Digitale Personalakte – ganz einfach!?
Digitale Dokumenten- und Informationsprozesse für HR-Abteilungen
von Tina Bohlmann
Auch wenn in vielen Unternehmen die Digitalisierung schon Einzug gehalten hat, arbeiten nach wie vor viele Personalabteilungen im Wesentlichen papierbasiert. Die Unternehmen sind sich zwar im Klaren darüber, dass eine digitalisierte Personalakte deutliche Vorteile bringt – gerade in der aktuellen vom Homeoffice geprägten Zeit – und sich viele Prozesse massiv beschleunigen ließen. Allerdings weisen die Anforderungen, die eine digitale Personalakte erfüllen muss, z. B. im Vergleich zur Kunden- oder Projektakte, teilweise deutliche Unterschiede auf.
(Eingeschränkte) Verfügbarkeit!
Ein mobiler und ortsunabhängiger Zugriff auf Akten darf heute als „Standard“ vorausgesetzt werden. So auch in der Personalabteilung und insbesondere dann, wenn das Unternehmen über verteilte Standorte verfügt. Im Unterschied z. B. zu Kunden- und Projektakten ist eine der Grundanforderungen an eine digitale Personalakte jedoch, dass der Zugriff auf Informationen ggf. zeitlich begrenzt ist: Es muss möglich sein, dass Mitarbeiter und deren Vorgesetzte einen (nur) temporären Zugriff auf die Akte (ggf. auch nur auf einen Teil der Akte) bekommen und dass dieser Zugriff einerseits protokolliert und andererseits nach Ablauf der Akteneinsichtsfrist verlässlich wieder entfernt wird.
(Sehr) sensible Daten und verlässliche Löschung
Im Gegensatz zu vielen anderen Abteilungen werden in der Personalabteilung …
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