Gastbeitrag
Prozess-Optimierung ist ein Teamsport, der sich für Unternehmen auszahlt, denn ineffiziente Prozesse kosten Zeit und Geld. Smarte Process-Mining-Tools helfen, das Prozess-Chaos schneller und besser in den Griff zu bekommen.
Viele Unternehmen werfen jeden Tag Geld zum Fenster hinaus und wissen noch nicht einmal davon. Der Grund ist in den meisten Fällen der gleiche: Ineffektive Geschäftsprozesse sind dafür verantwortlich, dass Tätigkeiten länger dauern als geplant und wichtige Entscheidungen trotz fehlender Daten getroffen werden. Wenn Prozessdaten fehlen, sind jedoch auch die Geschäftsentscheidungen nicht fundiert genug.
Diese weithin grassierende Business-Krankheit zieht sich durch alle Regionen und alle Branchen. Unternehmen planen und modellieren ihre Workflows zwar minutiös auf dem Reißbrett oder mithilfe grafischer, leicht bedienbarer Modelling-Tools. Aber ob die Geschäftsprozesse dann auch in der Praxis so funktionieren wie gewünscht, bleibt weitgehend im Ungewissen, weil Kontrolle und Analyse fehlen.
Tennisspiel im Dunkeln
Die Situation in vielen Unternehmen ist vergleichbar mit einem Tennisspiel zu nächtlicher Zeit, bei dem die Platzbeleuchtung nicht funktioniert: Spiel- und Satzgewinne bleiben unter diesen Bedingungen reine Glückssache. Erst Process-Mining-Tools bringen Licht ins Dunkel der Geschäftsprozesse.
Jede geschäftliche Tätigkeit, wie Rechnungen erstellen, Bestellungen aufgeben oder Genehmigungen einholen, hinterlässt ihren digitalen Fußabdruck. In Log-Dateien, Ablaufprotokollen oder in den Datenbanken der Unternehmens-IT wird er abgespeichert und enthält wichtige Informationen, die bei der Prozess-Optimierung unterstützen können. Process-Mining-Lösungen aggregieren automatisiert die digitalen Fußabdrücke der Prozesse, werten sie aus und erlauben dadurch einen Soll-Ist-Abgleich zwischen Reißbrett-Theorie und unternehmerischer Praxis. Nur wer seine Prozesse versteht und weiß, welche Workflows nicht optimal funktionieren, kann Flaschenhälse beseitigen oder Prozesse gezielt neu entwerfen.
Prozess-Modellierung, -Analyse und -Optimierung ist heute Teamarbeit; die eingesetzten Werkzeuge sollten die gemeinsame Arbeit an Prozessen im Team auch unterstützen. Es kommt darauf an, möglichst früh – schon in der Prozess-Entwurfsphase – alle Stakeholder mit ins Boot zu holen und dann später regelmäßig um Feedback zu bitten. Umso größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass die entworfenen Workflows auch in der Praxis effizient und fehlerfrei durchlaufen. Viele Argumente sprechen für Cloud-native Process-Mining- und Process-Optimization-Werkzeuge. Sie ermöglichen einen schnelleren operativen Einsatz, sind leicht bedienbar und der Cloud-Anbieter kümmert sich um eine aktualisierte und optimal funktionierende Infrastruktur. Für die Kunden bringt die Cloud, zusätzlich zu den Effizienz-Gewinnen, die durch optimierte Prozesslandschaften entstehen, weitere Kostengewinne.
Der erste Schritt der Prozess-Optimierung besteht darin, mit der grafischen Spezifikationssprache BPMN 2.0 gemeinsam im Team die Geschäftsprozesse zu modellieren. (Quelle: Signavio)
Process Mining analysiert, welche Durchlaufzeiten die modellierten Geschäftsprozesse in der unternehmerischen Praxis benötigen. Dadurch werden Flaschenhälse und Defizite im Prozessablauf transparent. (Quelle: Signavio)
Dashobards visualisieren die KPIs von Geschäftsprozessen. Sie helfen dabei, Optimierungspotenziale im Prozessablauf zu erkennen. (Quelle: Signavio)
Prozess-Defizite erkennen und beheben
Automatisierungsexperten sehen Optimierungsbedarf quer über alle Branchen hinweg, ganz besonders im Banken- und Versicherungswesen, in der Telekommunikations- und Automobilindustrie sowie im Handel. Ein international tätiger Automobildienstleister will zum Beispiel seine globalen Prozesse auf Konsistenz überprüfen. Im Fokus stehen dabei die Geschäftseinheiten Mobility-Services, Finanzen, Leasing, Verkauf, das Flotten-Management und Kfz-Versicherungsangebote. Der Dienstleister hatte in der Vergangenheit verschiedentlich zeitintensive Prozessabweichungen zu beklagen und muss, um den Defiziten auf die Spur zu kommen, große Datenvolumina aggregieren und analysieren. Außerdem gab es Verzögerungen in der Rechnungsabwicklung. Process-Mining-Werkzeuge sammeln alle prozessrelevanten Daten und visualisieren den Ist-Zustand der aktuellen Prozesse. Dadurch kommen Unternehmen Performance- und Effizienz-Bremsen schnell auf die Spur. Ein Ergebnis der Analyse könnte zum Beispiel darin bestehen, dass die Anweisungen für eine Geschäftseinheit nicht präzise genug ausgefallen sind und aus diesem Grund ungewöhnlich viele Rückläufe nötig werden, die den Workflow in die Länge ziehen.
Smarte Process-Mining-Tools aggregieren die KPIs aller Teilprozesse end-to-end über unterschiedliche IT-Systeme hinweg und visualisieren die Ergebnisse in einem Prozessmodell. Das Vorgehen der Prozess-Experten besteht aus drei Stufen: Prozesse modellieren – Daten sammeln und analysieren – Prozesse optimieren. Diese drei Stufen werden zyklisch immer wieder durchlaufen, denn die Erfahrung zeigt, dass auch Prozesse, die auf den ersten Blick effizient ablaufen, weiter optimiert werden können. Oft sind die an den Prozessen beteiligten Mitarbeiter selbst überrascht über das sich bietende Optimierungspotenzial, weil sie die Effizienz ihrer Workflows überschätzt haben. BPM-Software-Anbieter wie Signavio unterstützen mit ihrer modularen Software-Lösungen alle drei Schritte. Die Suite ist mit SAP oder Oracle integrierbar und unterstützt Unternehmen beim Re- und Neu-Design ihrer Geschäftsprozesse.
„Die Optimierung von Geschäftsprozessen ist kein einmaliges Projekt, sondern ein langer Prozess. Unternehmen gewinnen dadurch an Wettbewerbsfähigkeit und Agilität.“
Gerrit de Veer, Senior Vice President Sales MEE bei Signavio
Hilfe bei der ERP-Migration
Nicht nur bei der Optimierung bestehender Prozesse, auch bei der Migration in neue Business-Software-Systeme hilft das methodisch-operative dreistufige Vorgehen, modellieren, analysieren und optimieren, Zeit- und Kostenaufwände zu reduzieren. Der Software-Anbieter SAP stellt ab 2025 den Support für seine Legacy-Systeme wie das alte R/3 ein. Unternehmen, die SAP ERP im Einsatz haben, werden daher in den nächsten Jahren auf die neue digitale Plattform SAP S/4HANA migrieren müssen. Eine Business Transformation Suite unterstützt Unternehmen bei der komplexen, anspruchsvollen Migration ihrer ERP-Systeme. Als Vorbereitung auf das Migrationsprojekt sollten sich Unternehmen zunächst Klarheit über ihre bestehenden Prozesse verschaffen, denn wer nicht weiß, was er migrieren soll, kann ein Migrationsprojekt nicht zu einem erfolgreichen Abschluss bringen. BPM-Anbieter berichten, dass etwa 70 Prozent aller großen Transformationsprojekte entweder scheitern oder das avisierte Kostenbudget stark überschreiten. Der Grund sind fehlende, akkurate Informationen über die zu migrierenden Prozesse.
Weitere Informationen zum Unternehmen:
https://www.signavio.com/de/
CC BY-ND 4.0 DE
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