Was bleibt: Der hybride Arbeitsplatz
Die Arbeitswelt befindet sich in einem stetigen Wandel. Längst lassen sich viele Jobs und Tätigkeiten ortsunabhängig erledigen. Dennoch war es für den überwiegenden Teil der Menschen völlig normal, täglich ins Büro zu gehen – auch, weil das vom Arbeitgeber so gewünscht war. Mit Corona hat sich das schlagartig geändert: Von einem Tag auf den anderen fanden sich viele Arbeitende im Homeoffice wieder. Unternehmen mussten ihren Mitarbeitern umgehend vernetzte digitale Arbeitsplätze zur Verfügung stellen, damit diese sicher und zuverlässig von verschiedenen Standorten aus erreichbar waren. Klaus Schulz, Manager Portfolio & Offering Management bei Konica Minolta Business Solutions Deutschland zeigt in diesem Beitrag auf, wie Lösungen für digitale Arbeitsmodelle und den intelligent vernetzten Arbeitsplatz aussehen.
Der Arbeitsalltag im klassischen Büro ist dem „ArbeitsÜBERALLtag“ gewichen: Mobiles und hybrides Arbeiten dominieren in vielen Unternehmen und eine Rückkehr zum alten Status Quo ist nicht zu erwarten. Die vergangenen Monate belegen, dass digitale Arbeitsmodelle erfolgreich möglich sind und die Mitarbeitenden Leistungen auch ohne direkte Anwesenheit im Unternehmen erbringen. Mobile Work ist damit ein Teil der neuen, hybriden Arbeitswelt. Dabei ist es besonders wichtig, gleiche technische Rahmenbedingungen zu schaffen, die Mitarbeitende auch im Büro vorfinden – vom Zugriff auf relevante Dateien über Datensicherheit bis hin zu Kommunikationstools. Das Fundament bilden vernetzte Lösungen, die Teams eine standortunabhängige Zusammenarbeit ermöglichen – angefangen von der IT-Infrastruktur bis hin zu spezifischen Geschäftsanwendungen oder Geräten, die aus der Ferne zugänglich sind.
Intelligenter Arbeitsplatz vernetzt Menschen, Arbeitswelten und Informationen
Die Dringlichkeit der digitalen Transformation und des Cloud-Computings in Unternehmen ist rasant gestiegen. Gefragt sind passende Werkzeuge und entsprechendes Know-how. Damit Mitarbeitende im Homeoffice genauso schnell und effizient arbeiten können wie im Büro, ist eine stabile Netzwerkinfrastruktur mit passenden IT-Lösungen für einen intelligent vernetzten „Digital Workplace“ gefragt. Der Arbeitsplatz daheim muss jederzeit den vollständigen Remote-Zugriff auf geschäftskritische Arbeitsabläufe und Daten ermöglichen. Umfassende Komplettlösungen aus Hardware, Software sowie einer ganzen Bandbreite an Applikationen und Managed Services sind dafür besonders geeignet. Sie vereinfachen Prozesse, automatisieren Arbeitsschritte und fördern die unternehmensweite Zusammenarbeit. Im Fokus stehen dabei die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden – und genau darauf ist der intelligente Arbeitsplatz ausgerichtet und verbindet Menschen, Arbeitswelten und Daten bestmöglich miteinander.
Mehrwert durch Daten
Allerdings hat jede Organisation ihre ganz eigenen Bedürfnisse und einen unterschiedlichen Digitalisierungsgrad. Um diesen zu steigern, müssen die tatsächlichen Anforderungen sowie die Potenziale innerhalb eines Unternehmens identifiziert werden. Nur so lässt sich ein echter Mehrwert durch Daten generieren und der beste Weg zum Betrieb des idealen, intelligent vernetzten Arbeitsplatzes einschlagen.
Von essenzieller Bedeutung ist ein zielgerichteter, digitaler Transformationsprozess. Dieser stellt Betriebe meist vor große Herausforderungen. Die Geschwindigkeit von Unternehmensabläufen ist ein entscheidender Wettbewerbsfaktor, deshalb erhält das moderne Informationsmanagement einen besonderen Stellenwert. Strukturierte Geschäftsprozesse sowie eine sichere IT-Infrastruktur sind von grundlegender Bedeutung, um auf den heutigen Märkten wettbewerbsfähig zu bleiben.
Bei einer erfolgreichen Transformation unterstützen kompetente Partner, die alles aus einer Hand anbieten: von diversen IT-Lösungen über Smart Managed Services bis hin zu klassischen Drucklösungen, die sich einfach und unkompliziert integrieren lassen. Ideale Wegbegleiter sind moderne Multifunktionssysteme, die nicht nur Dokumente digitalisieren, sondern Menschen, Orte und Systeme vernetzen – egal ob beim Drucken, Scannen, Kopieren oder Digitalisieren von Unterlagen. Entsprechende Services lassen sich auf benutzerfreundlichen Plattformen individuell zusammenstellen und vereinfachen die tägliche Büroarbeit auf allen internetfähigen Geräten – vom Smartphone bis zum Laptop. Oberste Priorität haben dabei ausgereifte Sicherheitskonzepte für das Netzwerk und umfassende Sicherheitsfeatures bei den Multifunktionssystemen (MFP). Auch hier gibt es maßgeschneiderte Lösungen, die entsprechende Zugriffskontrollen und -rechte, Einstellungen für die MFP-Netzwerksicherheit sowie Aktivierung von Sicherheitsfunktionen für Festplatten und Hauptspeicher bieten.
Mehr Zeit für das Kerngeschäft
Cloud-Services wie Printing sowie das Management druck- und dokumentennaher Cloud-Prozesse beschleunigen tägliche Routineaufgaben und schaffen so mehr Zeit für das Kerngeschäft. Die Dienste sind so gestaltet, dass sie Unternehmen einen einfachen Weg von papier- zu cloudbasierten Prozessen bieten und damit auch die Richtung der Digitalisierung aufzeigen. Weitere wesentliche Anwendungen sind cloudbasierte Lösungen zur Zusammenarbeit, die die Synchronisierung von Dokumenten und den sicheren Datenaustausch managen. Mitarbeiter können damit ihre eigenen Arbeitsstrukturen erstellen und verwalten. Frühere Versionen von Dokumenten lassen sich unverändert festhalten und zuverlässig individuelle Eingaben als auch Beiträge speichern. Die Möglichkeit, Dateien und Dokumente zu kommentieren und automatisch Benachrichtigungen an Beteiligte zu senden, erhöht die Effizienz bei der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten.
Der Mensch im Mittelpunkt
Arbeitsweisen wie Mobile Work und hybrides Arbeiten sind längst zur Normalität geworden. Mitarbeiter möchten auch in Zukunft die Wahl haben, wie, wann und ganz wesentlich von wo aus sie am besten arbeiten. Trotzdem werden Büros nicht gänzlich aussterben, denn kreative Teamarbeit wird auch in Zukunft im Büro stattfinden. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der zwischenmenschliche Austausch mit Kolleg:innen beim gemeinsamen Mittagessen oder der Kaffeepause, dies trägt erheblich zur Arbeitsatmosphäre bei. Damit künftig das Zusammenspiel von Mobile Work, hybridem Arbeiten und dem klassischen Büroalltag funktionieren kann, braucht es eine andere Führungskultur, die auf Vertrauen statt Kontrolle basiert. Die Gestaltung der hybriden Arbeitswelt wird künftig im Fokus stehen, denn der „New Way of Work“ stellt den Menschen wieder in den Mittelpunkt. Daher müssen Unternehmen sich bei der Implementierung neuer Technologien zukünftig auf das „Warum“ und nicht auf das „Wie“ fokussieren. Und dazu benötigt es entsprechende Büros, die zu Begegnungsstätten werden, in denen es Spaß macht, sich zu treffen und gemeinsam zu arbeiten.
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