Effizientes Management von Software-Lizenzen

Der Wandel von On-Premise zu cloudbasierten Software-Strukturen verspricht für Unternehmen große Kosteneinsparungen. Allerdings kann die Migration in die Cloud schnell zum Bumerang werden, wenn sich daraus ein Lizenzchaos entwickelt und die Lizenzen für lokal installierte Software und die aus der Cloud sich plötzlich überschneiden. Mit Software-Asset-Management behalten die Verantwortlichen die Kontrolle und können ihre Ressourcen effizient verwalten, wie Benedict Geissler, Geschäftsführer und Regional Business Manager von Snow Software erklärt.

Der Digitale Wandel hat Unternehmen voll erfasst und wirbelt sie kräftig durcheinander. Das wirkt sich nicht nur auf interne wie externe Prozesse aus, sondern natürlich auch auf die zugrundeliegende Infrastruktur. Während die bestehende Software nach und nach von den lokalen Servern in die Cloud migriert wird, um Kosten zu sparen, verlangt der Fortschritt zahlreiche neue Investitionen. Die Compliance-Anforderungen, die mit der bevorstehenden DSGVO einhergehen, der Trend in Richtung Multi-Cloud-Strukturen und der Drang nach datengetriebenen Innovationen machen zusätzliche Ausgaben für die nötigen, unterstützenden Lösungen nötig. Allerdings kann die Gesamtrechnung für die IT-Abteilung am Ende ungeahnte Höhen annehmen. Die Dezentralisierung der IT-Landschaft macht sie zunehmend weniger transparent und hält versteckte Kosten bereit.

Einblick in die IT der Business Units

Wollten Fachabteilungen in der Vergangenheit zusätzliche Ressourcen, mussten sie standardmäßig die IT-Abteilung von der Notwendigkeit überzeugen, die sich daraufhin um Auswahl, Anschaffung und Installation kümmerte. Das geschah allein schon deshalb, weil der technische Aufwand so groß war, dass niemand anderes als die IT-Mitarbeiter dieser Aufgabe gewachsen waren. Die Cloud verändert den Status Quo. Infrastrukturen und Software lassen sich als „as-a-Service“-Anwendungen auch von Laien inzwischen in wenigen Augenblicken nur mit einer Kreditkarte buchen und in bestehende Prozesse integrieren.

Die Kosten für die Lizenz sowie die Kontrolle und Wartung der Software liegen allerdings nach wie vor bei der IT, die allerdings nicht einmal mitbekommen hat, dass eine neue Komponente in das System eingepflegt wurde. So kann sie auch Governance und Compliance nicht durchgängig sicherstellen. Es gilt, die Disruption Gap zu schließen, also die Lücke zwischen dem Wachstum der IT und dem Teil, der tatsächlich von der IT-Abteilung kontrolliert wird.

Mit SAM-Lösungen können Unternehmen diesen Umstand beseitigen und dafür die Vorteile freilegen. Denn was oft übersehen wird ist die Tatsache, dass Fachabteilungs-IT von Personen ausgewählt sind, die am besten wissen, welche Lösungen sie eigentlich brauchen, um sämtliche Anforderungen zu erfüllen. So kann sie auch als Innovationstreiber verstanden werden, wenn Abteilungen ihre eigenen passgenauen Lösungen anschaffen und somit agiler operieren können. Den IT-Abteilungen fehlt hierfür häufig die nötige Nähe zum Alltagsgeschäft. Indem sämtliche Beteiligten Einblick in die vorhandenen Ressourcen erhalten und die finanzielle Verantwortlichkeit geklärt ist, entsteht eine Win-Win-Situatoin. Die IT behält Überblick und Kontrolle, während die Fachabteilungen die nötigen Freiheiten erhalten, um ihrer Arbeit bestmöglich nachzugehen.

Licht ins Dunkel bringen

SAM ist allerdings nicht nur sinnvoll, wenn es um die Erfassung nicht genehmigter Software-Lizenzen geht, sondern auch wenn im Unternehmen sowohl On-Premise-Anwendungen als auch die aus der Cloud im Betrieb sind, wie es bei Office 365 der Fall ist. Damit hier ebenfalls ein verlässlicher Überblick gewährleistet ist, gilt es beide Formen der Bereitstellung in den Nutzungsstatistiken zu erfassen. Während eine manuelle Erfassung viel zu aufwändig wäre, stehen SAM-Lösungen bereit, die sich vollständig in Office 365 integrieren lassen und somit die Verwaltung, Bereitstellung und Lizensierung der Nutzer übernehmen – unabhängig von der Plattform.

Verwaltungskosten sind mit 93 Prozent der größte Posten für Office-365 Lizensierungen. Diese lassen sich eindämmen, indem Genehmigung und Bereitstellung durch automatisierte Workflows vereinfacht werden. Anhand von Self-Service-Portalen können Unternehmen die Nutzer von Office 365 bequem einrichten oder sperren, ungenutzte Lizenzen einziehen, neu zuweisen oder deren Nutzer in günstigere Kostenpläne umgruppieren. Zudem lassen sich teurere Anwendungen wie Projekt 365 oder Visio 365 zeitlich begrenzt und dadurch kostensparender bereitstellen.

Sicherstellung der Lizenznutzung

Nicht nur Unternehmen, die die Software-Lizenzen verwalten, profitieren von SAM-Lösungen. Auch die Anbieter selbst erhalten bessere Transparenz über die Nutzung ihrer Software. Zu On-Premise-Zeiten mussten die Hersteller aufwändig prüfen, ob die Lizenzen ordnungsgemäß genutzt wurden, oder ob ihre Kunden sich um Kosten drückten und manche Lizenzen „schwarz“ einsetzten“. Im Zeitalter der Cloud erhalten sie die volle Kontrolle und Transparenz über diese Informationen und es obliegt den Kunden sicherzustellen, dass die bezahlte und genutzte Leistung zueinander passt.

Fazit

Ein transparenter Überblick über die Nutzung von Software-as-a-Service-Angeboten ist unabdinglich, um sämtliche Ressourcen zu kontrollieren und die Cloud wirklich kosteneffizient zu nutzen. Ein intelligentes Software-Asset-Management sorgt dafür, dass die Fäden sämtlicher Soft- und Hardware-Lösungen im Unternehmen wieder an einem Punkt zusammenlaufen. So bleibt die IT-Abteilung stets im Bilde über die verwendeten Ressourcen und kann die Kontrolle darüber behalten, wie sich die Infrastruktur im Unternehmen entwickelt.