Smartes Vertragsmanagement

Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft International Services GmbH, im Interview über smartes Vertragsmanagement entlang der Supply-Chain.

Herr Schmeisser, wo sehen Sie besondere Herausforderungen für das Vertragsmanagement im Kontext der Supply-Chain?

Vor allem drei Faktoren beeinflussen die hohen Anforderungen an das Vertragsmanagement entlang der Supply-Chain maßgeblich. Erstens involviert die Wertschöpfungskette viele Akteure: Neben den internen Unternehmensbereichen Einkauf, Vertrieb, Logistik oder der Rechtsabteilung sind häufig noch Produktion und Qualitätssicherung sowie externe Partner eingebunden. Zweitens bedingen die internationalen Lieferketten meist komplexe Vereinbarungen mit produkt- und länderspezifischen Klauseln und Anhängen. Insbesondere durch das neue Lieferkettengesetz und die darin definierten unternehmerischen Sorgfaltspflichten steigen die Herausforderungen weiter. Und drittens gilt es im Regelfall, eine enorme Menge an Verträgen zu überblicken und effizient zu managen. Diese Rahmenbedingungen sprechen für den Umstieg auf eine digitale Lösung zur Verwaltung und Steuerung des Vertragsbestandes.

Stichwort Zusammenarbeit: Wie stellt digitales Vertragsmanagement eine bessere Kooperation zwischen den Beteiligten sicher?

Vorteile ergeben sich schon bei der Erstellung bzw. Verhandlung aller Arten von Vereinbarungen. Templates für digitale Vertragsakten geben Ablagestrukturen für die Dokumente vor und enthalten dynamische, von der Rechtsabteilung freigegebene Vorlagen mit Textbausteinen samt Klauselbibliothek zur automatisierten Vertragsgenerierung. Das minimiert nicht nur den Aufwand und das Fehlerpotenzial, sondern auch die Anzahl der notwendigen Prüf- und Freigabeprozesse erheblich. Sämtliche betroffenen internen wie externen Akteure lassen sich rasch und unkompliziert einbeziehen. Zudem sorgt ein Eskalationsmanagement mit Stellvertreterregelung für die fristgerechte Auf­gabenerledigung in der gesamten Supply-Chain. Dokumentenversionen und Bearbeitungsstatus sind stets transparent. Zeitintensive informelle Prozesse, Unklarheiten hinsichtlich gültiger Unterlagen oder unsicherer Datenaustausch gehören damit der Vergangenheit an.

„Speziell das Erkennen von Terminen ist die Voraussetzung für die Automatisierung des Fristenmanagements und liefert einen wichtigen Beitrag zur besseren Organisation von Verpflichtungen im Rahmen der Supply-Chain“

Entlang der Wertschöpfungskette laufen zahlreiche Prozesse, an denen interne und externe Partner beteiligt sind. Welche Vorteile bietet eine Vertragsmanagementsoftware hier?

Smartes Vertragsmanagement muss auch externe Partner integrieren. Dafür braucht es cloudbasierte Werkzeuge und vordefinierte, automatisch ablaufende Prozesse mit systemeigenen Features wie der digitalen Signatur. Die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit erfolgt von Anfang an – also bereits mit der Unterfertigung einer Vertraulichkeitserklärung – zentral in sicheren Datenräumen. Dort laden die Verantwortlichen die erforderlichen Dokumente hoch und bearbeiten ihre Aufgaben, zu denen sie direkt über automatisierte E-Mails gelangen. Im revisionssicheren Archiv bleiben darüber hinaus jegliche Änderungen erhalten, die Software stellt unterschiedliche Versionen bei Bedarf übersichtlich dar. Das Risiko, Anpassungen beim manuellen Abgleich zu übersehen, ist dadurch gleich null.

Sie sprechen von vordefinierten, automatisierten Prozessen. Was passiert, wenn außergewöhnliche Ereignisse eintreten, beispielsweise Schadensfälle?

Ein modernes, digitales Tool trägt durch die zentrale, effiziente und nachvollziehbare Vertragsverwaltung inklusive Fristenmanagement dazu dabei, Schadensfälle zu vermeiden. Das machen einerseits die vordefinierten, individualisierbaren Prozesse, andererseits die vielschichtigen und effektiven Kontrollen möglich. Tritt dennoch ein klärungsbedürftiges Ereignis ein, spielt das schnelle Finden vertraglich festgelegter Regelungen eine wesentliche Rolle. Dank Optical Character Recognition und der intelligenten semantischen Volltextsuche lässt sich das gesamte Archiv anhand beliebiger Schlagwörter durchsuchen. Das reduziert zuvor oft mehrstündige manuelle Recherchetätigkeiten auf wenige Sekunden. Ist die relevante Vertragsakte gefunden, helfen Annotationen im Dokument und die Ablage weiterer Unterlagen bei der Beschreibung des Sachverhalts.

Die Übermittlung an die zu­ständigen Personen, etwa den Unternehmensanwalt, funktioniert systemgestützt in Form eines Ad-hoc-Prozesses ebenso rasch. Auch im Kontext des neuen Lieferkettengesetzes, das die Überprüfung und Anpassung bestehender Verträge betrifft und Dokumentationspflichten mit sich bringt, profi­tieren Betriebe in höchstem Maße von den Eigenschaften einer smarten Vertragsmanagement­software, darunter den schnellen Suchergebnissen, der vollständigen Nachvollziehbarkeit oder der unmittelbaren Aussagefähigkeit bei Audits.

Welche weiteren Vorteile bietet künstliche Intelligenz im digitalen Vertragslebenszyklus?

Trainierte neuronale Netze verstehen die Inhalte sämtlicher Vereinbarungen, beispielsweise Vertragsart, -partner oder -fristen. Die künstliche Intelligenz extrahiert und überführt diese in die digitalen Vertragsakten. Speziell das Erkennen von Terminen ist die Voraussetzung für die Automatisierung des Fristenmanagements und liefert einen wichtigen Beitrag zur besseren Organisation von Verpflichtungen im Rahmen der Supply-Chain. Insgesamt sorgt smartes digitales Vertragsmanagement für höhere Effizienz und Qualität sowie mehr Freiraum zum Fokussieren auf die Herausforderungen in der Lieferkette. Vorteile, die sich direkt auf den Unternehmenserfolg auswirken.

Robin Schmeisser erläutert Features eines digitalen Vertragsmanagements

>>> https://www.trendreport.de/digitales-vertragsmanagement

www.fabasoft.com

Aufmacherbild / Quelle / Lizenz
Bild von athree23 auf Pixabay