Projektkontrolle: Wie Sie Ihr Projekt in die richtige Richtung lenken!

Sara Loncarevic berichtet über modernes und gelungenes Projektcontrolling.

Die Voraussetzung für den Projekterfolg bilden viele verschiedene Faktoren: Von den Projektmanagement Methoden bis hin zu richtig gesetzten Projektzielen und einem effektiven Projektcontrolling. Alle diese Aspekte tragen einen großen Beitrag zur erfolgreichen Durchführung eines Projektes bei, besonders letzterer. Welchen Einfluss das Projektcontrolling auf Ihre Projekte hat und wie Sie es optimal in Ihrem Unternehmen integrieren können, erfahren Sie in folgendem Beitrag.

Was ist Projektcontrolling?

Bevor wir uns den Aufgaben im Projektcontrolling und Tipps, wie Sie es am besten in Ihr Projekt integrieren können, zuwenden, ist vorerst eine Begriffsklärung notwendig. Unter Projektcontrolling versteht man die Kontrolle der eingetragenen Projektzeiten, der verbrauchten Ressourcen und der restlichen Zeit, welche bis zur Erreichung der Deadline verbleibt.

Wie man sieht, muss man zuerst die richtigen Kennzahlen definieren, welche im Laufe des Projekts kontrolliert werden sollen. Dies sind meistens der Zeitraum bis zum Projektende, die investierte Zeit und das verbrauchte Budget. 

Aufgaben im Projektcontrolling

Das Projektcontrolling bietet viele und unterschiedliche Aufgaben. Je nach Projekt sind manche Tasks notwendiger als andere. Grundsätzlich sind die Hauptaufgaben die folgenden:

• Aufgaben klar verteilen und erklären
• Kennzahlen messen und vergleichen
• Zeitfresser eliminieren
• Projektfortschritte tracken
• Projektberichte erstellen
• Feedback verlangen und geben

Aufgabenverteilung

Zuallererst ist es wichtig, dass die Unteraufgaben eines Projektes klar definiert werden. Erst wenn der Zweck jedes Tasks und die notwendigen Skills klar ersichtlich sind, sollten sie einem Teammitglied zugeteilt werden. Als Projektcontroller ist man nicht nur für den Projekterfolg zuständig; man ist gleichzeitig auch der Manager eines ganzen Teams. Wenn die Mitarbeiter die Aufgaben und das dadurch zu verfolgende Ziel nicht verstehen, ist das Risiko hoch, dass Ressourcen verschwendet werden. 

Projektzeiterfassung

Hat man die Aufgaben verteilt, so ist es an der Zeit, die investierten Projektzeiten zu messen. Dies macht man am besten durch eine Projektzeiterfassung mit einem digitalen Tool. Dadurch hat man nicht nur viel transparentere und richtige Daten, sondern man kann sie auch um Einiges einfacher auswerten und weiterverwenden als in Excel dokumentierte Projektzeiten, welche mit nur einem Klick manipuliert werden könnten. Außerdem kann das Projektcontrolling somit immer und von überall aus erfolgen, ob im Büro, im HomeOffice oder im Ausland.

Effizient arbeiten

Das Projektcontrolling fordert neben der Vorbereitung am Anfang auch eine konstante Überprüfung der Projektaufwände. Weil Projekte meist ein sehr beschränktes Budget zur Verfügung stehen , ist es ratsam, Zeitfresser bestmöglich zu eliminieren. So wird nicht nur das Projektziel frühzeitig erreicht, sondern es werden auch weniger Ressourcen wie Zeit und Budget verschwendet.

Projektberichte erstellen

Je nach Umfang eines Projekts gilt es einen oder mehrere Projektberichte zu erstellen. Wobei viele glauben, dass das die einzige Aufgabe im Projektcontrolling ist, ist das noch die einfachste. Heutzutage gibt es dank der digitalen Tools und Projektzeiterfassung die Möglichkeit, Berichte automatisch erstellen zu lassen. Selbstverständlich lassen sich diese auch personalisieren, wodurch man sich enorm Zeit spart. 

Feedback-Runden durchführen

Hat man ein Projekt oder einen Projektabschnitt abgeschlossen, ist es an der Zeit, sich nach dem Feedback der Teammitglieder zu erkundigen. Eine positive Fehlerkultur verhilft Mitarbeiterin zu einem Denken, bei dem Fehler nicht etwas Negatives sind, sondern im Gegenteil: Fehler bieten die perfekte Möglichkeit zu Lessons Learned, durch welche man sich und seine Arbeitsprozesse um Welten verbessern kann. 

Arten von Projektcontrolling

Wobei Leute früher ihre Projekte mit Papier und Stift kontrolliert haben, hat sich schon bald erwiesen, dass diese Methode sehr zeitaufwendig und unübersichtlich ist. Statt die Kontrolle über ein Projekt zu behalten, hat man diese regelrecht verloren. 

Daraufhin haben sich Projektmanager an Excel gewandt und versucht, in Form von Tabellen Projektschritte und Budgets zu dokumentieren. Wobei dieser Ansatz um Einiges besser war, hatte auch Excel seine Probleme. Die Leistungen der Mitarbeiter konnten kaum eingetragen werden. Würde man jedem den Zugang zu dem Excel Sheet gewähren, wären die Projektzeiten vermutlich gefälscht worden, was den Zweck vom Projektcontrolling zunichte machte. 

Heutzutage wenden sich Projektmanager an digitale Softwares zum Projektmanagement. Durch die übersichtliche Anzeige und einfache Handhabung profitiert jeder Projektmanager von einem transparenten, reibungslosen und zielorientierten Projektverlauf. Die Daten sind alle gesichert und können außerdem mit wenigen Klicks für weitere Zwecke exportiert werden. Projekthürden können so frühzeitig erkannt werden, wodurch man ihnen zeitgerecht entgegenwirken kann. 

Fazit 

Das Projektcontrolling ist eine große Tätigkeit, welche viele Teilaufgaben umfasst. Um sich den Aufwand zu sparen, greifen viele Projektmanager auf smarte Softwares zur Projektzeiterfassung zu. Diese erledigen zeitaufwändige Aufgaben des Projektcontrollings nämlich von selbst – Man muss weder die Projektzeiten niederschreiben, noch Projektberichte selbst erstellen. Digitales und automatisches Projektcontrolling bringt jedes Projekt zum Erfolg.

Über die Autorin:

Sara Loncarevic ist Kommunikationsexpertin und befasst sich intensiv mit den besten Projektmanagement Methoden. TimeTrack ist eine moderne Zeiterfassungssoftware, welche Benutzern dank ihrer vielfältigen innovativen Funktionen Zeit spart. Die Software ist die ideale Lösung zu allen bürokratischen Problemen und eine enorme Hilfe bei der Projektzeiterfassung. Nachdem Führungskräfte ihr Projekt in TimeTrack geplant haben, können sie die Projektverfolgung aktivieren, welche die Projektzeiten aller betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern automatisch mit den Soll-Werten abgleicht und visuell darstellt. TimeTrack revolutioniert Arbeitsprozesse dank einfacher digitaler Gestaltung.

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Bildquelle / Lizenz Aufmacher: TimeTrack

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