Erstellung einer globalen Personalstrategie

Eine nachhaltige globale Personalstrategie – eine Strategie, die schnelle, intelligente Entscheidungen zu Gehaltsabrechnung und HR-Leistungen beschleunigt und steigenden Kosten und Risiken entgegenwirkt – ist der Grundstein für jedes Unternehmen, sich an ein modernes globales Geschäftsumfeld anzupassen. Dennoch haben viele multinationale Unternehmen noch keine globale Personalstrategie mit nutzbaren Erkenntnissen entwickelt. Dies kann zu einem großen Teil auf wachsende Herausforderungen bei der Integration und dem Verständnis von Daten zurückgeführt werden. Ohne konsistente, vollständige und vor allem vertrauenswürdige Daten für eine Analyse, haben Unternehmen Schwierigkeiten die Maßnahmen zu identifizieren, die zu besseren und strategischeren Geschäftsentscheidungen für ein zukünftiges Wachstum führen.

Wenn Unternehmen nach Outsourcing-Lösungen suchen, die den Anforderungen an Gehaltsabrechnung und HR-Leistungen entsprechen, dann gibt es eine Menge abzuwägen. Hier sind drei Tipps für die Erstellung einer globalen Personalstrategie, die bei der Suche nach einer neuen Lösung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung berücksichtigt werden sollten:

1. Compliance

Der Sarbanes-Oxley Act (SOX), die eSocial-Reporting-Anforderungen in Brasilien, die Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO) in Europa, die Single-Touch-Payroll in Australien – sie sind nur der Anfang. Die notwendigen Bemühungen, um lokale Vorschriften, Arbeitsgesetze, Zertifizierungsanforderungen, Gesetze zur Offenlegung von Finanzdaten sowie IT-Sicherheits- und Datenschutzregelungen einzuhalten, können sich wie eine endlose Tortur anfühlen. Mehr als ein Drittel der Unternehmen verbringt mindestens einen ganzen Tag pro Woche damit, regulatorische Änderungen nachzuverfolgen und zu analysieren⁽¹⁾.
Bei einer fehlerhaft umgesetzten Compliance können die Gefahren und Strafen schwerwiegend sein: Bei Nichteinhaltung der DSGVO können Geldbußen von bis zu 20 Mio. € oder 4% des weltweiten Umsatzes drohen, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Darum suchen multinationale Unternehmen nach Lösungen, die einen konsistenten Compliance-Prozess von einer global zugänglichen Plattform aus effektiv verwalten und durchsetzen können. Einige der zu klärenden Fragen, um das eigene Compliance-Risiko zu minimieren sind:

• Bietet die Outsourcing-Lösung eine vertraglich vereinbarte Garantie, dass die Dienstleistungen in jedem Land, in dem Gehaltsabrechnung und HR-Leistungen benötigt werden, konform gestaltet werden?
• Bietet die Lösung einen einfachen Zugriff auf das grundlegende Fachwissen in allen Regionen, um bei der Einhaltung der Compliance zu helfen?
• Bietet die Plattform ein Berichtswesen, mit dem die Einhaltung der Vorschriften für einen Wirtschaftsprüfer leicht nachgewiesen werden können?
• Wird eine einzelne Plattform geboten, mit der weltweit auftretende Compliance-Probleme und -Risiken systematisch zusammengefasst werden?

2. Übersicht über die Belegschaft

Unternehmen müssen die beruflichen Merkmale Ihrer Mitarbeiter weltweit kennen – wer sie sind, wo sie sind und welche Kosten mit ihrer Verwaltung verbunden sind. Obwohl bei 71% der Unternehmen die Personalanalyse Priorität hat, haben nach eigener Aussage nur 8% der Unternehmen brauchbare Daten, um geschäftliche Entscheidungen beeinflussen zu können.⁽²⁾ Das Erheben von Mitarbeiterinformationen ist nahezu unmöglich, wenn auf globaler Ebene mehrere, nicht integrierte Lohn- und Gehaltsabrechnungs- und HR-Systeme eingesetzt werden. Multinationale Unternehmen nutzen durchschnittlich mehr als 30 separate Plattformen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und mehr als 20 zusätzliche HR-Systeme, um ihre globalen Belegschaften zu verwalten.⁽³⁾
Sie erkennen die Notwendigkeit, ihre Mitarbeiter abgestimmt auf die Erreichung der Geschäftsziele einzusetzen. Die Komplexität und die Kosten eines weltweiten Mitarbeiter-Managements sind jedoch eine Herausforderung. 42% der Personal- und Finanzleiter haben keinen Zugriff auf Echtzeit- und konsolidierte, HCM-bezogene Compliance-Daten über ein Dashboard oder eine andere technologische Plattform.⁽⁴⁾ Bei der Bewertung globaler Gehaltsabrechnungs- und HR-Lösungsoptionen sollten folgende Fragen hinsichtlich der Verbesserung des Überblicks über die Belegschaft geklärt werden:

• Bietet Ihnen die Lösung eine Gewissheit, dass Sie die gleichen genauen Informationen zu Ihren Mitarbeitern erhalten, unabhängig davon, wo der Mitarbeiter ansässig ist oder wer den Bericht erstellt?
• Werden die Manager und HR-Verantwortlichen die Möglichkeit erhalten, Mitarbeiterinformationen zu suchen, zu berichten und zu analysieren, um ihre eigenen Fragen zu beantworten?
• Können Sie damit die Herausforderungen des Talentmanagements auf ganzheitliche und effiziente Weise angehen?
• Kann Ihr HR-Dienstleistungspartner aufzeigen, wie Ihre Konkurrenten ihre globalen Transformationsprojekte erfolgreich umgesetzt haben?

3. Operative Effizienz

Es wird erwartet, dass die Personalabteilung eine strategische Rolle für Wachstum und Erfolg übernimmt. Dennoch werden viele Abteilungen immer noch durch inkonsistente Plattformen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und mehrere HR-Systeme behindert. Unternehmen verschwenden Zeit mit alltäglichen Aufgaben: Die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung und HR-Aufgaben machen 30% der gesamten Personalkosten aus, während die strategische Ausrichtung von Richtlinien und Planung nur 15% der Zeit in Anspruch nimmt.⁽⁵⁾ Das schränkt ihre Fähigkeit ein, mit voller Kapazität zu arbeiten. Bei modernen HR-Umgebungen geht es darum, in intelligente Technologien zu investieren, die Ihre globale HR-Transformationsstrategie vorantreiben und Ihnen helfen, Prozesse zu integrieren und zu rationalisieren, um die Kosten im Unternehmen zu senken. Fast 90% der Führungskräfte sehen den Aufbau eines zukunftsfähigen Unternehmens als eine der wichtigsten Prioritäten ihres Unternehmens. Es glauben aber nur 11% der Führungskräfte, dass sie in der Lage sind, dies effektiv zu tun.⁽⁶⁾ Bei einem Vergleich von Lösungen für globale Personalabrechnung und HR sollte man über die folgenden Aspekte der operativen Effektivität nachdenken:

• Bietet die Lösung Mitarbeitern Zugriff auf eine dedizierte, globale Dienstleistungsorganisation, welche die örtlichen Sprachen und Gepflogenheiten versteht?
• Können Sie damit den Betrieb einfach erweitern mit der Sicherheit, dass HR-Abteilungen konsistent und konform funktionieren?
• Stellt die Lösung zuverlässige, konsistente und konsolidierte Berichte bereit, die auf den aktuellsten weltweiten Mitarbeiter- und Lohndaten basieren?
• Ermöglicht die Plattform den genauen Überblick in einer Währung über alle Gehaltsabrechnungen und HR-Leistungen? Ist sie skalierbar?

Weitere Informationen unter:
https://www.de-adp.com/

⁽¹⁾ Cost of Compliance, Thomson Reuters, 2016
⁽²⁾ Deloitte Human Capital Trends, 2017
⁽³⁾ ADP Global HCM Decision Makers Survey, 2017
⁽⁴⁾ Big Data: Powering Big Business Outcomes (ADP Human Capital Insights Magazine 2015)
⁽⁵⁾ Payroll Outsourcing in Europe. ADP Statistics
⁽⁶⁾ Deloitte Human Capital Trends, 2017