gewünschten Artikel mit allen erforderlichen Daten wie z. B. Preisen, Produktmerkmalen und Klassifikationen im gewünschten Format zur Verfügung gestellt.

Große Firmen und Konzerne nutzen in der Regel heute individuelle Lieferantenportale für die systematisierte Abbildung eigener Prozesse. Darauf stellen wir uns als Servicepartner natürlich ein. Das Procedere ist komfortabel, weil wir (TransPak) in einem passenden Format den kompletten kundenspezifischen Katalog in dem Portal ablegen, zu dem der Kunde durch seine persönlichen Logindaten individuell Zugriff hat. Bestellt wird direkt auf der Plattform, die Daten müssen nicht in das eigene ERP-System eingelesen werden.

„Durch unsere Kundenähe erhalten wir immer wieder neue innovative Ideen,
die wir intern bewerten und bei entsprechendem Nutzen auch bei uns selbst einsetzen.
Denn für uns bedeutet Digitalisierung auch offen sein für Neues!“

Tobias Wenninger

Noch einfacher gelingt der elektronische Datenaustausch mit Schnittstellen wie OCI für SAP. Sie stellen eine direkte Verbindung zwischen dem Warenwirtschaftssystem des Kunden und einer Bestellplattform oder dem TransPak-Webshop her. Dieser bietet mit rund 5.000 Standard-Verpackungsmitteln von Kartonagen über Klebe- und Packbänder, Füll- und Polstermaterialien bis hin zu Versandverpackungen ein breites Sortiment, in dem sich der Kunde seinen Warenkorb auf einfachste Weise und mit aktuellen Daten selbst zusammenstellen kann. Dieser Warenkorb wird dann komplett in das Warenwirtschaftssystem eingespielt und der Bestellvorgang ausgelöst. Oftmals können wir mit diesem ganzheitlichen Ansatz den Kunden von uns und unserer Dienstleistung überzeugen.

Können Sie uns ein Beispiel schildern?

Ich habe drei konkrete Beispiele, welche wir unter verschiedenen Gesichtspunkten bzw. Zielsetzungen umgesetzt haben.

Beispiel I:

Optimierung des ersten Eindrucks

Usability, Value und Brand, also Benutzerfreundlichkeit, Wertigkeit und Marke – das sind die drei Faktoren, die für den ersten Eindruck eine wesentliche Rolle spielen und sich in nachgelagerten Prozessen bzw. auch in der Kostenstruktur bemerkbar machen.

Für einen Online-Versender von exklusiven Lampen und Leuchten beispielsweise entwickelten unsere Verpackungsexperten eine maßgeschneiderte Lösung, die vor Transportschäden schützt, bei den Kunden sehr gut ankommt und die Wertigkeit der Produkte unterstreicht. Das Unternehmen hatte bislang insgesamt 18 braune Standardkartonagen im Einsatz, die zudem die sehr empfindlichen Produkte nicht optimal schützten. Zahlreiche Reklamationen waren die Folge.

Das änderte sich schlagartig mit dem neuen Verpackungskonzept aus unserem Haus, das nur noch sieben individuell entwickelte, standardisierte und zugleich zugriffsichere weiße Kartons mit aufgedrucktem, zweifarbigen Firmenschriftzug vorsieht. Die Packungen sehen jetzt attraktiver aus und lassen sich von den Empfängern leicht öffnen. Unterstützt wird dieser erste gute Eindruck noch durch das CI angepasste, zweifarbige Klebeband, das die Packung sicher verschließt. Parallel stellte man mit Blick auf Umwelt und Nachhaltigkeit auch gleich auf Papierfüllstoffe um. Insgesamt konnte der Versender seine Reklamationsrate damit um rund 15 Prozent senken und positive Marketingimpulse setzen. 

Strukturierte Prozesse mit Zusatzeffekten

Zusätzliche Effekte ergaben sich für das Unternehmen, weil man uns als Systemanbieter mit der Analyse und Optimierung des gesamten Workflows betraute. Dem Wunsch nach bedarfsgerechter Lieferung der benötigten Packmittel aufgrund des hohen Platzmangels im Lager, begegneten wir mit der Einlagerung der Ware und ihrer Just-in-time-Anlieferung. Ca. 45.000 Stellplätzen in 14 Lager stehen europaweit für diesen Service zur Verfügung. Über 40 eigene LKW-Züge sorgen dafür, dass die Produkte rechtzeitig beim Kunden ankommen, auch kurzfristig bei Bedarfsänderungen oder als SOS-Lieferung außerhalb der normalen Geschäftszeiten, was Einkäufer wie auch der Disponent des Versandhändlers sehr zu schätzen wissen.

Auch bei der Einlagerung der zu archivierenden Dokumente setzt das Unternehmen auf die Kompetenz unseres Hauses. Das Ergebnis: Durch all diese Maßnahmen reduzieren sich Lagerfläche, Aufwand und Kosten in erheblichem Maße.

Beispiel II:

Schnell und sicher – die perfekte Versandlösung

Dass wir auch Sonderaktionen im Bereich Verpackung und Versand innerhalb eines vorgegebenen, sehr kurzen Zeitfensters zuverlässig managen können, zeigte sich beim Werksjubiläum eines der führenden Automobilhersteller im Premium-Segment. Nur 16 Tage hatten unsere Spezialisten Zeit, um das komplette Projekt abzuwickeln – inklusive Beratung, Entwicklung einer hochwertigen Verpackung für Flaschen im Automotive-Look und dem Versand der 13 500 Pakete, davon 3 500 nach Frankreich. Am Ende konnten alle Pakete ausnahmslos unbeschädigt und rechtzeitig ans Ziel gebracht werden.

Beispiel III:

Wachstum vorprogrammiert – dank kompetenter Beratung

Noch deutlicher profitierte ein erfolgreicher DIY-Baumarkt von unserer Systemanbieter-Beratungskompetenz. Das Handelsunternehmen hat rund 1.500 Produkte in verschiedenen Größen in seinem Sortiment, verfügte aber im Online-Bereich über wenig Erfahrung.

Kernaspekte der Aufgabenstellung waren:

Was verkauft sich Online? Wie können diese Produkte optimal verpackt werden? Welche Logistik ist dazu nötig?

Die Projektverantwortlichen bei TransPak erinnern sich noch sehr genau an die Herausforderungen, die sich im Übrigen vielen Unternehmen stellen, wenn sie in den Onlinehandel einsteigen wollen. Denn dabei ist tatsächlich umfassendes Know-how gefragt – vom Aufbau eines Onlineportals, der Entwicklung geeigneter Produktverpackungen bis hin zum flexiblen Versand.

Usability, Value und Brand, also Benutzerfreundlichkeit, Wertigkeit und Marke – drei Faktoren, die für den ersten Eindruck eine wesentliche Rolle spielen und sich in nachgelagerten Prozessen bzw. auch in der Kostenstruktur bemerkbar machen.

Tobias Wenninger

Um es kurz zu fassen: TransPak erstellte ein 360°-Verpackungsmittel- und Maschinenkonzept, lieferte Standard-Kartonagen mit Rücknahmemöglichkeit, entwickelte neue Verpackungssysteme, fuhr Packsimulationen (auch für Akkord-Arbeit), definierte den Stückgut-Fluss und ergonomische Arbeitsplätze, führte Versand- und Falltests durch und schulte zudem die Mitarbeiter in sechs Workshops. Der enorme Aufwand hat sich gelohnt: Heute können alle 1.500 Artikel online bestellt und termingerecht an die Kunden ausgeliefert werden. Und im Ausland werden weitere 15 Online-Shops umgesetzt.

In welchen Bereichen unterstützen Sie Ihre Kunden und welchen Stellenwert nimmt dabei das Thema Digitalisierung und Nachhaltigkeit ein?

Wie in den oberen Ausführungen erwähnt legen wir sehr viel Wert darauf unter dem Stichwort Digitalisierung mehrere Elemente zu betrachten. Zum einen natürlich die Bestellauslösung, welche bei den meisten Kunden über deren Warenwirtschaftssystem automatisiert läuft. Hierzu stellen wir unseren Kunden die Stammdaten aller Artikel in allen gängigen Datenformaten zur Verfügung. Anschließend kann unser Kunde seine Bestellung elektronisch über die herkömmlichen Datenformate wie z. B. über eine OCI-Schnittstelle senden. Im Anschluss stellen wir die bestellten Artikel unseren Kunden mit der eigenen LKW-Flotte zu.

Auch bei der Zustellung nutzen wir modernste digitale Systeme wie das Tracking und die Möglichkeit der automatisierten Avisierung beim Kunden. Das heißt der Kunde erhält eine „Info-E-Mail“ sobald der LKW in seiner Nähe ist. Unsere Fahrer arbeiten hier mit Tablets, die dazu dienen, bei der Anlieferung einen elektronischen Lieferschein zu generieren. Dieser wird vom Kunden gegengezeichnet und anschließend direkt dem Kunden per E-Mail zur Verfügung gestellt. Gleichzeitig wird hierdurch die elektronische Rechnung erzeugt. Wir sind stolz, dass wir aktuell schon eine E-Belegquote von über 85% haben. Alle unsere Belege werden zudem in einem digitalen Archivsystem abgelegt (DMS) und stehen so jederzeit zur Verfügung. All diese Services sind bei uns mittlerweile selbstverständlich. Nichts desto trotz sind wir ständig an Optimierungen bzw. neuen Softwarelösungen dran.

Viele der neuen Impulse erhalten wir von unseren Kunden. Durch unsere Kundenähe erhalten wir immer wieder neue innovative Ideen, die wir intern bewerten und bei entsprechendem Nutzen auch bei uns selbst einsetzen. Denn für uns bedeutet Digitalisierung auch offen sein für Neues!

Ein weiterer Punkt, welcher momentan genau so aktuell ist wie Digitalisierung, ist das Thema Nachhaltigkeit. Nicht erst seit Greta Thunberg beschäftigt sich jeder damit, alle möglichen Ressourcen zu schonen. Aus diesem Grund suchen wir immer wieder neue innovative und gleichzeitig nachhaltige Produkte. Hierbei bewerten wir diese neuen Produkte – ob dies Kartons aus Gras sind oder Biofolien – mit unserem Qualitäts- und Produktmanagement. Sind wir der Meinung, dass diese Produkte die versprochenen Mehrwerte bringen, gehen wir mit diesen an den Markt.

Aber auch im Prozess stecken Nachhaltigkeitsaspekte. Wir legen momentan immer mehr Wert auf die Anzahl der Lieferungen, kurz gesagt: weniger Anlieferungen weniger CO₂ Ausstoß unserer LKWs. Dies können wir nur, weil wir mit rund 5.000 Standard-Verpackungsmitteln von Kartonagen über Klebe- und Packbänder, Füll- und Polstermaterialien bis hin zu Versandverpackungen ein breites Sortiment besitzen. Somit können wir die Anzahl der Lieferanten/ Kreditoren für unseren Kunden reduzieren. Dadurch spart auch der Kunde intern viele Belege und Prozesskosten – auch dies schont wiederum Ressourcen.

Aber wir gehen auch noch einen Schritt weiter und bieten für Kunden Schulungen zum Thema ‚Nachhaltige & wirtschaftliche Verpackungen und -prozesse‘ an. Hierbei verbinden wir die theoretischen Inhalte, ebenso zeigen wir praktische Anwendungsbeispiele, welche wir bei Projekten umgesetzt haben. So haben wir z. B. bei einem Kunden seinen jährlichen Stretchfolienverbrauch halbiert (von 35 Tonnen auf ca. 17 Tonnen).

Zusammenfassend liegt unsere Stärke im ständigen Kundendialog und der daraus resultierenden Kundennähe. Hilfreich ist auch unsere 45-jährige Erfahrung und unzählige umgesetzte Kundenprojekte. So gelingt es uns die Themen Digitalisierung und Nachhaltigkeit im Schulterschluss mit den Kunden zu entwickeln. Ebenso versuchen wir uns auch den Kundenprozessen anzupassen, wie z. B. Schnittstellen bereitzustellen oder auch das nachhaltigste Produkt für seine Ansprüche zu finden.

Wie stellen Sie die Informationen für Ihre Kunden bereit?

In der heutigen Zeit spricht man immer wieder von Multichannel-Vertrieb, heißt Produkte und Dienstleistungen werden über mehrere Kanäle angeboten. Mögliche Absatzkanäle bei der Multi-Channel-Strategie sind der klassische Printkatalog, unsere Onlineshops, unser Partnerportal, Beschaffungsplattformen wie Mercateo, Simple System und SAP Ariba, Onventis sowie unsere 157 Verpackungsberater (davon 50 im Außendienst) die sich auf 17 Niederlassungen in Europa (14 davon flächendeckend in Deutschland) verteilen.

Unsere Kunden erhalten unser Produktportfolio auch in elektronischer Form. Ob BMEcat, OCI-Schnittstellen, webEDI – egal welche eCl@ss-Formate auch immer gewünscht sind – wir stellen die Daten in dem gewünschten Format in maximal 48 Stunden für den Kunden bereit.

Des Weiteren bieten und nutzen wir natürlich auch das Medium E-Mail-Newsletter. Hiermit informieren wir sowohl über Wissenswertes zu Verpackungsmitteln und -prozessen im Allgemeinen wie auch im Speziellen zu Dienstleitungen und Services von TransPak als auch zu Sonderaktionen und zeitlich begrenzten Rabatten. Ebenso nutzen wir die Social-Media-Kanäle Xing, LinkedIn, Youtube und Facebook um Interessantes zu Verpackungsmitteln und über unser Unternehmen zu kommunizieren. Stolz sind wir auch auf unser TransPak-Wiki (wiki.transpak.de). Hier findet man alle gängigen und wichtigen Begriffe aus der Verpackungswelt anschaulich und teilweise mit Videos erklärt. Zudem sind diese Begriffe, sofern Sie bei Produktbeschreibungen auftauchen, auch im Webshop direkt mit bzw. in unserem Wiki verlinkt.

Welche Möglichkeiten hat der Handel um in Zukunft nachhaltiger zu agieren?

Nachhaltige Unternehmen sind bei Mitarbeitern wie Kunden gleichermaßen beliebt. Dies bietet für den Handel zukünftige Chancen. Diese Unternehmen sorgen sich um die Umwelt und denken langfristig. Das Wohl des Planeten und der Personen steht bei der Nachhaltigkeit im Unternehmen an erster Stelle. Kurzfristige Gewinne auf Kosten der Umwelt haben bei dieser Philosophie keinen Platz. Viel eher ist man darauf bedacht, Ressourcen so einzusetzen, dass sowohl die Wirtschaft als auch die Erde und die Bevölkerung hiervon profitieren. Klingt sehr philosophisch und heute auch etwas träumerisch, doch ich bin mir sicher dieser Ansatz setzt sich durch.

„Wir als Unternehmen tragen die Verantwortung mit den vorhandenen Ressourcen wie Energie und Wasser sorgfältig umzugehen und jedes Unternehmen sollte diese Themen in seine Unternehmensleitlinien aufnehmen.“

Tobias Wenninger

Auch wir versuchen dies und beschäftigen uns täglich mit den damit verbundenen Prozessen. Daraus resultierte unsere Umweltmanagement-zertifizierung nach DIN EN ISO 14001 aus dem Jahre 2015. Ich bin mir sicher, wenn wir in unseren Unternehmen nachhaltig handeln, ziehen wir auch zwangsläufig Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeiter an.

Ebenso muss aus unserer Sicht der Fokus im Handel immer ein Ganzheitlicher sein. Dies bedeutet in unserem Kontext wir wollen schlanke Prozesse in allen Unternehmensbereichen, d. h. Nutzung von KI und digitalen Prozessen auf allen Ebenen. Natürlich wollen wir dadurch zum einen die Produktivität erhöhen, aber auch gleichzeitig mit allen Ressourcen richtig haushalten, ob es die Rohstoffe sind, der CO₂-Ausstoß oder der Energieverbrauch. Im Mittelpunkt stehen für uns natürlich auch in Zukunft immer unsere Kunden, denn nicht umsonst heißt unser Unternehmens-Claim „Vorsprung durch Service“.

Haben Sie bestimmte Regeln für die Themen Nachhaltigkeit und Umweltschutz?

Um sowohl unseren Kunden als auch unsren Mitarbeitern/innen zu zeigen, wie wichtig und relevant das Thema Nachhaltigkeit für TransPak ist, haben wir dies als separaten Punkt in unsere Unternehmensleitlinien und Unternehmensstandards integriert. Zudem ist es ganz Wichtig für uns, glaubwürdig und ehrlich mit dem Thema Nachhaltigkeit umzugehen. Dies bedeutet, dass wir sehr wohl wissen, dass auch wir noch nicht perfekt nachhaltig agieren – sofern dies als wirtschaftlich agierendes Unternehmen überhaupt möglich ist. Aber wir tun und realisieren an unseren Standorten schon viele unterschiedliche Dinge. Trotzdem haben wir uns als verpflichtende Aufgabe gestellt, ständig nach nachhaltigen Lösungen und Verbesserungen zu schauen – sowohl auf Produkt, als auch auf Serviceebene für unsere Kunden als auch intern in unserer Verwaltung, Logistik usw.

Es ist jeder Mitarbeiter/in aufgefordert, sein eigenes Handeln und Aufgabengebiet unter dem Aspekt der Nachhaltigkeit ständig zu überprüfen und zu optimieren.

Zudem sehen wir es als unsere Aufgabe, unsere Kunden nicht blind nachhaltige Produkte anzubieten, sondern auch zu den unterschiedlichen Aspekten der Nachhaltigkeit von Produkten zu beraten. Die Entscheidung fällt aber in letzter Konsequenz immer der Kunde.

Weiterführende Informationen finden Sie unter:
https://www.transpak.de/

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