Elektronische Rechnungsstellung – warum sind wir noch nicht soweit?

Gastbeitrag von Markus Hornburg, Vice President Global Product Compliance bei Coupa Software

Es war eine klare Sache: Im Jahr 2002 wäre die elektronische Rechnungsstellung weit verbreitet – ja, sogar 80 Prozent der Rechnungen würden dann weltweit nur noch elektronisch gestellt werden. Papierrechnungen wären dann längst ein Relikt vergangener Tage… So die Überzeugung vom US-amerikanischen Analysten Michael Killen in 2000. Killen war von seiner Einschätzung so überzeugt, weil schon damals die technischen Möglichkeiten für einen elektronischen Austausch von Rechnungen bereits 30 Jahre lang existierten. Die Technologie war bereits so ausgeklügelt, sodass auch Großunternehmen davon partizipieren konnten. Woran liegt es dann, dass die elektronische Rechnungsstellung immer noch nicht flächendeckend eingesetzt wird?

Der Grund hierfür ist die fehlende Veränderungsbereitschaft von Menschen. Viele Unternehmen, unabhängig ihrer Größe, stoßen die notwendigen Change-Management-Prozesse nicht an. Interessanterweise gehören sogenannte Entwicklungsländer in Latein-Amerika weltweit zu den führenden Ländern, die bereits vermehrt auf die elektronische Rechnungstellung setzen. Richtet man den Blick hingegen auf die USA und Europa, so bietet sich einem ein anderes Bild. Und das obwohl die Sicherstellung der VAT-Compliance (Mehrwertsteuer-Pflicht) einen starken Business-Case für diese Technologie darstellen könnte.

Der Beginn der elektronischen Rechnungsstellung

Die Anfänge der elektronischen Rechnungstellung lassen sich auf die frühen 1970er Jahre datieren. Zu dieser Zeit begannen Unternehmen erstmals, untereinander Daten mit elektronischen Transferverfahren wie UN/EDIFACT bzw. EDI, also mittels Punkt-zu-Punkt-Verbindungen, auszutauschen. Jedoch waren nur Großunternehmen in der Lage diese Technologie einzusetzen, weil sie noch sehr kostenintensiv war. ERP-Software, wie SAP oder Oracle, nutzte EDI nicht als proprietäre Sprache. Verwendet wurden lediglich proprietäre XML-Formate, die entsprechend umgesetzt werden mussten, um EDI zu benutzen.

Nur Großkonzerne konnten es sich leisten, eine Hard- und Software-Umgebung zu unterhalten, die den elektronischen Austausch von Daten mit EDI ermöglichte. Bereits bei mittelgroßen Unternehmen war die Adaption dieser Technologie sehr gering. Das hohe Aufkommen von Rechnungen kleinerer Lieferanten blieb daher ein Problem. Ein weiteres Problem bestand aber auch in den Vorgaben der Steuerbehörden. Diese verlangten nämlich immer noch nach einer Zusammenfassung der Rechnungen in Papierform, um Auditoren zu zeigen, dass alles rechtskonform ablief.

Der Startschuss

Die elektronische Rechnungsstellung so wie wir sie heute kennen, entwickelte sich aus einem Projekt der Schweizer Telekurs Gruppe in den frühen 90er Jahren. Die Telekurs Gruppe war ein Joint-Venture aller Schweizer Bankinstitute. Das Unternehmen fungierte als IT-Dienstleister für Schweizer Banken und arbeitete darüber hinaus an Technologieprojekten, die sich dem Zahlungsverkehr und Börsenplattformen verschrieben.

Beruhte EDI noch auf einer Punkt-zu-Punkt-Verbindung, also der Verbindung zwischen einem Lieferanten zu einem Käufer, so ging es bei dem neuem Konzept darum, jeden Lieferanten mit jedem Käufer im Markt zu verbinden. Der Vorteil hierbei ist, dass man das System skalieren und auch den Nutzen für wirklich jeden Teilnehmer steigern kann. Die Rechnungsdaten werden dann direkt von der Quelle bis hin zum Buchhaltungssystem des Empfängers verarbeitet. Jedes Unternehmen sendet seine Daten in einem eigenen präferierten Format. Größere Lieferanten sind somit in der Lage eine Rechnung direkt aus ihrem Abrechnungssystem an Unternehmen zu stellen und kleinere Anbieter können beispielsweise ein Portal verwenden, um die notwendigen Rechnungsinformationen manuell einzugeben.

Das Papier-Problem war aber damit immer noch nicht gelöst…

1998 wurde daher die Schweizer Steuerbehörde mit in den Prozess miteingebunden. Es ging darum, zu erfahren, was ein System zu erfüllen hatte, bei dem die Schweizer Behörden die Rechtmäßigkeit in Gänze anerkennen würden. In Zusammenarbeit mit der Telekurs-Gruppe und den Schweizer Steuerbehörden entstand ein erstes Gesetz, welches die genauen Vorgaben enthielt. 1999 wurde das Gesetz veröffentlicht und der Weg für die moderne elektronische Rechnungstellung war in der Schweiz frei. In Deutschland und Österreich begann 2001 eine langsame Verbreitung dieser Bewegung.

Obwohl jetzt auch Behörden damit anfingen, die elektronische Rechnungsstellung zu unterstützen, gab es keine direkten Vorgaben für Unternehmen dies zu tun. Die Umstellung zur elektronischen Rechnungsstellung erfordert auch große Veränderungen in Hinblick auf Prozesse. Viele Unternehmen sind immer noch nicht dazu bereit, diese auch anzugehen. Selbst die Durchdringung bei den europäischen Regierungen verläuft nur sehr schleppend, trotz eines bedeutsamen Grundes: Der Mehrwertsteuerlücke.

Der Kampf gegen die Schattenwirtschaft

Nahezu jedes Handelsland außerhalb der USA hat eine indirekte Steuerregelung. Jedes Mal, wenn also eine Ware oder Dienstleistung verkauft wird, muss der Verkäufer vom Käufer die Mehrwertsteuer einnehmen und diese an den Staat abführen. Die Mehrwertsteuerlücke ist die Differenz zwischen den Einnahmen, die eine Regierung eigentlich einnehmen sollte und was sie tatsächlich am Ende erhält. Es ist sehr einfach und weit verbreitet, Rechnungen auf Papier zu fälschen, sodass quasi jedes Land Opfer von der Mehrwertsteuerlücke wird. Alleine im Jahr 2014 wurde der Schaden der 28 EU-Mitgliedstaaten auf 159,5 Milliarden Euro geschätzt.
Wenn im Hinblick auf den Rechnungsstellungsprozess mehr Transparenz und Kontrolle herrschen würde, so wie es bei elektronischer Rechnungsstellung der Fall ist, könnten Regierungen die Mehrwertsteuerlücke schließen.

Der Blick nach Lateinamerika

Regierungen in Entwicklungsländern, die oftmals von Steuerhinterziehung geplagt sind, setzen die elektronische Rechnungserstellung bereits offensiver ein. Es hat sich als ein mächtiges Instrument zur Bekämpfung von Betrug erwiesen. In ganz Lateinamerika haben die Länder diese Vorgehensweise in den vergangenen Jahren angeordnet. Papierrechnungen gehören hier der Vergangenheit an. Jede Rechnung wird von der Regierung erstellt und kontrolliert. In Brasilien bespielweise dürfen Lieferanten keine Waren versenden, ohne das ihnen die Regierung die offizielle Rechnung aushändigt und genehmigt. Mit dieser ultimativen Kontrolle ist es möglich, Steuern in Echtzeit einzunehmen und die höchstmögliche Transparenz über die gesamte Lieferkette zu gewährleisten. Die Regierungen haben festgestellt, dass die Schattenwirtschaft zurück geht und die Steuereinnahmen dagegen zunehmen. Die Regierungen sind damit in der Lage, sicherzustellen, dass für alle Händler und Firmen auf dem Markt die gleichen Regeln gelten.

Grenzen überschreiten

Der nächste Schritt wird sein, dass Länder untereinander jeweils die elektronischen Rechnungen des anderen Landes akzeptieren. Der sonst so mühsame Zolldokumentationsprozess, der immer noch mit einem hohen Papieraufkommen und speziellen Stempeln einhergeht, wird dann der Vergangenheit angehören. Tatsächlich haben Spanien und Portugal bereits begonnen, Schritte in diese Richtung zu unternehmen, um mit ihren lateinamerikanischen Partnern Handel zu betreiben.

Was die Experten nicht bedacht haben

Zum jetzigen Zeitpunkt verhindert der Widerstand der Menschen im Hinblick auf Veränderungen den vermehrten Einsatz der elektronischen Rechnungsstellung. Wenn Prozesse sich über Jahrzehnte eingespielt haben, dann besteht die Annahme, dass diese Prozesse funktionieren. Es wird nichts verändert, wenn es nicht wirklich zwingend notwendig ist. Wer kennt es nicht: Man sieht eine Vielzahl an Prozessen und niemand kann einem mehr sagen, warum und wie diese überhaupt entstanden sind. In vielen Unternehmen gibt es immer noch zahlreiche Mitarbeiter, die einen Großteil ihrer Tätigkeit darauf verwenden, Rechnungsumschläge zu öffnen und die Informationen manuell in ein ERP-System einzupflegen.

Unternehmen verändern nur ungern interne Prozesse und verlangen dies auch kaum von ihren Lieferanten. Bei den frühen Business-Networks und Portalen konnte man sehen, dass viele Lieferanten diese Veränderungen auch nicht annahmen.

Fazit

Einige Länder praktizieren die elektronische Rechnungstellung bereits, und es ist zu erwarten, dass sie bald von den entsprechenden ökonomischen und wettbewerbsrelevanten Vorteilen profitieren können. So oder so ist die fortschreitende Digitalisierung nicht mehr aufzuhalten. Für Unternehmen, die an manuellen Prozessen festhalten, wird es zunehmend schwieriger wettbewerbsfähig zu bleiben. Selbst Rekrutierungsvorhaben werden sich für Unternehmen schwieriger gestalten, da sich „digital Natives“ nicht für Unternehmen begeistern lassen, die an ineffizienten manuellen Tätigkeiten festhalten.

Unternehmen werden die elektronische Rechnungstellung bald einsetzen müssen, um den globalen Handelsvorgaben der Zukunft zu entsprechen. Die fortschreitende Digitalisierung und der steigende Wettbewerbsdruck veranlassen Unternehmen, sich mit dem Thema der elektronischen Rechnungsstellung zu beschäftigen und diese einzusetzen.

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