Die Zukunft der Meetings

Die TREND-REPORT-Redaktion sprach mit Lieven Bertier, ClickShare Global Marketing Manager bei Barco zur Effizienz von Meetings. Das Unternehmen hat eine Studie durchgeführt, Ergebnis: Meetings können hocheffizient zur Abstimmung verlaufen – sind es aber im größten Teil nicht. Aber gerade vor dem Hintergrund zunehmender Projektarbeiten und der Gig Economy bedarf es Steuerungsmodelle. Diese können Meetings darstellen – insoweit sie durch die richtige Technologie unterstützt werden. Dies sorgt dann für eine erhöhte Effizienz, welche zu mehr Akzeptanz der Meetings führt.

Sehr geehrter Herr Bertier, was sind die „bemerkenswertesten Ergebnisse“ im Kontext Ihrer Studie zum Thema Effizienz von Meetings?
Die erste überraschende Erkenntnis ist, dass grundsätzlich eine große Anzahl der Büroangestellten Zweifel an der Effizienz von Meetings haben. 51% der Teilnehmer gaben an, dass sie regelmäßig an Besprechungen teilnehmen, die nicht relevant für sie sind und 48% wissen regelmäßig nicht, worum es in Meetings überhaupt geht. Laut dem amerikanischen Professor Steven G. Rogelberg werden 8% des amerikanischen Bruttoinlandsprodukts durch Meetings generiert. Dieser Wert ist mehr oder weniger für die gesamte westlichen Welt zutreffend. Wenn die Hälfte aller Besprechungen also irrelevant ist und die Teilnehmer nicht wissen, worauf in Besprechungen hingearbeitet werden soll, wird nicht nur eine Menge Zeit, sondern auch eine Menge Geld verschwendet.
Die Technik zu modernisieren wird dann meist als beste Lösung für bestehende Probleme gesehen. 51% glauben sogar, dass die richtige Technologie wichtiger ist, als die Person, die das Meeting leitet. Natürlich ist Technologie wichtig. Wir sollten aber nicht vergessen, dass Unternehmen eine Strategie für den Arbeitsplatz und für Mitarbeiterzusammenarbeit brauchen. Ohne so eine Grundlage und ohne über das große Ganze nachzudenken, macht es wenig Sinn, blind in neue technologische Lösungen zu investieren.

Was sollten Führungskräfte in diesem Zusammenhang beachten?
Erst kürzlich ist das Wirtschaftsforschungsinstitut Gartner zu der Schlussfolgerung gekommen, dass spätestens ab 2020 für 30% der Unternehmen digitale Kommunikation und Kollaboration der wichtigste Wettbewerbsvorteil sein wird. Angefangen bei der strategischen Ausrichtung der Unternehmenskultur, sollte das C-Level Management daher Wege finden, wie man Mitarbeiterzusammenarbeit – vor allem in einem digitalen Kontext – optimieren kann. Auf der operationalen Ebene sollten IT Manager und Projektleiter auf intuitive Technik setzen. Dies wird besonders wichtig, da mittlerweile verschiedene Generationen am Arbeitsplatz vertreten sind. Millennials wollen beispielsweise, dass ihr Arbeitsplatz 24 Stunden und 7 Tage die Woche verfügbar ist und bringen gleichzeitig neue Anforderungen an die technische Ausstattung mit. So zeigt die Studie, dass Millennials besonders intolerant gegenüber benutzerunfreundlicher Technologie sind. Große Teil dieser Altersgruppe waren sogar bereit, ihren Arbeitgeber zu wechseln, wenn dieser komplizierte Technologien benutzt. Um es kurz zu fassen: Die Angestellten haben keine Zeit und auch immer weniger die Bereitschaft, sich mit Technik abzumühen. Technologie sollte daher intuitiv und das bedeutet sofort einsetzbar sein, ohne dass Bedienungsanleitungen gelesen oder die Geräte stundenlang eingerichtet werden müssen.

Wie ist der Stand der Dinge tatsächlich in den Unternehmen? Gibt es Unterschiede zwischen großen (Enterprise) und mittleren Unternehmen in der Effizienz?
Die in der Studie untersuchten Probleme treten grundsätzlich universell auf und sind auch heute noch weit verbreitet. In der Regel gilt jedoch, je kleiner das Unternehmen, desto weniger Zeit muss für die Abstimmung und Koordination von Mitarbeitern verwendet werden. Bei großen Unternehmen finden dagegen öfters interne Meetings statt, was selbstverständlich auch mehr Probleme mit sich bringt. Auch zeigen sich die überall auftretenden Probleme bei großen Unternehmen in der Regel schneller und sind tiefgreifender als in kleineren Unternehmen.

Welche Empfehlungen leiten Sie daraus ab? Wo und wie sollte dringend investiert werden?
Basierend auf unserer Studie haben wir sieben Maßnahmen abgeleitet, die Unternehmen ergreifen können, um Meetings effizienter zu gestalten. Als erstes sollte in intuitive Technik investiert werden, denn immer noch werden 11% der Zeit von Besprechungen mit dem Anschließen und Verbinden von Geräten verschwendet. Auch sollten weniger Meetings geplant werden und über den Nutzen von Meetings besser reflektiert werden. Klare Rollen und Verantwortungen während Meetings sorgen daneben für eine bessere Struktur. Auch der Einsatz von Multimedia sowie die Möglichkeit verschiedener Meetingformen wie zum Beispiel Meetings im Huddle Stil für kreative Meetings oder Brainstormings kann Mitarbeiter dazu bringen, sich engagierter einzubringen. Auf der anderen Seite sollten Störungen zum Beispiel durch die Nutzung von Handys und Laptops minimiert werden. Grundsätzlich gilt, dass ein effizientes Meeting nur 21 Minuten dauert, denn die in einem durchschnittlichen Meeting von 49 Minuten darüber liegende Zeit, wird am Ende sowieso nur mit dem Warten auf andere Teilnehmer, Smalltalk oder dem Besprechen irrelevanter Themen verschwendet. Mit klaren Regeln und kürzeren Zeitfenstern lassen sich diese Zeitfresser leicht vermeiden.

Meetings werden in der Arbeitswelt vermutlich noch wichtiger, auch zur Steuerung von Freelancern und ganzen Teams von Gig-Workern. Inwiefern stellt die Gig-Economy hier vielleicht eine Herausforderung dar?
Wichtig ist, dass wir das grundlegende Problem dahinter verstehen. In der Zukunft werden Menschen immer öfter für einen kurzen Zeitraum in Projektteams zusammenarbeiten. Auch hier werden intuitive Technologien und Arbeitstools immer wichtiger, da Mitarbeiter nicht die Zeit haben, sich langsam mit technischer Ausstattung vertraut zu machen. Gerade in virtuellen Team oder zeitlich befristeten Projektteams muss auch schneller eine Teamdynamik gefunden werden, in der sich Mitarbeiter verständigen, abstimmen und koordinieren können. Hier werden wir ebenfalls neue digitale Lösungen brauchen, die das Zusammenspiel von Teams steuern können und das Arbeiten von verschiedenen Standorten aus ermöglichen. Schon heute arbeitet die Hälfte der Angestellten aus dem Home Office, Cafés, Restaurants oder anderen Standorten. Technologie wird diese physischen Barrieren überwinden müssen. Die Gig-Economy wird eine der Hauptherausforderungen für Unternehmen in der Zukunft sein und viele der großen Unternehmen in der Branche arbeiten bereits an Lösungen hierfür. Das wichtigste Fazit der Studie ist für mich dabei aber, dass trotz aller Probleme und Herausforderungen, die Mehrheit der Menschen positiv auf das Meeting der Zukunft schaut, was nicht zuletzt mit großen Erwartungen für den Einsatz neuer technologischer Lösungen wie automatischer Spracherkennung, Virtual und Augmented Reality zu tun hat.

Weitere Informationen unter:
https://www.barco.com/de