PDF – ein gutes Fundament für die gesamte Digitalisierung

Thomas Zellmann, Geschäftsführer der PDF Association, erläutert im Gespräch mit der Redaktion neue Features von PDF 2.0, offene Standards und wie das PDF-Format Unternehmen bei der Umsetzung der neuen EU-DSGVO unterstützt.

Herr Zellmann, das PDF-Dateiformat hat es weltweit bis auf jeden Computer geschafft, wie geht es weiter in Zukunft?

Als Adobe 1993 das PDF-Format vorgestellt hat, haben wohl nur die Wenigsten geglaubt, dass das Format eine solche Erfolgsgeschichte schreiben würde. Der nächste Schritt wird sein, den seit vergangenem Jahr verfügbaren Standard PDF 2.0 in die anderen ISO-Standards zu übernehmen. Dabei profitieren Nutzer von einfacheren Anwendungsmöglichkeiten. Mittelfristig wird es darum gehen, PDF auf neue, innovative Technologien auszurichten. Nehmen wir als Beispiel die künstliche Intelligenz. Schon heute können mithilfe von Inhalten aus PDF-Dateien wichtige Informationen erzeugt werden, die dann die Grundlage für KI-Systeme bilden.

Was ändert sich bei PDF 2.0?

Zunächst einmal ist PDF 2.0 die erste eigenständige Weiterentwicklung der ISO von PDF. Es ist wichtig, dies zu unterstreichen, da viele Anwender nach wie vor der Meinung sind, dass PDF ein Format von Adobe ist. In PDF 2.0 steckt langjährige Arbeit von Experten, denen es gelungen ist, damit PDF weiter zu veredeln. Die neuen Features ermöglichen vor allem bessere dokumentenbasierte Prozesse mit dem PDF-Format. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass PDF 2.0 keine Revolution ist, sondern eine konsequente Weiterentwicklung des PDF-Standards, in die zahlreiche praktische Erfahrungen und sinnvolle Detailverbesserungen eingeflossen sind. Fast jede Klausel der Spezifikation wurde verbessert, sodass Entwickler ihre vorhandenen Funktionen daran anpassen können.

Wie kann die PDF Association bei Themen rund um PDF helfen?

Die PDF Association ist ein internationaler Verband, der das Ziel verfolgt, PDF-Anwendungen für digitale Dokumente zu fördern, die auf offenen Standards basieren. Dazu setzen wir uns weltweit für eine aktive Wissensvermittlung und den Austausch von Know-how und Erfahrungen für alle Interessengruppen ein. So haben wir beispielsweise mehrere Competence Center gegründet, die sich mit den unterschiedlichen PDF-Standards wie z.B. PDF/A  beschäftigen. Außerdem veröffentlichen wir regelmäßig Publikationen über Anwendungsmöglichkeiten sowie Vorteile von PDF-Standards und richten Veranstaltungen wie die PDF Days aus. Eine Herausforderung, der wir immer wieder begegnen, ist, dass das PDF-Format zwar weithin in der Geschäftswelt bekannt ist, allerdings viele Anwender immer noch nicht die Nutzungsvielfalt von PDF kennen. Auch sind viele Anwender der Meinung, wo PDF drauf steht, ist auch PDF drin. Dass es hierbei tiefgreifende Qualitätsunterschiede gibt, die sogar Geschäftsprozesse behindern können, ist noch nicht ausreichend bekannt.

Welchen Stellenwert nehmen inzwischen und in Zukunft „offene Standards“ für digitale Dokumente ein?

Grundsätzlich ist die Bedeutung von Standards in der IT-getriebenen Geschäftswelt gestiegen. Sie sorgen dafür, dass unterschiedliche Systeme oder Plattformen nahtlos Informationen austauschen können. Das war übrigens auch ein Antrieb des Adobe-Gründers John Warnock, das PDF-Format zu erfinden. In den 1990er Jahren nutzten Grafikagenturen vorwiegend Macs mit dem Betriebssystem OS, und in herkömmlichen Büros fanden vorwiegend PCs mit Windows Verwendung. An eine Interoperabilität zwischen beiden Systemen, die einen problemlosen Austausch von Dokumenten ermöglichte, war nicht zu denken. Die Vision von Warnock war ein einfacheres, leichter handhabbares Format, welches weniger Speicherplatz benötigte, um den Dateiaustausch zu erleichtern. Auch künftig werden Standards eine wichtige Rolle spielen, damit Unternehmen die digitale Transformation ganzheitlich umsetzen können.

Das PDF-Format hilft bei der Umsetzung der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung. Wie können wir uns das vorstellen?

Lassen Sie mich dies an einem praktischen Beispiel erläutern: Versicherungsunternehmen sind häufig mit der Situation konfrontiert, dass Beteiligte Einsicht in Akten verlangen. Bevor sie die Unterlagen weitergeben, müssen sie sicherstellen, dass die personenbezogenen Daten der weiteren Schadensbeteiligten unkenntlich sind. Dies gelingt mit der sogenannten „Schwärzung“ von Inhalten, die zahlreiche PDF-Editoren zur Verfügung stellen. Dabei reicht es nicht, Balken bzw. Textfelder über den zu schützenden Text zu legen. Vielmehr müssen die Daten über die Schwärzung vollständig aus der PDF-Datei entfernt werden, sodass sie nicht mehr rekonstruierbar sind.

Ohne PDF-Format keine KI-Lösungen und Systeme?

Diese These ist vielleicht ein bisschen zu weit gegriffen. Was sich aber sagen lässt, ist, dass das PDF-Format ein gutes Fundament für die gesamte Digitalisierung ist. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn das Dokumenten-Archiv vollständig aus hochwertigen, auslesbaren PDF-Dateien besteht. Dann können nämlich entsprechende KI-Systeme die erforderlichen Informationen automatisiert aus den Dokumenten extrahieren, um sie anschließend der jeweiligen Anwendung zur Verfügung zu stellen.