New Work: Unternehmenskultur im Zentrum
Neue Technologien transformieren die Arbeitswelt. Mit ihnen etablieren sich neue Organisationformen und Kommunikationswege. Doch der Veränderung im Unternehmen muss eine Veränderung im Kopf der Mitarbeiter vorausgehen.
Die Debatte um die Zukunft der Arbeit wird kontrovers und öffentlich diskutiert. Im Kern geht es um den Einfluss neuer Technologien, die im Spannungsfeld zwischen Ängsten und Hoffnungen oszillieren. Raubt die Maschine als produktivere und günstigere Alternative den Menschen den Arbeitsplatz? Oder wird sie zum geschätzten Kollegen, der uns von Routineaufgaben befreit und uns so mehr Freiräume für Strategie, Kreativität und die gerade bei der Adaption neuer Technologien immer wichtiger werdende Weiterbildung gewährt?
Dass sich die Arbeitswelt ändern wird, ist dabei längst kein Geheimnis mehr. Für die im Auftrag von adp von Opinion Matters durchgeführte Studie „The Workforce View in Europe 2019“ wurden mehr als 10 000 Arbeitnehmer in acht wichtigen europäischen Wirtschaftsgebieten zu ihrer Einschätzung arbeitsplatzrelevanter Themen befragt. Mit 56 % sind über die Hälfte der Arbeitnehmer überzeugt, dass allein die Automatisierung in den nächsten Jahren erhebliche Veränderungen in der Arbeitswelt bewirkt. Hinzu kommen noch künstliche Intelligenz (42 %), Internet der Dinge (39 %), Biometrie (35 %) und Blockchain (23 %). „Unternehmen können sich den neuen Technologien kurz- und mittelfristig nicht verschließen, wenn sie zukunftsfähig sein und bleiben wollen“, ist auch Jan-Hendrik Brune, Organisationsentwickler bei der Detego Unternehmensberatung, überzeugt. Zustimmung erhält er von Dr. Fritjof Lemân, dem Geschäftsführer von Vistafon: „Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes ist der Weg zu gesteigerter Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit – und letztendlich zum Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit.“
Ehe neue Technologien eingesetzt werden können und es zu besagter Mitarbeiterzufriedenheit kommt, müssen oftmals erst Ängste abgebaut und innere Widerstände aufgebrochen werden. Dies gilt insbesondere dann, wenn es um den Einzug künstlicher Intelligenz geht. Folgt man dem Workforce View, glaubt immerhin fast jeder dritte Mitarbeiter (29 %), dass Roboter irgendwann ganze Jobs von Menschen übernehmen werden. 15 % befürchten dies sogar innerhalb der nächsten fünf und noch 7 % innerhalb der nächsten zwei Jahre.
Weiterbildung gilt hier als entscheidender Faktor, damit die Jobübernahme der Roboter nicht gleichbedeutend mit dem eigenen Erwerbsverlust ist, kann man sich doch durch sie auf eine spezialisiertere Position „flüchten“.
Welche Rolle „KI in der betrieblichen Bildung“ spielt, untersuchte die gleichnamige Studie, die das E-Learning-Journal und die time4you GmbH mit ca. 850 Teilnehmern durchführten. „In den kommenden Jahren könnte die Verbreitung von Lernbots im deutschsprachigen Raum stark zunehmen“, fasst Beate Bruns, Geschäftsführerin von time4you, eine Erkenntnis der Studie zusammen. Bei 31,8 % der Unternehmen sei der Einsatz von Chat- und Lernbots aktuell geplant. Drei von vier Unternehmen, die sich bereits mit KI auseinandergesetzt haben, schätzen den 365 / 24h-Ansatz und halten Chatbots als FAQ- oder Auskunftssysteme für geeignet. 75,2 % erwarten, dass diese auch als digitaler Assistent, der an Trainings erinnert oder bei Buchungen unterstützt, eingesetzt werden können. 68,4 % der Befragten können sich zudem Chatbots als Unterstützung im Onboarding-Prozess vorstellen.
 „Der direkte Dialog mit dem Bot ermöglicht einen schnellen Zugang zu genau den Inhalten und Services, die in der jeweiligen Situation relevant sind,“ weiß Beate Bruns. |
 Marvin, der Virtual Support Agent von Matrix42: „Der Chatbot ist der sogar imstande, Emotionen zu erkennen,“ erklärt Oliver Bendig, CEO des Workspace-Management-Spezialisten. |
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Kommunikation ist Trumpf
Während Interaktionen mit Chatbots nahezu überall stattfinden können, gestalten sich diese unter Kollegen zunehmend schwieriger. „New Work“ ermöglicht die Freiheit des orts- und zeitunabhängigen Arbeitens. Shared-Desk-Konzepte setzen sich durch, da es schlichtweg nicht länger rentabel ist für jeden Mitarbeiter einen voll ausgestatteten Arbeitsplatz vorzuhalten.
Doch es gibt auch eine gegenteilige Bewegung, die selbst frühe Pioniere von Homeoffice-Lösungen wie IBM verfolgen. In großem Stil beordern sie Mitarbeiter zurück ins Büro und fordern Präsenzzeiten ein. Die Begründung: Früher sei es primär um Einzelarbeitsprozesse gegangen, die durch die IT-Lösungen zu Hause ebenso gut – und oft störungsfreier – erledigt werden konnten. Heute stünden durch den dynamischen Wandel der Märkte Innovation und Veränderung im Fokus. Und das erfordere Qualitäten der Kommunikation und Kooperation, wie sie nur beim Zusammentreffen im Büro gegeben sind. Branchenübergreifend steht deshalb die Förderung unterschiedlicher Formen der Zusammenarbeit im Zentrum der Bürogestaltung.
„Neben formalisierten Kommunikationsformen wird vor allem die ungeplante,
zufällige Begegnung immer wichtiger.“
Burkhard Remmers
„Konferenzen, Jour fixe, Seminare und Workshops werden geplant, organisiert und sind in der Regel in entsprechend buchbaren Räumen verortet, deren Zahl analog ihrer Bedeutung stark zugenommen hat“, berichtet Burkhard Remmers von Wilkhahn. „Neben solchen formalisierten Kommunikationsformen aber wird vor allem die ungeplante, zufällige Begegnung immer wichtiger.“
Aus der Innovationsforschung wissen wir, dass über 80 Prozent aller Ideen in den persönlichen Interaktionen zwischen Menschen entstehen. Die Nischen zwischen den Arbeitsplätzen, Projekt-, Schulungs- und Konferenzräumen werden so zu wichtigen Innovationsstätten. In zeitgemäßen Büroraumkonzepten müssen daher solche Plätze über eine Aufenthaltsqualität verfügen, die dazu einlädt, einen Moment zu verweilen und mit anderen ins Gespräch zu kommen. „Deshalb werden Eingangsbereiche und platzähnliche Aufweitungen mit Informationsangeboten und Sitzgelegenheiten, Teeküchen und Bistros, Leseecken, Lounge- und Spielbereiche oder auch das Betriebsrestaurant zu den wichtigsten Knotenpunkten im informellen Kommunikationsnetzwerk“, so Remmers.
Um die Kommunikation im Unternehmen zu fördern, muss zwingend auch das Altersgefälle berücksichtigt werden. Obwohl die gerne zurate gezogenen Generationenstempel oft zu pauschal und sicherlich nicht auf jeden Einzelfall übertragbar sind, so dürften die letzten Mitarbeiter der Wirtschaftswundergeneration, die nächstes Jahr mit 65 in Rente gehen, en gros andere Kommunikationsmittel gewohnt sein und bevorzugen als die Berufseinsteiger der Generation Z.
Unified-Communication-Lösungen helfen, sowohl verschiedene Kommunikationsmethoden miteinander zu verknüpfen als auch Mitarbeiter, Geschäftspartner oder Kunden von verschiedenen Orten in die Kommunikation bzw. Präsentation einzubeziehen. „Dabei geht es schon heute bei Videokonferenz- und Collaborationslösungen um viel mehr als nur um die Einsparung von Reisekosten, die Reduktion des CO2-Ausstoßes und die Minimierung unproduktiver Transferzeiten zwischen Standorten“, führt Dr. Fritjof Lemân aus. „Der Einsatz moderner Arbeitsplatztechnologien wird zunehmend zum Hygienefaktor im Kampf um Talente.“ Jobeinsteiger sind Collaborationstools wie beispielsweise Slack schon aus dem Studium gewohnt. „Beim Berufseinstieg werden diese aber mit einer Arbeitsumgebung konfrontiert, in der E-Mail und Telefon immer noch die vorherrschenden Kommunikationsmittel sind, was natürlich zu Unzufriedenheit führt“, so der Geschäftsführer von Vistafon.
 Dr. Fritjof Lemân betont:„Der Einsatz moderner Arbeitsplatztechnologien wird zunehmend zum Hygienefaktor im Kampf um Talente.“ |
„Mit Workfront haben Mitarbeiter mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit, was zu mehr Produktivität und vor allem höherer Motivation und Zufriedenheit führt“, so Günter Sandmann. |
 Ralf und Katja Behnstedt sind überzeugt, dass sich New Work „weg von starren und festgeschriebenen Arbeitsmodellen hin zu Projektorientierung und dynamischen Arbeitsprozessen“ entwickelt. |
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Integrierbar in Kommunikationssysteme wie Slack, Microsoft Teams, Skype oder Jabber ist Marvin, der Virtual Support Agent von Matrix42. „Wenn Sie IT-Probleme haben, können Sie Ihren virtuellen Buddy anchatten oder mit ihm sprechen und er hilft, Ihre Probleme zu lösen“, so Oliver Bendig, CEO des Workspace-Management-Spezialisten. Dabei ist der Chatbot sogar imstande, Emotionen zu erkennen und entsprechend anders zu reagieren. Marvin soll vielfältige Fragen beantworten können und den Mitarbeiter proaktiv bei seiner Arbeit unterstützen. So kann er beispielsweise zum richtigen Zeitpunkt auf dem richtigen Gerät relevante Dokumente bereitstellen oder bei Terminvereinbarungen unterstützen. Das System findet selbstständig anhand von Sprache und Kontext einer E-Mail-Kommunikation ein passendes Zeitfenster.
Agilität und das richtige Mindset für neue Arbeitsweisen
Durch den Einzug neuer Technologien und neuer Kommunikations- und Kollaborationsmöglichkeiten geraten Organisationsformen, die den klassischen Top-down-Ansatz verfolgen, immer mehr unter Druck. Das Zauberwort der Stunde lautet Agilität, verbunden mit dem Versprechen von mehr Umsatz, höheren Marktanteilen und schnelleren Innovationen.
Zwar lassen sich hohe Agilität und Geschwindigkeit bei optimaler Qualität nicht ohne Automatisierung der Arbeitsschritte von der Entwicklung bis hin zur Produktion umsetzen, doch wichtiger als alle Technologie bleibt auch bei agilen Organisationen der Mensch. „Es braucht ein Umdenken und eine grundlegende Veränderung in den bisherigen Denk- und Handlungsweisen“, führt Annette Kinne, Organisationsentwicklerin bei Detego, aus. „Für Menschen mit einem zukunftsfähigen Mindset spielen Anwesenheitspflichten, feste Arbeitszeiten und -orte oder Stempeluhren keine Rolle, sie begrenzen sie eher in ihrer Kreativität und Leistungsfähigkeit.“ Arbeitsmodelle sollten sich daher immer weiterentwickeln und an die Bedürfnisse des Menschen anpassen. Denn nur, „wenn Menschen ihr Potenzial voll ausschöpfen können, dann handeln sie aus einer inneren Überzeugung heraus und erzielen Höchstleistung“, sind sich Jan-Hendrik Brune und Annette Kinne einig.
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| „Wer das Mindset von Menschen weiterentwickeln möchte, muss das Individuum in den Mittelpunkt stellen,“ erläutern Annette Kinne und Jan-Hendrik Brune. | ||
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Dabei zeigt sich Europa in Bezug auf neue Arbeitsweisen durchaus experimentierfreudig. So konnte nach einer sechswöchigen Testphase zur Viertagewoche die britische Fondsgesellschaft Perpetual Guardian berichten, dass es in der verkürzten Arbeitswoche nicht nur genauso viel erreichen konnte, sondern sogar Anzeichen eines Wachstums zu erkennen waren. Bei mehr als der Hälfte der Arbeitnehmer (56 Prozent) stößt die Idee der Viertagewoche auf Zustimmung. Dabei präferieren ganze 78 Prozent der im Workforce View befragten Studienteilnehmer ein Modell mit gleichem Gehalt und mehr täglichen Arbeitsstunden, während lediglich 22 Prozent Lohnkürzungen in Kauf nähmen.
Projektmanagement 4.0
Auch Katja Behnstedt, Geschäftsführerin der macooa GmbH, ist überzeugt, dass sich New Work „weg von starren und festgeschriebenen Arbeitsmodellen hin zu Projektorientierung und dynamischen Arbeitsprozessen“ entwickelt. Speziell kleinen und mittleren Unternehmen will die macooa GmbH mit ihrer gleichnamigen Lösung unterstützen. „Die Software schlägt eine Brücke von klassischen zu modernen Arbeitsformen, weil sie diese Ansätze unterstützt und kombiniert“, erläutert Ralf Behnstedt, ebenfalls Geschäftsführer des Unternehmens. „Auf der einen Seite kann man damit klar definierte Projektziele, Meilensteine und Budgetvorgaben festlegen, auf der anderen Seite kann man durch das Cockpit und Kanban-Board ein Höchstmaß an Agilität und Dynamik in die Projektsteuerung einbringen.“ Die Software wird in Deutschland gehostet und entspricht den Richtlinien der EU-DSGVO.
Klimaschutzpaket für Mitarbeiter
Ab 2021 wird die sogenannte Pendlerpauschale erhöht. Zusätzlich wird auch für Geringverdiener, die Wegstrecken über 21 km zur Arbeit zurücklegen müssen, die Möglichkeit geschaffen, eine Mobilitätsprämie zu wählen. Lesen Sie mehr:
https://trendreport.de/pendler
Panel „Bildung entscheidet“
Timo von Focht und Evgeny Sorokin bezeugen:
Nur wer kontinuierlich seine Mitarbeiter, aber auch sich selbst weiterbildet,
wird auf Dauer am Markt Bestand haben – heute mehr denn je:
https://www.trendreport.de/panel:-bildung-entscheidet
Panel „Zukunft der Arbeit“ – Visionen zur Zukunft der Arbeit:
Doris Albiez, Dr. Daniel Schütt, Stefan Peukert, Hanno Renner sowie Daniel Schäfer
nehmen Bezug zu der Frage, wie die Arbeit in Zukunft aussieht.
https://trendreport.de/panel-zukunft-der-arbeit
Was macooa für KMU ist, ist Workfront für größere Unternehmen. Die Plattform zeigt auf, welche Arbeit zu welchem Zeitpunkt erledigt werden muss, und mit wenigen Klicks wird der Arbeitsfortschritt dokumentiert und erfasst. „Da die gesamte Planung der Arbeit, der Projekte und Portfolien in Workfront stattfindet, sind die Auslastung sowie alle Status zu Projekten zu jedem Zeitpunkt transparent“, erläutert Günter Sandmann, Head of Central Europe bei Workfront. „Das Management kann so entscheiden, welche Projekte und Arbeiten für das Unternehmen am wertvollsten sind.“ Die Plattform ist auf allen Devices verfügbar und hält alle notwendigen Informationen zur Aufgabe und Arbeit an einer Stelle vor. Somit trägt die Lösung auch dem immer stärker aufkommenden Wunsch nach Arbeiten von überall und zu jeder Zeit Rechnung.
Zeiterfassung wird Pflicht
Dabei hat die Arbeit im Homeoffice durchaus auch für Mitarbeiter ihre Kehrseiten. Die einst fest fixierte Büroarbeit hat sich im diffusen Begriff der Vertrauensarbeit verloren. Da die Leistungsanforderung nun nicht mehr in Arbeitszeit bemessen ist, entsteht allzu oft ein Angstgefühl, diese ohne entsprechende unsichtbare Mehrarbeit nicht länger erfüllen zu können. Im Durchschnitt sind Arbeitnehmer in ganz Europa der Meinung, dass sie fast fünf Stunden (4 Std. 47 Min.) pro Woche kostenlos arbeiten. Und fast jeder Achte (12 Prozent) gibt an, dass die Überstunden mehr als zehn Stunden pro Woche betragen. Dabei sind in keinem europäischen Land so viele Mitarbeiter von der Problematik unbezahlter Überstunden betroffen wie in Deutschland (71 Prozent).
„Das Gericht schiebt der Flatrate-Arbeit einen Riegel vor – richtig so“, bejubelte DGB-Vorstandsmitglied Annelie Buntenbach entsprechend das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai. Er entschied, dass Arbeitgeber ein System einrichten müssen, womit die tägliche Arbeitszeit der Mitarbeiter gemessen werden kann. Dies gilt auch für Mitarbeiter im Außendienst oder in Projektteams. Auf die Vorgaben aus dem Luxemburger Urteil hat der deutsche Gesetzgeber noch nicht reagiert. Es bleibt daher abzuwarten, wie die vom EuGH gelassenen Spielräume genutzt werden. So könnte es etwa Ausnahmen für Unternehmen unterhalb einer bestimmten Größe oder innerhalb bestimmter Branchen geben.
Im Recruiting werden KI, Smart Automation und Big Data erhebliche Veränderungen und Verbesserungen mit sich bringen.
Selbstständigkeit, Freelancer und die Gig-Economy
Insbesondere in der Projektarbeit werden immer häufiger Freelancer eingebunden. Die sogenannte Gig-Economy ermöglicht Unternehmen, Arbeitskräfte mit Bezug auf das Projektaufkommen zu skalieren. Gleichzeitig war in den letzten Jahren zu beobachten, dass Arbeitnehmer auf Abstand zur Festanstellung gegangen sind und freiberufliche Tätigkeiten und Selbstständigkeit an Attraktivität gewonnen haben. Ein Trend, der mittlerweile wieder rückläufig ist, wie der Workforce View verdeutlicht. Während 2017 noch 26 Prozent Freiberuflichkeit oder Selbstständigkeit aktiv in Betracht zogen, waren es dieses Jahr nur noch 15 Prozent. „Der Rückgang des Wunsches nach Selbstständigkeit hängt möglicherweise mit verbesserten ökonomischen Verhältnissen zusammen, die mehr Möglichkeiten für eine reguläre Beschäftigung bieten“, vermutet Lucas van Wees, President of the European Association for People Management. „Es ist immer noch so, dass Kollektivvereinbarungen wie Renten- und Berufsunfähigkeitsversicherungen für Selbstständige nicht gut geregelt sind, auch wenn der Druck zur Lösung dieses Problems zunimmt und sich die entsprechenden Debatten mehren.“
Recruiting
Mit Blick auf die Gig Economy wurde das Avature Contingent Workforce Management speziell zur Rekrutierung und Verwaltung freier Mitarbeiter entwickelt. Die Community-Funktion der sozialen Plattform ermöglicht die aktive Kontaktpflege zu den Mitgliedern der Talentpools und die besten Mitarbeiter lassen sich leicht zu zukünftigen Projekten einladen. „Diese Technologie leistet einen großen Beitrag im Kampf um den Fachkräftemangel“, ist Dr. Jan Christian Seevogel, Senior Vice President DACH bei Avature, überzeugt.
Freie Mitarbeiter können ein Profil erstellen und ihre Kompetenzen präsentieren, sich auf verfügbare Projekte bewerben, sich zum aktuellen Stand eines Projekts informieren und ihre Verfügbarkeit und Vergütungsvorstellungen aktualisieren. „Im Recruiting“, ist sich Seevogel sicher, „werden KI, Smart Automation und Big Data erhebliche Veränderungen und Verbesserungen mit sich bringen.“
Eines lässt sich jedoch bei all den Veränderungen auch für die Zukunft konstatieren: All der neuen Technik zum Trotz bleibt die Aufgabe des strategisch so relevanten Recruitings die Einstellung von Menschen.
von Andreas Fuhrich
a.fuhrich@trendreport.de
CC BY-SA 4.0 DE
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