Der Einkauf wird zum strategischen Wettbewerbsfaktor
TREND REPORT im Gespräch mit Bruno Pauze, Country Manager Deutschland bei Amazon Business, über die Digitalisierung von Beschaffungsprozessen, die steigenden Anforderungen an Transparenz und Nutzerfreundlichkeit sowie die Frage, warum moderne Einkaufsorganisationen heute weit mehr leisten müssen als reine Kostenkontrolle.
TREND REPORT: Herr Pauze, viele Unternehmen digitalisieren derzeit mit Hochdruck ihren Vertrieb, die Produktion oder den Kundenservice. Warum hinkt die Beschaffung in vielen Organisationen noch hinterher?
Das hat vor allem historische Gründe. Der Einkauf wurde in der Vergangenheit häufig ausschließlich als reiner Kostenfaktor betrachtet und nicht als strategischer, wertschöpfender Unternehmensbereich. Entsprechend defensiv wurde dort im Vergleich zu kundennahen Abteilungen in die Digitalisierung investiert. Gerade in Deutschland stehen wir zudem vor der Herausforderung sehr komplexer, über Jahre gewachsener ERP-Landschaften, die häufig auf Basis von SAP laufen. Jede noch so kleine Veränderung an diesen Systemen wirkt sich unmittelbar auf sensible Bereiche wie die Compliance, die Buchhaltung und die gesamten Lieferkettenprozesse aus. Deshalb dauern Modernisierungen hier oft deutlich länger als in anderen Unternehmensbereichen. Studien zeigen ganz klar, dass mehr als die Hälfte der Unternehmen ihre eigenen internen Prozesse und die bestehenden Altsysteme als größte Hürde für die Digitalisierung der Beschaffung ansehen. Dennoch beobachten wir derzeit einen spürbaren Wandel. Immer mehr Organisationen erkennen, dass schlanke Beschaffungsprozesse einen direkten und messbaren Beitrag zur allgemeinen Wettbewerbsfähigkeit leisten.
TREND REPORT: Viele mittelständische Unternehmen arbeiten heute mit SAP S/4HANA oder teilweise noch mit älteren SAP-Infrastrukturen. Lässt sich Amazon Business direkt in solche etablierten Umgebungen integrieren?
Ja. Amazon Business lässt sich direkt in bestehende ERP- und Beschaffungssysteme integrieren. Unternehmen können dabei selbst festlegen, welche Lieferanten und Sortimente ihren Mitarbeitenden zur Verfügung stehen. Der eigentliche Einkauf erfolgt anschließend innerhalb von Amazon Business, bleibt aber vollständig in die bestehenden Unternehmensprozesse eingebunden.
Bruno Pauze erklärt: „Ich denke, dass in den nächsten fünf bis zehn Jahren etwa 20 bis 30 Prozent aller Beschaffungsprozesse vollkommen autonom ablaufen.“
TREND REPORT: Spielen dabei auch die deutschen Compliance-Anforderungen eine Rolle?
Selbstverständlich. Dabei unterscheiden wir grundsätzlich zwei Bereiche. Zum einen geht es um kaufmännische Prozesse wie Rechnungsstellung, E-Rechnungen oder steuerliche Anforderungen. Diese unterstützen wir gemeinsam mit den vorhandenen ERP-Systemen und entwickeln unsere Lösungen kontinuierlich weiter, um neue gesetzliche Vorgaben frühzeitig abzubilden. Zum anderen geht es um die Produkte selbst. Viele Unternehmen dürfen ausschließlich Produkte einsetzen, die bestimmte technische oder gesetzliche Normen erfüllen. Bei Amazon Business können Unternehmen genau definieren, welche Produkte, Hersteller oder Produktgruppen überhaupt bestellt werden dürfen. Über Funktionen wie Guided Buying werden Mitarbeitende automatisch zu den freigegebenen Produkten geführt. Ergänzend analysieren intelligente Auswertungen das Einkaufsverhalten und erkennen Auffälligkeiten oder Abweichungen. Dadurch behalten die zentralen Einkaufsabteilungen jederzeit den Überblick.
TREND REPORT: Technische C-Teile gelten als komplex, spezifikationsgetrieben und häufig sehr erklärungsbedürftig. Wie lässt sich ein solcher Einkauf mit den heutigen Erwartungen an einfache, schnelle digitale Beschaffungsprozesse vereinbaren?
Indem man beide Anforderungen intelligent miteinander verbindet. Es braucht auf der einen Seite ein sehr breites und tiefes Sortiment an technischen C-Teilen, aber auf der anderen Seite sollen Mitarbeitende nur auf diejenigen Produkte zugreifen können, die für ihre jeweilige spezifische Aufgabe freigegeben sind. Hier kommt wieder das Prinzip des Guided Buying ins Spiel. Die Einkaufsorganisation definiert im System, welche Produkte oder Produktgruppen zulässig sind. Die Mitarbeitenden sehen in ihrer Benutzeroberfläche anschließend ausschließlich diese validierte Auswahl. Ein Fehlkauf von ungeeigneten oder nicht zertifizierten Produkten wird dadurch technisch ausgeschlossen. Ein gutes Beispiel sind Produkte für den Arbeitsschutz. Je nach Branche oder sogar je nach Abteilung im selben Werk gelten völlig unterschiedliche gesetzliche Normen und Sicherheitsanforderungen. Unternehmen können exakt hinterlegen, welche Produkte für welche Kostenstellen verfügbar sind. Gleichzeitig behalten die Mitarbeitenden innerhalb dieses Rahmens ausreichend Auswahlmöglichkeiten, ohne gegen Richtlinien zu verstoßen. Das macht den gesamten Prozess spürbar einfacher und schneller, während die Einkaufsleitung die volle Kontrolle über Sortimente, Compliance und Kosten behält.
TREND REPORT: Beschaffungsverantwortliche stehen heute unter einem enormen, oft widersprüchlichen Druck. Sie sollen kontinuierlich Kosten senken, Risiken in den Lieferketten reduzieren und gleichzeitig die lückenlose Versorgung des Betriebs sicherstellen. Wo sehen Sie im operativen Einkauf derzeit den größten Pain Point?
Die größte Herausforderung ist momentan die Unsicherheit. Unternehmen sehen sich gleichzeitig mit Inflation, geopolitischen Spannungen und immer wieder auftretenden Lieferengpässen konfrontiert. Dadurch müssen Einkaufsorganisationen regelmäßig neue Lieferanten bewerten, Verträge anpassen und alternative Beschaffungswege aufbauen. Das verursacht einen enormen administrativen Aufwand. Gerade diese Routinetätigkeiten nehmen viel Zeit in Anspruch. Dabei sollte sich der Einkauf eigentlich auf strategische Aufgaben konzentrieren können. Deshalb automatisieren wir möglichst viele dieser administrativen Prozesse. Gleichzeitig erhalten Unternehmen über Amazon Business Zugang zu einem sehr breiten Lieferantennetzwerk. Auch bei der Einhaltung gesetzlicher Lieferkettenvorgaben unterstützen wir Unternehmen. Über Amazon Business können sie eigene Kriterien für ihre Beschaffung definieren, ob sie nun bevorzugt regionale Lieferanten wählen oder bestimmte Umweltzertifizierungen voraussetzen. Da sich die Prioritäten eines Krankenhauses naturgemäß stark von denen eines Industrieunternehmens unterscheiden, bieten wir die Flexibilität, die Beschaffungsprozesse individuell an die eigenen CSR-Richtlinien anzupassen.
TREND REPORT: Immer mehr Unternehmen erwarten von internen Beschaffungssystemen dieselbe Nutzerfreundlichkeit, die sie aus Consumer-Apps kennen. Wie verändert dieser Anspruch moderne B2B-Plattformen?
Die Erwartungen der Anwender haben sich in den letzten Jahren grundlegend verschoben. Niemand möchte sich im Beruf mehr mit kryptischen Systemen herumschlagen, wenn der private Online-Einkauf mit wenigen Klicks erledigt ist. Die große Kunst und Herausforderung für B2B-Anbieter besteht darin, diese gewünschte Einfachheit mit den zwingend erforderlichen Compliance- und Freigabeprozessen im Hintergrund zu verheiraten. Ein gutes Beispiel aus unserer Praxis ist ein langjähriger Industriekunde in Deutschland. Das Unternehmen schleppte aufwendige, mehrstufige Freigabeprozesse mit sich herum. Gemeinsam haben wir diese Abläufe radikal vereinfacht. Heute können die Mitarbeitenden Standard- und C-Teile-Bestellungen bis zu einem gewissen Budgetrahmen völlig eigenständig durchführen. Größere Investitionen hingegen durchlaufen nach wie vor vollautomatisch den klassischen, mehrstufigen Genehmigungsprozess. Dadurch entfallen im Alltag tausende unnötige, rein administrative Arbeitsschritte. Der entscheidende Hebel ist, dass ein Unternehmen seine individuellen Einkaufsprozesse extrem flexibel an die eigene Organisationsstruktur anpassen kann.
TREND REPORT: Um Lieferketten dauerhaft krisenfest aufzustellen, setzen viele Unternehmen heute auf das Thema Resilienz. Welche Strategien halten Sie hier für besonders wichtig, und welche Rolle spielen Echtzeitdaten dabei?
Resilienz ist heute ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. Nach den Lieferengpässen der vergangenen Jahre müssen Lieferketten dauerhaft widerstandsfähiger werden. Zunächst sollten Unternehmen den Einkauf standardisierter C-Teile maximal vereinfachen und automatisieren. Wenn wir den operativen Aufwand übernehmen, die Verfügbarkeit sichern und Preise transparent halten, gewinnt der Einkauf wertvolle Zeit. Diese freigewordene Ressource kann er nutzen, um sich auf strategisch kritische A- und B-Teile sowie tiefe Lieferantenpartnerschaften zu konzentrieren. Bei Standardprodukten arbeiten wir mit mehreren Lieferanten parallel, um eventuelle Ausfälle direkt zu kompensieren. Bei hochspezialisierten Gütern ohne direkte Alternativen setzen wir stattdessen auf vorausschauende Lagerbestände und enge Absprachen mit den Herstellern. Die Grundlage für all diese Entscheidungen sind Echtzeitdaten. Viele Unternehmen agieren noch im Blindflug, weil dezentrale Einkäufe über unzählige Kanäle die Transparenz verzerren. Erst wenn alle Einkaufsdaten an einem Ort zusammenfließen, lassen sich Einsparpotenziale und Risiken im dynamischen Markt verlässlich steuern. Deshalb integrieren wir umfangreiche Reporting-Tools, KI-gestützte Analysen und Amazon Quick, um Trends sofort sichtbar zu machen.
TREND REPORT: Wenn wir nun den Blick nach vorne werfen auf die kommenden drei bis fünf Jahre: Wie wird sich die Rolle des Einkäufers verändern, und welche Kompetenzen werden in den Procurement-Teams der Zukunft unverzichtbar sein? Viele Unternehmen investieren ja derzeit massiv in Automatisierung und Künstliche Intelligenz. Wo liegen hier die Chancen, aber auch die Grenzen?
Wir stehen vor einer fundamentalen Transformation. Viele administrative Routinen und manuelle Auswertungen werden künftig von Automatisierung und Künstlicher Intelligenz übernommen. Ich denke, dass in den nächsten fünf bis zehn Jahren etwa 20 bis 30 Prozent aller Beschaffungsprozesse vollkommen autonom ablaufen. Die große Chance der KI liegt darin, komplexe Datenmuster in Sekundenschnelle zu erkennen, Dokumente zu analysieren und dem Menschen eine perfekt aufbereitete Entscheidungsgrundlage zu liefern. Durch diese Entwicklung verschiebt sich auch das Anforderungsprofil. Die wichtigste neue Kernkompetenz ist eine ausgeprägte Technologieoffenheit. Unternehmen benötigen Menschen, die KI verstehen und bereit sind, neue Werkzeuge aktiv auszuprobieren. Gleichzeitig werden klassische, menschliche Kompetenzen strategisch noch wertvoller. Ein KI-Agent kann zwar Produkte auswählen, aber keine echten strategischen Rahmenbedingungen verhandeln. Die langfristige Sicherung von Servicequalitäten, komplexen Verträgen und vor allem das Management von Vertrauen und persönlichen Beziehungen zu Schlüssel-Lieferanten bleibt eine Kernaufgabe des Menschen. Einkauf erfordert Empathie für interne Fachbereiche, ein feines Gespür bei der Risikobewertung und unternehmerische Erfahrung. KI wird den Einkauf massiv unterstützen, ihn aber niemals ersetzen.
TREND REPORT: Zum Abschluss noch ein visionärer Blick in die Zukunft: Könnten Sie sich vorstellen, dass Amazon Business künftig auch hochspezialisierte Dienstleistungen wie den industriellen 3D-Druck vermittelt? Denkbar wäre ja, dass Unternehmen ihre CAD-Konstruktionsdaten hochladen und ein verifizierter Partner aus Ihrem Netzwerk die Bauteile on-demand produziert und ausliefert.
Solche disruptiven Ideen diskutieren wir in unseren Teams selbstverständlich regelmäßig. Unser eigener Anspruch ist es jedoch nicht, selbst in die Produktion einzusteigen. Amazon Business versteht sich in seinem Kern als ein offener, intelligenter Marktplatz, der Unternehmen effizient mit den passenden, qualifizierten Lieferanten und Dienstleistern verbindet.
TREND REPORT: Herr Pauze, vielen Dank für das informative und aufschlussreiche Gespräch.
Das Gespräch führte TREND REPORT Chefredakteur Bernhard Haselbauer im Rahmen der Amazon Business Exchange (ABX) in London.
