Exzellenter arbeiten
Frazier Miller, CMO von Wrike erläutert im Gespräch mit der TREND-REPORT-Redaktion warum eine kollaborative Projektmanagement-Lösung beim Change zum agilen Unternehmen wie ein Katalysator fungiert.
Herr Miller, warum sollte man für Projektmanagement entsprechend dafür entwickelte Software nutzen und was dürfen Unternehmen von einer Lösung erwarten?
Viele Kunden kommen zu Wrike, weil sie an einem Punkt angekommen sind, an dem eine übersichtliche Arbeit mit Tabellen und E-Mails nicht mehr möglich ist. Eine Projektmanagement-Software hilft (genau wie z.B. ERP- oder CRM-Software) dabei, alle relevanten Daten in einem System zu sammeln, Arbeitsabläufe zu digitalisieren und Routineaufgaben zu automatisieren.
Das bedeutet: Unternehmen können effizienter arbeiten und ihre Produktion skalieren. Außerdem ist gerade bei Projektarbeit eine transparente Zusammenarbeit, auch über verschiedene Abteilungen hinweg, ein Schlüssel zum Erfolg – das kann mit einer kollaborativen Projektmanagement-Lösung wie Wrike erreicht werden.
Welche Vorteile ergeben sich aus der Integration von UC-Funktionen in die Projektmanagement-Software?
Kommunikation findet immer im Kontext statt: Man kann direkt in einer Aufgabe oder einem Projekt Kommentare und Feedback geben. Auch Diskussionen finden direkt in der jeweiligen Aufgabe statt, sodass der gesamte Verlauf eines Projekts oder einer Aufgabe jederzeit nachvollziehbar ist.
Außerdem können Dokumente und Zusatzinformationen als Dateien hochgeladen werden und sind so für alle einsehbar. Integrationen sind ein weiterer Weg, um eine Single Source of Truth zu schaffen – Wrike kann beispielsweise mit Microsoft Teams, Google Hangouts, Slack usw. integriert werden, sodass aus Unterhaltungen direkt umsetzbare Aufgaben erstellt werden können.
Was ist das Besondere an Wrike im Vergleich zu den am Markt befindlichen Lösungen?
| ● | Datenhosting in der EU: Seit 2016 bieten wir unseren Kunden die Möglichkeit, ihre Daten in der EU zu speichern. Wir haben ein europäisches Rechenzentrum in Amsterdam. |
| ● | Ganzheitlicher Ansatz: Während viele andere Lösungen sich entweder auf Aufgabenmanagement oder Collaboration konzentrieren, ist Wrike eine Software/Plattform für umfassendes Arbeitsmanagement. Zudem haben wir spezielle Funktionen für Marketing-Teams wie z.B. ein Feature für Prüfung und Freigabe sowie eine Enterprise-Funktion mit zusätzlichen Sicherheitsfunktionen wie Single Sign On und Zwei-Faktor-Authentifizierung. |
Um in dieser Wirtschaftswelt bestehen zu können, müssen Unternehmen und Führungskräfte auf einem neuen Effizienz-Niveau arbeiten, weiß Frazier Miller.
In welchen Schritten würden Sie Projektmanagement-Software in einem Unternehmen einführen?
Change Management ist ein sehr wichtiger Schritt in der Einführung einer neuen Software. Wir unterstützen unsere Kunden mit umfassenden Deployment-Paketen und mit Customer Success Managern, um ihnen dabei zu helfen, die Software für ihre jeweiligen Bedürfnisse aufzusetzen.
Außerdem empfehlen wir unseren Kunden, auf Unternehmensseite Champions festzulegen, die für das Roll-out und die Projekt-Kommunikation zuständig sind. Es ist außerdem essentiell, die Prozesse und Arbeitsabläufe des Teams, der Abteilung oder des Unternehmens klar zu definieren, damit diese in der Software entsprechend dargestellt werden können.
Inwieweit kann Projektmanagement-Software bei stark repetitiven Aufgaben unterstützen?
Sie kann dabei helfen, Prozesse wie zum Beispiel den Arbeitseingang zu automatisieren. Mit Anfrageformularen können klare Briefings erstellt werden und eingehende Arbeit direkt zugewiesen werden. Darüber hinaus kann auch die Arbeitsübergabe unterstützt und automatisiert werden, zum Beispiel durch benutzerdefinierte Arbeitsabläufe mit bereits zugewiesenen Personen.
Wenn eine Aufgabe zum Beispiel zur Freigabe an die Finanzabteilung gegeben werden muss, kann dies mittels einer Statusänderung automatisch an die entsprechende Person in der anderen Abteilung zugewiesen werden. Vorlagen helfen außerdem dabei, Zeit einzusparen: Anstatt für wiederkehrende Aufgaben oder Projekte jedesmal das Rad neu zu erfinden, können Vorlagen erstellt werden, die ganz einfach dupliziert und verwendet werden können.
Welche wichtigen Erkenntnisse brachte Ihre Studie im Kontext von Automatisierung und KI?
Unsere Studie, der Wrike Digital Work Report 2018, hat gezeigt, dass Unternehmen mehrheitlich entweder keine Automatisierungsstrategie haben oder nur für einzelne Abteilungen. Demgegenüber wünschen sich Mitarbeiter gerade bei Routine-Aufgaben mehr technologische Unterstützung.
Die Teilnehmer unserer Studie sehen in der Automatisierung von Routine-Aufgaben ein großes Potential für die individuelle Produktivitätssteigerung: Mehr als jeder vierte Büroangestellte in Deutschland, Frankreich und Großbritannien könnte nach eigener Einschätzung 25 Prozent mehr pro Woche leisten, wenn entsprechende Technologie bereit stünde. 23 Prozent würden sogar bis zu 50 Prozent mehr leisten. 45 Prozent der Befragten sind ferner überzeugt, dass Automatisierung ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil bringt.
Den Nutzen der Automatisierung für das gesamte Unternehmen schätzt das mittlere Management mit Abstand am höchsten ein: 66 Prozent der Befragten aus dieser Gruppe sind überzeugt, dass Automatisierung ihrer Firma einen Wettbewerbsvorteil bringen würde. Bei den befragten Teamleitern sind es immerhin 55 Prozent, die diesen Wettbewerbsvorteil so deutlich sehen. Die Vorteile und auch Entlastung, die gerade Mitarbeiter mit Personalverantwortung von der Automatisierung erwarten, scheinen also enorm.
Stichwort Agilität – welche Wettbewerbsvorteile können Ihre Kunden generieren?
Wir leben in einer neuen Ära der Wirtschaft, der On-Demand Economy. Durch Amazon Prime, Netflix, Uber und co. werden die Erwartungshaltungen an ein personalisiertes und augenblickliches Kundenerlebnis in neue Höhe getrieben – die „Ich will genau das – und zwar sofort“-Mentalität ist die neue Norm.
Fazit ist: Um in dieser Wirtschaftswelt bestehen zu können, müssen Unternehmen und Führungskräfte auf einem neuen Effizienz-Niveau arbeiten. Und das bedeutet, dass sich auch unsere Arbeitswelt ändert.
Deutsche Unternehmen sind erfahrungsgemäß sehr gut organisiert, aber dadurch oft langsamer, um auf Trends zu reagieren oder auf Kundenwünsche einzugehen. Wenn man durch eine Software wie Wrike damit beginnt, mit Dashboards und in Sprints zu arbeiten, kann man innerhalb eines Teams oder einer Abteilung eine agile Arbeitsweise übernehmen.
Das passiert allerdings nicht von selbst: Die Software kann dabei unterstützen, doch die Führungsebene muss die Änderung planen und vorantreiben, wobei wir wieder beim Change Management sind. Denn Agilität heißt nicht, dass man planlos arbeitet, sondern mit Prozessen, die sich dem Endergebnis mit kleinen Schritten und Zwischentests nähern. Kurz gesagt: Wrike ist ein Katalysator beim Change zum agilen Unternehmen.
Gerade bei Projekten nimmt das Thema „single source of truth“ eine bedeutende Rolle ein: wie unterstützt Wrike hier, die Anforderungen, allen Beteiligten die aktuellsten und richtigen Daten zur Verfügung zu stellen?
In Wrike geschieht Zusammenarbeit immer im Kontext, direkt am Projekt und in einer Plattform – und nicht in mehreren Tabellen oder Dokumenten, die jeder lokal abspeichert und die am Ende nicht mehr übereinstimmen.
Wichtige Projektdaten liegen nicht im Posteingang eines Kollegen, sondern im Projektordner in Wrike, der von allen Beteiligten jederzeit eingesehen werden kann. Wrike unterstützt das Dateimanagement außerdem mit einer Versionierung, sodass jeder auf einen Blick die aktuellste Datei sehen kann. Und um eindeutig zu wissen, welches die finale und freigegebene Datei ist, kann hierfür der integrierte Freigabe-Prozess genutzt werden.
Herr Miller, vielen Dank für das Gespräch.
Weiterführende Informationen zum Unternehmen finden Sie unter:
https://www.wrike.com/de/
Unser Interviewpartner
Frazier Miller – Chief Marketing Officer
Frazier Miller leitet die Marketing-Initiativen von Wrike und bringt alle Marketing-Funktionen mit der strategischen Botschaft und der Markenentwicklung in eine Linie. Seine 20-jährige Karriere in der IT-Branche umfasst Rollen in der Führungsspitze von Yahoo, Bloomberg und Articulate. Durch seine Bandbreite an Erfahrung, sowohl im Produktmanagement als auch in Geschäftsprozessen, hat Miller eine einzigartigen Einblick gewonnen, wie sich Teams in einem hoch operativen Umfeld auszeichnen können.
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