Fitnessprogramm für die Datenlandschaft im Unternehmen

von Bernd Koschinski

Mit einem integrierten Datenmanagement optimieren Unternehmen ihre Datenlandschaft. Sie verbessern mit einer Reorganisation und Modernisierung die Datenqualität und stellen die Einhaltung von Compliance-Regeln sicher. Zugleich schaffen sie damit die Grundlage für einen kosteneffizienteren Betrieb.

Erfolgreiche Unternehmen erfinden sich immer wieder neu, um ihre Agilität zu steigern: sie optimieren ihre Prozesse, justieren ihre Geschäftsmodelle oder passen ihre Organisation an. Diese Maßnahmen können zum Verkauf von Tochtergesellschaften (Carve-out) oder zur Übernahme anderer Unternehmen (Carve-in) führen. Eine der Herausforderungen dabei ist der Umgang mit den fremden Daten und die notwendige Integration von Datenmodellen.
In einem ersten Schritt wird ein Check-up durchgeführt, bei dem unter anderem ermittelt wird, welche Daten überhaupt vorhanden sind und von welchen Applikationen sie wie oft genutzt werden. Eine solche Ist-Analyse empfiehlt sich beispielsweise auch bei einem Releasewechsel von ERP-Systemen, bei der Ablösung von Individualapplikationen durch Standardsoftware oder bei einer generellen Modernisierung von Applikationslandschaften. Die Unterstützung externer Dienstleister ist dabei die Regel.

Der Check-up umfasst mehrere Einzelmaßnahmen:

• Zusammen mit der IT-Abteilung des Unternehmens erfassen Business- und IT-Consultants des externen Dienstleisters mit Hilfe einer standardisierten Vorgehensweise alle fachlichen und technischen Aspekte der vorhandenen Applikations- und Datenlandschaft. Dabei berücksichtigen sie auch die direkten und indirekten Abhängigkeiten der Objekte und des Datenflusses. Die manuelle Ermittlung komplettiert die automatisierte Erfassung der Datenmodelle und des Datenbestands. Dabei sollten die Tools in der Lage sein, alle im Markt bedeutenden Datenbanken für SAP- und Nicht-SAP-Systeme abzudecken, die auf Mainframes, Unix-Systemen oder Windows- und Linux-Servern laufen. Wichtig ist die Struktur und die Verknüpfung der Daten.
• Der komplette Überblick über den Ist-Zustand – inklusive möglicherweise mehrfach vorhandener Daten – bildet die Basis für die Identifikation betriebswirtschaftlicher Einsparpotenziale. Sie ergeben sich durch die Klassifikation nach regelmäßig, immer wieder einmal oder nur auf Anfrage benötigten Daten. Ziel dabei ist eine Optimierung des Datenbestands.
• Die Dokumentation der relevanten Systeme liefert die Entscheidungsgrundlage für einen Lösungsvorschlag im Hinblick auf eine Migration zu einer neuen Plattform der kontinuierlich benötigten Daten oder einer Archivlösung für äußerst selten benötigte Daten.
• Dazu gehört auch ein Meilensteinplan, der die Kosten und den Umfang einer Migration oder das Abschalten von Altsystemen umfasst.

Fachabteilungen frühzeitig einbeziehen

Nach Abschluss der Check-up-Phase gibt es ein „Steering Board Gate“, an dem Verantwortliche aus der IT- und den Fachabteilungen beteiligt sind. Liegen die Check-up-Ergebnisse vor, wird entschieden, ob das Unternehmen Budget für kleines, klar abgegrenztes oder ein umfangreiches Migrationsprojekt bereitstellt und ein Projekt initiiert wird. Bei einem Firmenzukauf kommt man im Grunde genommen ohne ein Integrationsprojekt nicht aus. Auf die Check-up-Phase folgen dann die für IT-Projekte üblichen Abschnitte Set-up, Blueprint, Realisierung, Test und Go Live.
Die Fachabteilungen spielen von Anfang an eine wichtige Rolle, denn sie kennen die in ihre Geschäftsprozesse involvierten Daten am besten. Sie wissen, wann und in welchem Kontext es zu Problemen kommt sowie welche Abfragen oder Reports besonders lange dauern. Daher sollten die Projektziele auch gemeinsam mit erfahrenen Anwendern aus den Fachabteilungen definiert werden.

Vorteile des integrierten Datenmanagements

Einer der wichtigsten Vorteile eines integrierten Datenmanagements, egal ob vorhandene Bestände konsolidiert und migriert werden oder als Folge eines Zukaufs neu integriert werden: Unternehmen können mit einem „schlanken“ Bestand, der sich auf die aktuell benötigen Daten konzentriert, deutlich schneller und flexibler agieren. Geschäftsprozesse können damit beschleunigt werden und Unternehmen gewinnen im Hinblick auf die Digitale Transformation erheblich an Agilität.

Vor allem aber gelingt es mit einer IDM (Integrated Data Management)-Lösung wie sie etwa CGI anbietet, die laufenden Kosten deutlich zu senken. Das lässt sich an einem stark vereinfachten Beispiel demonstrieren: Nutzen Unternehmen in ihrem laufenden ERP-System Altdaten nur noch für sporadische Abfragen, kann dies erhebliche Kosten verursachen. Projekterfahrungen von CGI zufolge sind dafür zwischen 17 und 28 Euro pro GB und Monat zu veranschlagen. Bei einer Speicherkapazität von 2,5 TB und durchschnittlichen Kosten von 25 Euro pro GB und Monat belaufen sich die jährlichen Betriebskosten auf 750.000 Euro. Gelingt es, die benötigte Speicherkapazität auf 2 TB und die Kosten pro Monat auf 9,35 Euro zu senken, betragen die jährlichen Kosten nur noch 224.000 Euro. Anders ausgedrückt: Die jährlichen Betriebskosten lassen sich um mehr als 60 Prozent reduzieren.
Neben den betriebswirtschaftlichen Aspekten ist gerade im Rahmen der Digitalisierung das Thema Datensicherheit elementar. Unternehmen schaffen mit einem integrierten Datenmanagement die Grundlage dafür, dass sie jederzeit nachweisen können, wo welche Daten (quantitativ) in welcher Form (qualitativ) sowie historisch und technisch in welchen Systemen vorliegen. Unternehmen können dann Daten aus jeglicher Dimension heraus analysieren und sicherstellen, wie mit welchen Daten aus Governance-, Risk- und Compliance (GRC)-Sicht umzugehen ist. Diese GRC-Anforderungen lassen sich kundenspezifisch im Rahmen des Check-up aus Sicht der IT- und Fachverantwortlichen erfassen.

Eine standardisierte Vorgehensweise über den gesamten Projektzyklus hinweg sowie ausgereifte Analyse- und Migrationstechnologien schaffen eine solide Basis für eine hohe Effizienz und maximale Datenkonsistenz. Deren Nachweis spielt insbesondere dann ein wichtige Rolle, wenn Unternehmen mit der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben rund um die Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten befasst sind und sich damit im Geltungsbereich des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) befinden. Dabei geht es beispielsweise um detaillierte Informationen zu Interessenten, Kunden oder Mitarbeitern eines Unternehmens. Wichtige Anforderungen dabei sind etwa die Zugangskontrolle, Zugriffskontrolle und Weitergabekontrolle.

Das Datenmanagement ist keine einmalige Aktion, sondern eine fortlaufende Aufgabe. Da sich in fast allen Unternehmen die IT-Infrastruktur sowie die Applikations- und Datenlandschaft regelmäßig ändern, sollten die IT-Verantwortlichen alle zwei bis drei Jahre einen Check-up durchzuführen, um zu prüfen, ob und wo es Handlungsbedarf gibt.

Weitere Informationen unter:
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