Sichere Rückkehr ins Office

ROOMZ neue Generation der digitalen Arbeitsplatz- und Raumverwaltung macht Offices intelligenter und sorgt für eine sichere Zusammenarbeit nach der Rückkehr.

Der Spezialist für intelligentes Raummanagement, bietet eine neue Generation seiner umfassenden Verwaltungslösung an. So können die neuen kabellosen Displays zur Organisation von Meeting- und Arbeitsräumen ab sofort auch über die zunehmend beliebtere 5 GHz Frequenz – statt bisher 2,4 GHz – in das WLAN eingebunden werden. Während das ROOMZ-Display mit zwei Jahren Batterie-Laufzeit vor allem maximale Transparenz an der Konferenztür mit sich bringt, offeriert die Verwaltungssoftware gerade in Kombination mit optionalen Desk- und Huddle-Space-Sensoren bei der Arbeitsplatzorganisation viele Vorteile und Übersichtlichkeit für die Mitarbeiter. Hardware-unabhängig können Belegungs- und Reservierungspläne über einen webbasierten Zugang oder über einen eingebundenen Smart-TV eingesehen werden.

Gerade in Zeiten der Corona-Krise leistet das System eine praktikable Hilfestellung. Denn wegen der weiterhin geltenden Abstandsregeln können Gebäude beim Wiedereintritt der Belegschaft häufig nicht voll genutzt werden. Je weniger Ressourcen zur Verfügung stehen, desto besser müssen diese verwaltet werden. ROOMZ innovative Funktionen unterstützen Unternehmen dabei, die Rückkehr ihrer Mitarbeiter ins Büro sicher und stressfrei zu organisieren. So können maximale Kapazitäten, Belegung sowie Dichte in Gebäuden und Etagen über ROOMZ definiert und eingesehen werden. Arbeitsbereiche und einzelne Arbeitsplätze können nicht nur generell blockiert werden, um die Einhaltung der Abstandsregeln ohne großen Aufwand zu ermöglichen. Über individuell definierbare Buchungsregeln lässt sich dies auch automatisieren, so dass wenn gewünscht beispielsweise bei Reservierung eines Arbeitsplatzes gleichzeitig auch der Nachbarsplatz blockiert wird.

Darüber hinaus stehen dem Facility Management durch die integrierte Analyse wichtige Angaben und Reportings zur Verfügung. Beispielsweise auch, um Reinigungs- und Desinfektionseinsätze sinnvoll planen und koordinieren zu können. Das Reinigungspersonal wiederum sieht über den ROOMZ Viewer, auf einen Blick welche Schreibtische besetzt sind und wo gereinigt oder desinfiziert werden kann.

Neue Raumkonzepte fordern neue Verwaltungslösungen

Die moderne Arbeitswelt braucht ein intelligentes Steuerungssystem von Arbeitsumgebungen, sonst ist das Chaos vorprogrammiert – gerade jetzt, wenn die Mitarbeiter nach einer langen Zeit im Homeoffice allmählich wieder zurück in die Büros kommen. ROOMZ Gründer und CEO Roger Meier bestätigt: «Technologische Entwicklungen, die globale Vernetzung und demografische Einflüsse haben unsere Arbeitskultur verändert. Nicht zuletzt haben die Erfahrungen aus der Zeit des Lockdowns diese Transformation in vielen Fällen beschleunigt oder gar zu einer Neuausrichtung der Arbeitsweise geführt. Das Management von Arbeitsbereichen wird dadurch zunehmend zu einer Schlüsselkompetenz. Dabei gilt es, neue Arbeitsformen wie Desksharing, Homeoffice, Remote Work, Co-Working-Spaces oder projektbezogene Teams zu berücksichtigen. Genau hier setzt ROOMZ an. Unsere Lösung basiert auf der Sensortechnologie und verbindet auf intelligente Weise Räume und Arbeitsplätze mit jenen Menschen, die sie brauchen.»

Die Lösung besteht aus dem bewährten Display und einer Managementsoftware, die sich einfach in eine bestehende IT-Infrastruktur – zum Beispiel über Office 365 oder Google Calendar – integrieren lässt. Sie bildet das Herzstück zwischen Buchungssystem, Displays und optionalen Desk- sowie Raumsensoren. Reservierungen von einzelnen Arbeitsplätzen können über die Buchungssoftware getätigt und wieder aufgehoben werden. Bei Räumen ist dies zusätzlich über die ROOMZ Displays möglich. Bei Besprechungsräumen oder nicht buchbaren Huddle Rooms zum störungsfreien Telefonieren, prüft der Raumsensor mithilfe eines passiven Infrarot-Bewegungsmelders die momentane Belegung und gibt nicht belegte Sitzungszimmer oder Räume nach einer vordefinierten Zeit wieder frei.

Mit der neuen Hardware-unabhängigen Generation der ROOMZ-Lösung lassen sich auch Arbeitsplätze optimal verwalten und managen. Mitarbeiter*innen können über das Buchungssystem flexibel und effizient ihren Arbeitsplatz buchen. Dank der integrierten Grundriss- und der Floorplan-Funktion, lässt sich wahlweise die Nutzung der Fläche pro Stockwerk oder der einzelnen Arbeitsplätze anzeigen. Alternativ bietet sich der Desksensor zur Verwaltung nach dem »First-Come-First-Serve-Prinzip« an. Beide Möglichkeiten dienen der Anzeige von belegten und freien Arbeitsplätzen in Echtzeit – eine wichtige Grundlage für erfolgreiches Desksharing.

ROOMZ Analytics – klare Signaletik und wertvolle Analysen

Die meisten Anwender nutzen die Möglichkeit, die Raum- und Arbeitsplatzbelegungen auch auf zentral platzierten Infoscreens zu publizieren.

Roger Meier über die zusätzlichen Mehrwerte: «Die Visualisierungen erhöhen als wertvolles Instrument der Signaletik die Mitarbeiterzufriedenheit und die Besucherführung. Zudem lassen sich sämtliche Belegungsdaten nach Gebäude, Stockwerk und Arbeitsplatz auswerten.»
Diese Ressourcenanalyse liefert wertvolle Informationen über den produktiven Einsatz von Räumen und Arbeitsplätzen mit Blick auf benötigte Kapazitäten. Zugleich dient sie als Grundlage für die Planung von Reinigungseinsätzen, deren Frequenz sich in der aktuellen Situation häufig erhöht und sich an der quantitativen Nutzung orientiert.

Ein Demozugang zu MyROOMZ finden Sie unter
https://demo-my.roomz.io/.

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