Acht Punkte für mehr Sicherheit
Die TREND-REPORT-Redaktion sprach mit Wieland Volkert, Country Manager der PeopleDoc (Germany) GmbH. Sein Unternehmen entwarf eine Acht-Punkte-Checkliste, die in Verbindung mit entsprechenden Software-Lösungen hilft, die HR-Abteilung zu entlasten und die Anforderungen der EU-DSGVO zu bewältigen.
Ein wesentlicher Aspekt der neuen Regularien, der in Punkt 5 der Checkliste seinen Ausdruck findet, ist das Recht der Arbeitnehmer, auf Anfrage zu erfahren, ob, welche und in welchem Umfang personenbezogene Daten durch den Arbeitgeber verarbeitet werden.
Für die Personalabteilung bedeutet dies ein deutliches Mehr an Aufwand, der mit der klassischen papiernen Personalakte kaum noch zu bewältigen sein dürfte. „Digitale Personalakten“, empfiehlt Volkert, „verbessern die Qualität der Personalabteilung, die Zufriedenheit der Mitarbeiter und den Schutz vor Verstößen gegen die EU-DSGVO.“
Eine digitale Personalakte sei allerdings nur der erste Schritt. Als nächstes sollte es Mitarbeitern ermöglicht werden, persönliche Daten wie neue Adressen, Bankverbindungen oder Sozialversicherungsnummern in einer mitarbeiterfokussierten HR-Service-Delivery-Lösung selbst zu bearbeiten.
| Eine Software kann HR-Verantwortliche enorm unterstützen im Kontext der Compliance. Digitale Personalakten und „Employee Self Service“ sind dazu ein wichtiger Schritt, so Wieland Volkert. |
„Employee Self Service“ stellt sicher, dass Daten korrekt sind, denn die Mitarbeiter selbst wissen am besten, welche Hausnummer ihre Straße hat“, so Volkert. „Wichtig ist dabei, zu beachten, dass die Zugriffs- und Änderungsrechte, gemäß Punkt 3 unserer Checkliste, genau definiert, umgesetzt und überwacht werden und dass das System den Vorgaben der EU-DSGVO entspricht.“
Der letzte Punkt der Acht-Punkte-Checkliste betrifft die Information und Schulung der Mitarbeiter. Zu diesem Zweck bietet PeopleDoc eine eigene leistungsfähige HR-Case-Management-Lösung inklusive Wissensportal an. Diese ist individuell auf die einzelnen Mitarbeiter abgestimmt und ermöglicht einen bedarfsgerechten Zugriff von überall und zu jeder Zeit.
Die Merkmale zur Personalisierung werden im firmeneigenen HR-Informationssystem definiert. Sollten sich regulative Vorgaben oder Richtlinien ändern, können die Inhalte schnell und einfach innerhalb der Software geändert werden.
„Das benutzerfreundliche, kontextbezogene Wissensportal“, ergänzt Volkert, „versetzt Mitarbeiter in die Lage, auf gängige Routinefragen selbst die richtigen Antworten zu finden sowie nach Artikeln und personalisierten Formularen zu suchen.“
Obwohl komplexere Anfragen auch zukünftig an die HR-Abteilung weitergeleitet werden, entlastet die cloudbasierte Personalmanagementlösung diese und ermöglicht ihr, entsprechend mehr Sorgfalt bei der Bearbeitung komplexer Anfragen aufzubringen.
Die komplette Acht-Punkte-Checkliste finden Sie auch unter:
www.trendreport.de/EU-DSGVO-Checkliste
