„Digitalization“

Wir sprachen mit Martin Tydecks von kobaltblau Management Consultants über Prozessketten und deren Optimierung. Dabei sind die größten Potenziale der Optimierung in der Automatisierung zu sehen. Diese kann aber nur sinnvoll gemeistert werden, wenn man die Ende-zu-Ende-Prozesskette – also die gesamte Fragestellung und deren Lösung bis hin zur Customer- oder Mitarbeiter-Experience, die sich daraus ergibt – betrachtet.

Herr Tydecks, welche Methoden bringen Sie bei der Prozessoptimierung und -Digitalisierung zum Einsatz?
Zuerst denken wir in unseren Prozessoptimierungs und -digitalisierungsprojekten immer vom Ende her, unabhängig von den gewählten Methoden. Unsere Berater:innen haben die Fähigkeit, unsere Kund:innen und deren Kernprobleme sehr schnell zu verstehen und gemeinsam zu antizipieren, was am Ende wirklich Mehrwert schafft. Unsere erprobten Methoden führen uns dann verlässlich zum Ziel!
Es ist also eine Kombination aus strukturiertem Vorgehen, mit kreativen Methoden, die schnell zu ersten handfesten Ergebnissen führt. Der methodische Ausgangspunkt jeder Prozessoptimierung und -digitalisierung ist unser Digital Maturity Check. Wir fragen hier den Ist-Zustand der digitalen Reife ab. Bei der Ermittlung definieren wir mit unseren Kund:innen zuerst die Ziele und Designkriterien und analysieren danach die Prozesse auf Ebene der Prozesslandkarte (Ebene 1). Das Ergebnis ist eine detaillierte Potenzialbewertung und Priorisierung der identifizierten Prozesse. Danach starten wir mit unserem „Rapid Process Designer Tool“ und steigen in die jeweiligen Prozessschritte (Ebene 2) ein. Wir skizzieren Optionen der innovativen Neu-Gestaltung der Prozesse. Hierbei bringen wir auch die Möglichkeiten neuer Technologien und Tools ins Spiel. Im Ergebnis legen die priorisierten Design-Konzepte dann erste Prototypen fest. In die operative Umsetzung geht es dann mit dem ersten MVP (Minimum Viable Product) bzw. dem Prototyping. Hierbei greifen wir auf vorhandene, bewährte Tools und Applikationen zurück und nutzen gleichzeitig neue Technologien.

Wie sieht die Umsetzung aus? Bieten Sie Prozessdigitalisierung aus einer Hand?
Wir bei kobaltblau verbinden beide Welten, zum einen die klassische Managementwelt aber auch die IT-Welt. Unser Mehrwert liegt in der Steuerung der Schnittstelle zwischen Business und IT. Jede:r Kund:in und jedes Umfeld in der Prozessdigitalisierung sind individuell. Abhängig von verfügbarer Kapazität und Know-how bei unseren Kund:innen stimmen wir die Umsetzung dann ebenfalls individuell ab.
Unsere Umsetzungsbegleitung bieten wir typischerweise in drei Ausbaustufen an. In der ersten Stufe übernehmen wir die steuernde Rolle in der Umsetzung, vergleichbar mit einem versierten Projektleiter. In der nächsten Stufe übernehmen wir zusätzlich die inhaltliche Umsetzungsbegleitung, d.h. wir sind ebenso technischer Architekt der Lösung und steuern das IT-Entwicklerteam. In der vollen Stufe übernehmen wir die Ende-zu-Ende Verantwortung für die Steuerung, IT-Entwicklung und Einführung der neuen Lösungen in der Fachabteilung.

Welche neuen Technologien und Innovationen machen Sie Im Kontext der Prozessdigitalisierung aus?
In der Prozessdigitalisierung spielen die neuen Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), Machine Learning (ML), Process Mining, Optical Character Recognition (OCR), Natural Language Processing (NLP) oder Robotics Process Automation (RPA) tragende Rollen. Alle diese und noch weitere Technologien fassen wir unter dem Begriff der Hyperautomation-Plattformen zusammen.
Nur: Wie kann nun diese Hyperautomation das Unternehmen unterstützen? Jede Technologie ist für unterschiedliche Anwendungsfälle gedacht und kann unterschiedliche Prozessschritte unterstützen. Daher ist es wichtig, das Zusammenspiel dieser Technologien optimal auf die Ziele und Ende-zu-Ende-Prozessketten abzustimmen und einzusetzen. Es braucht also immer auch verbindende Elemente und Schnittstellen unter den einzelnen Technologien – immer mit dem gewünschten Ergebnis vor Augen.

Was raten Sie Unternehmen, die sich gerade mit dem Thema „RPA“ beschäftigen?
RPA, also Robotics Process Automation, ist ein Ansatz zur Prozessautomatisierung, bei dem einfache, zeitintensive, wiederkehrende manuelle Aufgaben durch einen Software Roboter ausgeführt werden. Unserer Meinung nach kann RPA gut helfen, um einzelne manuelle und fehleranfällige Anwendungsfälle effizienter zu machen. Beispielsweise wird der Software Roboter angelernt, Arbeiten von beispielsweise 10 Minuten je Anwendungsfall auf 10 Sekunden zu automatisieren. So können sich die Mitarbeiter:innen von wiederkehrenden, manuellen Aufgaben lösen und sich auf komplexere bzw. individuellere Themen fokussieren.
RPA kann bei richtigem Einsatz also zu Qualitäts- und Effiziezsteigerungen führen, stößt aus unserer Erfahrung aber schnell an seine Grenzen, wenn es um Ende-zu-Ende-Prozessketten und auch komplexe Fragestellungen geht, wie zu Beispiel die Bearbeitung einer Kundenbeschwerde oder spezifische Anfragen eines Mitarbeiternden zu der Lohnabrechnung. Hier muss man „vom Ende her denken“ um die Digitalisierungsfrage nachhaltig zu lösen: Wie können wir den Ende-zu-Ende-Prozess neu denken und den manuellen Bearbeitungsaufwand und Ressourceneinsatz minimieren?

Welchem Aufgabenbereich widmen Sie sich in Ihrem Hause?
Neben der bereits dargestellten Prozessdigitalisierungskompetenz beschäftigen wir uns in unserer „Digitalization Practice“ ebenso mit dem übergreifenden und richtungsweisenden Thema der IT- und Digitalstrategie. Denn Digitalstrategie ist Unternehmensstrategie und definiert die ganzheitliche Ausrichtung von Digitalisierungsvorhaben mit dem Ziel, Wettbewerbsfähigkeit und Wachstum zu ermöglichen. Hierbei berücksichtigen wir Digitalisierungspotenziale, umsetzbare Use-Cases, digitale Trends und natürlich auch Technologien.
Neben IT und Digitalstrategie sowie Prozessdigitalisierung ist eine sehr wichtige Komponente die digitale Architektur des Unternehmens. Unsere Enterprise Architekt:innen sind Experten bei der Ausrichtung der Unternehmensarchitektur und IT-Anwendungslandschaft auf geänderte oder neue Geschäftsmodelle. Getrieben durch Digitalisierung, disruptive Technologien und Legacy-Migration analysieren und modellieren wir den Änderungsbedarf in der Applikationslandschaft, leiten Migrationspläne ab und begleiten unsere Kund:innen auf Augenhöhe in der Veränderung!

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