Hybride Planung sichert Projekterfolg

Braucht die digitale Transformation ein neues Projektmanagement und neue Projektmanager? Genügen für die digitale Transformation die herkömmlichen Instrumente des Projektmanagements? Thomas Schlereth, Geschäftsführer der Can Do GmbH, gibt im Interview mit der Redaktion Antworten.

Herr Schlereth, welche Rolle spielt das Projektmanagement im Kontext der digitalen Transformation?
Die digitale Transformation begünstigt die Relevanz des Projektmanagements in der gegenwärtigen Situation. Zum einen müssen Unternehmen die Digitalisierung jetzt zügig angehen und sind damit wirklich schon spät dran; zum anderen müssen Unternehmen die Digitalisierung zielstrebig fortsetzen. Dies betrifft vor allem die Zusammenarbeit der Personen, um Vorhaben gezielt schnell und sicher umzusetzen. Dabei greifen die üblichen Verfahren „auf Zuruf“ und „Meetings“ immer seltener, da sie zeitraubend und fehleranfällig sind. Die häufig anzutreffende Planung mit Hilfe von Excel-Listen hat sich in der Vergangenheit als umständlich und fehlerbehaftet erwiesen. Sie wird vom Personal schlicht und ergreifend nicht mehr akzeptiert. Der Wunsch nach einer professionellen Planung von Projekten und der dedizierten Zuweisung von Arbeitspaketen und Ressourcen wird dementsprechend lauter.

Welche Rolle spielen agile Methoden schon oder klassische Methoden noch?
Die Modelle verschmelzen zunehmend. Lange, klassische Projekte mit der Wasserfallmethode lassen sich gar nicht mehr umsetzen. Dazu sind die Themenstellungen inzwischen zu komplex und volatil. Ein rein agiles Vorgehen, beispielsweise mit Scrum, ist für viele Vorhaben aber auch nicht die Lösung, da hier die mittel- und langfristige Planungssicherheit fehlt. Während Entwicklungsabteilungen beispielsweise auf agile Methoden wie Scrum schwören, stellt diese Vorgehensweise Projektmanager und Portfoliomanager in der Planung vor unlösbare Aufgaben: Sie wissen nicht, ob und wann die agilen Teams die Arbeiten für das Projekt umsetzen. Ebenfalls fehlt die Kapazitätsplanung in agilen Methoden, was das unternehmensweite Ressourcenmanagement des Portfoliomanagers erschwert. Diese Informationsdefizite können nur durch einen hohen Abstimmungs- und Kommunikationsaufwand ausgeglichen werden. Insofern macht es sehr viel Sinn, beide Methoden in einem Projekt zu kombinieren und damit den „hybriden Königsweg“ der Umsetzung zu beschreiten.

Welche Vorteile haben Unternehmen, die heute auf hybrides Projektmanagement setzen?
Die Projektleitung und das Team nutzen im hybriden Projektmanagement „das Beste aus zwei Welten“, denn sie können den agilen und den klassischen Planungsansatz in den Projekten kombinieren. Die ersten Phasen des Projektes werden häufig klassisch geplant. Kommt es zur Umsetzung, wird eher agil gearbeitet. Das klingt herausfordernder als es ist, denn die modernen Softwaresysteme unterstützen diese Vorgehensweise optimal. Die Software nimmt den Teammitgliedern viel Denkarbeit ab, so dass sie keine Spezialisten sein müssen. Sie vereinfacht die Synchronisation der beiden Planungswelten, so dass letzten Endes der gesunde Menschenverstand ausreicht, um Projekte hybrid und erfolgreich zu managen.

Wo lagen die Herausforderungen um beide Welten zu verbinden?
Die klassische Planung gibt sehr genau vor, wer was wann macht. Agile Verfahren billigen den Teams dagegen hohe Entscheidungsbefugnisse zu. So können sie beispielsweise schnell selbst entscheiden, wer was wann macht und die Planung dynamisch – wenn auch in gewissen Grenzen – den Gegebenheiten des Teams anpassen. Besonders herausfordernd ist in diesem Zusammenhang die Ressourcenplanung, da diese mehr und mehr extrem komplex wird und den Anspruch hat, Überlastungen und andere Risiken zu berücksichtigen. Diese verknüpfte Planung und Berücksichtigung aller Restriktionen kann nur von Software-Tools geleistet werden, die die erwähnten Auslastungen und damit verbundenen Risiken mit dynamischen Kapazitätsmodellen verbinden. So wird hybrides Arbeiten überhaupt erst möglich und Erfolg versprechend.

Herr Schlereth, wie wird künstliche Intelligenz in Zukunft das Projektmanagement beflügeln?
Die komplexen Algorithmen, die sehr tiefgreifende, umfassende Analysen in Echtzeit durchführen und Empfehlungen für das Management aussprechen, sind längst bei den Firmen angekommen. KI und clevere Algorithmen reduzieren die Arbeit im Projektmanagement meines Erachtens bereits heute um 50%. Analysen bei unseren Kunden haben ergeben, dass Planer KI quasi ständig verwenden. Das tun sie, weil sie einen Nutzen davon haben. Die KI werden jedoch immer weiterentwickelt und immer tiefer in die Methodik der Systeme eingebaut. Häufig merken Anwender gar nicht, dass manche Ergebnisse durch Mustererkennung oder lernende Systeme geliefert werden. Bisher sind dies immer Ratschläge und Empfehlungen. Die Entscheidung trifft noch der Mensch. Der nächste große Schritt wird aber die automatische Anpassung und Optimierung von Projektplänen durch KI sein.

Was bedeutet das zum Beispiel für die skill-basierte Kapazitätsplanung?
Hochqualifizierte Mitarbeiter in Unternehmen haben heute ca. fünf bis zehn Skills bzw. Fähigkeiten, die sie einbringen. Diese Menschen sind in den Unternehmen häufig weltweit verteilt, oft sogar in verschiedenen Tochterfirmen. Durch eine langfristige strategische Planung mit Skills kann das Unternehmen den Bedarf an Fähigkeiten, die benötigt werden, jedoch vorhersehen und entsprechend auch langfristig reagieren sowie unternehmensweit planen. Die Weiterbildung und Qualifizierung von Beschäftigten im Unternehmen sowie das Rekrutieren von neuem Personal wird damit auf eine völlig neue Ebene gehoben. Auch die Angestellten profitieren, da sie sehen, welche persönlichen Weiterentwicklungsmöglichkeiten auf der Basis zukünftiger Anforderungen bestehen. Sie gestalten ihren Karrierepfad und haben damit einen positiven Bezug zu ihrem Unternehmen. Häufig scheitert dieses Vorgehen aber an der Unfähigkeit des Top-Managements, langfristige Visionen und damit auch eine langfristige Skill-Planung zu erarbeiten. Umso größer ist dann die Überraschung, wenn ein technologischer Wandel unvermeidbar ist und das erforderliche Know-how im Unternehmen fehlt. Derartige Überraschungen und Hektik sind immer ein Zeichen für schlechte Planung durch das Management. Das wissen auch die Mitarbeitenden.

Inwieweit werden auch die Fähigkeiten ganzer Teams erfasst?
Das Kern-Know-how sollte sich im Idealfall besser nicht nur auf ein bis zwei Köpfe verteilen. Eine Klassifizierung, bei der wenige Teammitglieder die Know-how-Träger sind, während die anderen Beteiligten „nur“ zuarbeiten, ist ungünstig zu bewerten. Erst ein breites Spektrum von Wissen macht ein Team schlagkräftig und motiviert. Skill-Analysen und KI-gestützte Risikoermittlung unterstützen das Management bei der richtigen Team-Zusammenstellung und Entwicklung. Grundsätzlich sollten Teams immer gesamtheitlich betrachtet werden, um daraus die richtigen Schlüsse in puncto Projektplanung zu ziehen und gegebenenfalls entsprechende Qualifizierungsmaßnahmen abzuleiten.

Wie sollten Unternehmen gegen den Fachkräftemangel vorgehen?
Ich musste meine Ansichten zu diesem Thema in den letzten zwei Jahre deutlich verändern. Zunächst dachte ich, dass der Fachkräftemangel auf dem völligen Versagen der Bildungspolitik basiert. Die Europäische Union und die Globalisierung in diesem Bereich zeigen aber, dass es genügend Fachkräfte in allen Bereichen gibt. Fachkräftemangel ist daher – zu dieser Einsicht bin ich inzwischen gekommen – dem Attraktivitätsproblem der Firmen geschuldet. Der Bedarf an hochqualifizierten Menschen für die Betriebe kann weltweit leicht gedeckt werden. Voraussetzung aber ist, dass das Unternehmen attraktiv und global ausgerichtet ist. Beispielsweise wird in unserem Unternehmen in vielen Teams quasi selbstverständlich englisch gesprochen. Ebenfalls können die Teammitglieder frei wählen, ob sie vor Ort oder im Homeoffice arbeiten möchten und können darüber hinaus ihre Arbeitszeiten frei gestalten. Zum Einsatz kommt nur die modernste Technik, denn in der IT-Branche möchten die Leute nicht mit alten langsamen Notebooks an billigen kleinen Schirmen arbeiten. Sie möchten Smartphones haben und von Zuhause arbeiten, wann immer sie wollen. Dieser Arbeitsstil muss vom Management vorgelebt und verinnerlicht werden. Häufig sind aber gerade Mitglieder des Managements Bedenkenträger und Bremser. Diese Haltung führt dazu, dass Unternehmen es schwer haben, die Fachkräfte zu rekrutieren, die sie brauchen.
Zudem wollen die Menschen ja ihre Fähigkeiten im Unternehmen einbringen. Dementsprechend sollte auch geplant werden. Dynamik, Flexibilität und Kreativität sind die Basis für den Unternehmenserfolg. Diese Eigenschaften stellen kombiniert mit modernsten Computersystemen die Arbeitswelt von heute dar. Sie ist bereits Gegenwart und keine Zukunftsmusik!

Weitere Informationen unter:
https://www.can-do.de/hybrid-projectmanagement-whitepaper