Erfolgskontrolle bei RPA

Die Erfolgskontrolle beim Einsatz von Robotic Process Automation (RPA)

Robotic Process Automation (RPA) spielt in der strategischen Ausrichtung vieler Unternehmen eine wichtige Rolle zur Automatisierung standardisierter Prozesse. Dabei kann jedoch nur ein geringer Anteil der Unternehmen, die auf RPA setzen, eine Voraussage über die Effizienz dieser Methodik treffen. Dies liegt insbesondere an der Tatsache, dass nur wenige Unternehmen in ihrer Verwaltung eine Messung von Prozesszeiten und den daraus resultierenden Kosten vornehmen.

Somit haben die betroffenen Unternehmen weder einen Überblick über die aktuellen Prozess-Kosten, noch können sie mögliche Effizienzsteigerungen anhand von Kennzahlen vorgeben. Abhilfe schafft der Einsatz der RPA-Lösung Roboticsourcing, die von Weissenberg Intelligence entwickelt wurde.

Im Zusammenspiel mit speziellen Tools zum Process Mining können detaillierte Analysen der mit RPA-Software digitalisierten Geschäftsprozesse vorgenommen werden. Diese werden anschließend im Roboticsourcing-Dashboard visualisiert. So kann die Effizienzsteigerung der RPA-Maßnahmen einfach und genau beurteilt werden.

Tatsächliche Kosten eines Geschäftsprozesses

In den Gesprächen mit Interessenten und Kunden fand die Weissenberg Group heraus, dass nur die wenigsten Unternehmen eine Vorstellung über die tatsächlichen Kosten eines Geschäftsprozesses haben, der mithilfe von RPA automatisiert werden soll. Allerdings sind diese grundlegenden Informationen von hoher Relevanz, um eine Aussage über die Effizienzsteigerungen nach Abschluss der Automatisierung zu treffen.

Durch die Automatisierung der Prozessanalyse sowie der Prozessaufnahme kann diese wichtige Informationslücke geschlossen werden. Zudem kann das von Weissenberg Intelligence entwickelte Dashboard dazu verwendet werden, die realisierten Effizienzsteigerungen zu evaluieren. Im Unternehmen wird dadurch Knowhow aufgebaut, auf dessen Basis zukünftige Automatisierungs-Kandidaten ausgewählt werden.

Um Prozessautomatisierung mit RPA erfolgreich implementieren und in die Breite ausrollen zu können, muss schon in der Prozessaufnahme ein besonderer Fokus auf die Implementierung und den Betrieb gelegt werden. Es werden sämtliche Tätigkeiten sowie die Verantwortlichkeiten innerhalb eines Prozesses erfragt, als Aktivitäten im Prozessmodell festgehalten, der logische und zeitliche Ablauf festgehalten und notwendige Berechtigungen und Zugänge protokolliert.

Auch aus dem Blickwinkel der RPA-Eignung und der Umsetzbarkeit mit der Automatisierungssoftware bietet sich ein idealer Zeitpunkt, mögliche Schwachstellen zu analysieren, um Effizienzpotentiale anzuheben. Im Rahmen der Prozessanalyse wird also nicht nur eine Aussage zur aktuellen Situation getroffen, sondern in enger Abstimmung mit dem Process-Owner auch (moderate) Anpassungen an einem Sollprozess vereinbart.

Case

Ein konkretes Beispiel soll dies verdeutlichen: Im Backoffice eines international tätigen Produktionsunternehmens werden digital bereitgestellte Kontoauszüge mehrfach täglich von Mitarbeitern auf bestimmte buchungsrelevante Inhalte durchsucht und im ERP erfasst. Nach Zustimmung des Process-Owners werden repetitive Anteile von einem im Hintergrund laufenden Software-Roboter, größtenteils in den Nachtstunden, für den Mitarbeiter unsichtbar abgearbeitet. Der Mitarbeiter kümmert sich nur noch um die Fälle, die seine Erfahrung und Expertise bedürfen.

Diese Arbeit des Software-Roboters muss sich in Quantität und Qualität gegen die Performance des früheren, nichtautomatisierten Prozesses messen lassen.

Arbeit von Software-Robotern messen

Die KPIs (Key Performance Indikatoren) basieren idealerweise auf einem in der Vergangenheit durchgeführten Process Mining. Dessen Anwendung bietet Unternehmen die Möglichkeit, die relevanten Kern-, Unterstützungs- und Managementprozesse sowie sämtliche dazugehörige Key Performance Indicators aufzuzeichnen und zu analysieren. Die Erkennung und Identifikation von fehler- und risikobehafteten Prozessen wird optimiert und beschleunigt, dies sorgt in der Folge für eine schnellere und bessere Automatisierung mittels RPA.

Doch Process Mining dient nicht nur zur Beschleunigung der Automatisierung. Vor allem wird durch diesen Vorgang eine valide Grundlage zur Bewertungen der tatsächlichen Ist-Prozesse geschaffen. Zudem werden Leistungsdaten gewonnen, welche als Vergleichswerte für nachfolgende Analysen genutzt werden können.

Die von Weissenberg Intelligence implementierten RPA-Lösungen beinhalten ein Dashboard, welches es den Nutzern erlaubt, eine Auswertung über den Erfolg der Prozessautomatisierung zu bekommen.

Um ein zuverlässiges Feedback zum Erfolg der Prozessautomatisierung geben zu können, sammelt das Dashboard die Logfiles der verschiedenen Bots. Diese Logfiles werden anschließend hinsichtlich der KPIs – etwa Einsparungen, Fehlerquoten oder Laufzeiten – untersucht. Das Ergebnis der Prozessautomatisierung wird abschließend im Dashboard angezeigt.

Zudem kann das Dashboard mit jeder erdenklichen RPA-Software verknüpft werden. Dies bietet den Vorteil, dass bereits implementierte Bots nicht ausgetauscht werden müssen. Vielmehr können diese weiterhin genutzt und an neue Anforderungen angepasst werden.

 

Unser Autor

 

Milad Safar

Milad Safar ist Managing Partner der Weissenberg Group, die er 2012 zusammen mit Marcel Graichen gegründet hat. Schon während seiner Berater-Tätigkeit nach Abschluss seines Studiums der Volkswirtschaftslehre galt sein Interesse der Optimierung von Prozessen durch den Einsatz von IT-Lösungen. Schwerpunktmäßig beschäftig sich Milad Safar mittlerweile mit den Themen Digitalisierung, Robotic und Künstliche Intelligenz.

 

 

Weissenberg – Effortless Intelligence

Weissenberg Group mit Sitz in Wolfsburg wurde 2012 von Milad Safar und Marcel Graichen gegründet und beschäftigt 60 Mitarbeiter. Weissenberg Group ist der interdisziplinäre Ansprechpartner für hoch effiziente und innovative IT-Lösungen. Das Kerngeschäft der Weissenberg Group wird durch die Unternehmensbereiche Weissenberg Solutions, Weissenberg Intelligence und Weissenberg Potentials abgedeckt.

Als Schnittstelle zwischen IT- und Strategy-Consulting vereint Weissenberg Solutions das Know-how der Unternehmensgruppe im Bereich Prozessberatung, Projektmanagement und Softwareentwicklung. Individuell zugeschnittene Geschäftsprozessmanagement-Verfahren zur Analyse der relevanten Geschäftsprozesse garantieren eine effiziente Gestaltung von Arbeitsabläufen und bestehenden Prozessen im Unternehmen und sorgen so für einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil.

Das Kerngeschäft von Weissenberg Intelligence bilden die vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten, die sich für Unternehmen durch den Einsatz von Robotic Process Automation und Künstlicher Intelligenz ergeben. Im Zentrum steht die Automatisierung standardisierter, regelbasierter Prozesse durch Software-Roboter, um die vorhandenen Ressourcen effizienter einzusetzen und damit für die Unternehmen letztendlich einen wirtschaftlichen Mehrwert zu schaffen.

Weissenberg Potentials setzt durch den Einsatz von Roboticsourcing im Recruiting neue Maßstäbe. Innovative, automatisierte Algorithmen bei der Suche und Ansprache von Kandidaten sowie bei der Analyse und Auswertung vorhandener Recruiting-Daten erhöhen die Qualität im Recruitingprozess und erlauben eine effektive und passgenaue Besetzung von Vakanzen bei freiberuflichen und festangestellten IT- und Engineering-Experten.

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