Jetzt tatsächlich: Zurück ins Homeoffice

Dies ist ein Gastbeitrag von Torsten Köbel, Country Manager DACH bei Extensis

Und jetzt doch wieder: Homeoffice mit Nachdruck gefordert!

Wie es ausschaut, wird uns das Virus Covid-19 mit all den Mutationen noch eine ganze Weile begleiten und unser Leben beeinträchtigen. Wir müssen also neue Formen des Zusammenlebens und der Zusammenarbeit finden, die für alle Beteiligten sinnvoll und machbar sind.

In Deutschland sind die Arbeitgeber ab sofort dazu verpflichtet, zu prüfen, ob das Arbeiten zuhause möglich ist. Ausnahmen soll es lediglich bei zwingend betrieblichen Gründen geben dürfen. Außerdem müssen die Arbeitgeber ihre Angestellten bei der Einrichtung eines Homeoffice unterstützen. Dazu gehört beispielsweise auch die Erstattung von notwendigem Büromaterial oder die Bereitstellung eines den Vorschriften entsprechenden Arbeitsplatzes.
Diese neue Verordnung war zunächst bis zum 15. März gültig und soll nun bis zum 30. April 2021 verlängert werden. Aber sicherlich werden sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer fragen, warum dieses Modell nicht auch über die gesetzten Fristen hinaus gültig sein könnte. Was für manche Arbeitnehmer auch schon vor der Corona-Pandemie zur Normalität gehörte, wird nun immer häufiger auch langfristig von denjenigen eingefordert, die bislang diese Möglichkeit noch nicht hatten.

Für alle Beteiligten stellen sich jetzt Fragen:

• Wie kann man Arbeiten im Homeoffice oder dieses „Smart New Work“ gestalten und organisieren. Wie kann man den damit verbundenen Change-Prozess im Unternehmen einleiten? Denn, nicht jeder Arbeitsplatz kann sehr schnell und problemlos ins Homeoffice verlagert werden.
• Wie könnten Lösungen aussehen, Stichwort hybrides Arbeiten? Kann der Arbeitgeber Schichtarbeit auch im Büro einsetzen oder für die Arbeitskräfte spezielle Homeoffice-Tage einrichten?
• Wie können die Belange der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer unter einen Hut gebracht werden? Wie organisieren sich Familien mit Kindern oder Arbeitnehmer mit nur sehr kleinen Wohnungen?
• Wird sich die Arbeitswelt für viele Arbeitnehmer grundsätzlich verändern? Wie gehen wir damit um, plötzlich und ohne direkte, persönliche Kommunikation mit den Kollegen zu sein? Sind wir resilient genug, mit der möglicherweise daraus resultierenden Vereinsamung umzugehen? Arbeiten im Homeoffice verlangt viel Disziplin und Kraft, besonders für diejenigen, die das so nicht gewohnt sind.

Sind Smart New Work und Resilienz im Homeoffice miteinander vereinbar?

Viele Unternehmen haben sich bereits im Laufe des Jahres 2020 an diese neue Situation angepasst, Umstrukturierungen vorgenommen und Workflows neu organisiert. Die Mitarbeiter haben sich in ihren Homeoffices eingerichtet und genießen auch die Vorteile z.B. keine langen Fahrtzeiten ins Büro – sei es mit dem öffentlichen Nahverkehr oder dem eigenen Auto. Dadurch entstehen auch weniger Kosten für jeden Einzelnen. Oftmals ist konzentriertes Arbeiten durch weniger Ablenkungen im Homeoffice zielführender. Allerdings darf man aber auch die möglichen Nachteile nicht vergessen, die insbesondere Arbeitnehmer mit kleinen Wohnungen betreffen oder Eltern, die ihre Kinder nicht in den Kindergarten oder in die Schule schicken können. Hier ist auch vom Arbeitgeber Flexibilität gefragt. Ein „normaler“ Büroalltag wird also vermutlich seltener von 9.00 bis 17.00 Uhr stattfinden können. Und: wie resilient kann man in solchen Situationen tatsächlich sein und bleiben?

Es geht also momentan nicht in erster Linie darum, was als Nächstes kommen könnte. Es gilt, die jetzige Ausnahmesituation zu bewältigen. „Wir erleben eine Zeit, die von Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambivalenz/Ambiguität geprägt ist (VUKA). Wir alle müssen versuchen, so resilient wie möglich zu bleiben. Dabei, und auch bei der Organisation des Arbeitsalltags und der Kollaboration mit den Kollegen können uns smarte Software-Tools unterstützen“, sagt Toby Martin, CEO bei Extensis.

Wie können wir jetzt die Workflows verbessern?

Eine der Prioritäten liegt jetzt in der Verwaltung effizienter Arbeitsabläufe und danach in der Entwicklung mittel- bis langfristiger Pläne für die Zusammenarbeit. Wenn wir davon ausgehen, dass das Virus und seine Mutationen uns möglicherweise noch eine ganze Weile begleiten werden, sollten wir uns nach Software-Lösungen umsehen, die den Wechsel beschleunigen können. Wir müssen die Mitarbeiter befähigen, sich selbst im Homeoffice noch besser organisieren zu können, damit auch die Zusammenarbeit mit den Kollegen besser klappen kann. Jetzt gilt es, in Tools zu investieren, die einen echten Mehrwert bieten.

Kreative brauchen die Freiheit und die Zeit, kreativ zu sein!

Gerade in Bereichen, in denen „Big Content“ erstellt und genutzt wird, ist ein digitaler Workflow unabdinglich. Oftmals ist es so, dass die für einen kreativen Prozess benötigten digitalen Assets in unterschiedlichen und schwer zugänglichen Silos gespeichert sind. Und dann geht die Suche los … Die verschwendete Zeit hätten die Kreativen lieber mit mehr kreativen Tätigkeiten verbracht. Mit einer Digital Asset Management-Lösung (DAM) steigern Sie die Produktivität, sparen Zeit und können kreativer sein. So können Sie die Mitarbeiter im kreativen Prozess befähigen – sowohl interne als auch externe – unterschiedliche Schriften zu testen, sich von vorhandenen Materialien inspirieren zu lassen und schneller und besser miteinander zu kommunizieren. Teamarbeit und Kollaboration werden so deutlich einfacher.

Ein durchaus erwünschter Nebeneffekt: Einsparungen

Wenn Sie alle digitalen Assets in einem einzigen zentralen System speichern, ist es nicht nur für die Kreativen einfacher, die benötigten Materialien zu suchen und zu finden. Auch Ihre Buchhaltung wird sehr erfreut sein, denn durch die bessere Organisation lassen sich erhebliche Einsparungen erzielen. Denken Sie beispielsweise an Einhaltung von Nutzungsrechten nach Medien oder den Ablauf von Lizenzen. Vermeiden Sie doppelten Kauf von bereits vorhandenen Schriften. Verabschieden Sie sich von ungenutzten Fonts. Verwahren Sie Schriften von Kunden sicher und konform. Stellen Sie sicher, dass stets die jeweils aktuelle und freigegebene Version eines Assets genutzt wird.

Mit einer DAM-Lösung sind Sie immer auf der sicheren Seite. So kann Ihr Team sich besser organisieren, effizienter arbeiten und die dadurch freigewordene Zeit für Interaktion mit Kollegen, Kollaboration und Kreation nutzen. Und dabei können sich die Teams sowohl im Büro als auch im Homeoffice optimal untereinander austauschen. Und auch kleinere Teams können Font Management und/oder Digital Asset Management effizient und zeitsparend mit Software-Lösungen in der Cloud organisieren. Dies sollte eine strategisch geplante Vorgehensweise sein, die allen Beteiligten deutlich mehr Flexibilität und kreative Freiräume gibt. 

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