Führen virtueller Teams in Corona-Zeiten

Dies ist ein Gastbeitrag von Kirsten Faust, Teamleiterin Gesundheitsmanagement B·A·D Gesundheitsvorsorge und Sicherheitstechnik GmbH

In Zeiten der Corona-Pandemie haben die Arbeitgeber schnell reagiert und einen großen Teil  ihrer Mitarbeitenden ins Home Office geschickt. Dies war ein wichtiger Weg, um die  Ansteckungsgefahr gering zu halten, zumal auch somit für viele Berufstätige der Weg zur Arbeit mit dem ÖPNV entfiel.

Der Arbeitsalltag hat sich dadurch stark verändert, sowohl für die  Mitarbeitenden als auch für die Führungskräfte. Wo vorher Präsenz und direktes persönliches Feedback den Schwerpunkt setzte,  steht heute die virtuelle Zusammenarbeit im Mittelpunkt. Für Führungskräfte heißt dies, ihre Führungsmethoden neu zu überdenken, denn erfolgreiche Methoden in der Präsenzkultur sind nicht zwangsläufig erfolgreich in der virtuellen Zusammenarbeit.

Was macht eine Führungskraft in der virtuellen Zusammenarbeit erfolgreich?

Vertrauen zeigen

Vertrauen in die Mitarbeitenden ist eine der wichtigsten Voraussetzungen in der virtuellen Zusammenarbeit. Die Arbeit aus dem Homeoffice erfordert deutlich mehr Eigenverantwortung und Eigenmotivation als die aus dem Büro heraus. Die Führungskraft sollte das Zutrauen haben, dass dies auch gelingt. Auch positives Feedback sollte in der virtuellen Zusammenarbeit mindestens genauso viel Raum bekommen wie in der face-to-face Zusammenarbeit. Das gesprochene Wort wird viel wichtiger, da ein Lächeln oder ein zustimmendes Nicken nicht immer wahrgenommen werden.

Zudem brauchen Mitarbeitende gerade in der aktuellen Pandemie  das Vertrauen in ihre Führungskraft, damit sie sich sicher fühlen können und auch wissen, dass die besonderen Herausforderungen, die auch die private Situation mit sich bringt, wahrgenommen und verstanden werden. Den Spagat zwischen Arbeit und Familie hinzubekommen in Zeiten der temporären Öffnung von Schulen und Kitas wird extrem erschwert. Ein hohes Maß an Flexibilität ist gefordert. Starre Zeitfenster können die Arbeitsmotivation mindern und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter enorm unter Druck setzen.

Leistung messen

Zunächst gilt es, in einem gemeinsamen Gespräch mit jedem Mitarbeitenden einzeln die unterschiedlichen Erwartungen zu klären: Die der Führungskraft an den Mitarbeitenden und umgekehrt. Dies ist wichtig, um Missverständnisse zu vermeiden und Transparenz zu schaffen. Regelmäßige  Jour fixe bieten die Möglichkeit, konkret über einzelne Arbeitsaufgaben und Arbeitsfortschritte zu sprechen, Meilensteine festzulegen oder bei  Schwierigkeiten gemeinsam nach Lösungen zu suchen. Auch über Arbeitsbelastung und eigene Grenzen kann in diesem Kontext offen gesprochen werden.

Virtuelle  Teammeetings

Im Hinblick auf den Teamzusammenhalt sind regelmäßige Teammeetings von großer Bedeutung. Zum Start ist es wichtig, sich auf die Regeln und Prinzipien bei den virtuellen Treffen zu einigen. Dazu zählen Agenda Setting, eine strikte Moderation und das Schaffen einer störungsfreien Umgebung. Dazu gehört vor allem, dass nur die Kolleginnen und Kollegen das Mikro anhaben, die etwas sagen oder laute Hintergrundgeräusche abgestellt werden. Ausreden lassen hat Vorrang und der nächste Redner kündigt sich über das virtuelle Hand heben an ohne dem anderen ins Wort zu fallen. Vielredner werden durch den Moderator auf die zeitliche Limitierung hingewiesen.  An sich sind dies keine neuen Regeln, nur im virtuellen Kontext noch bedeutender. Durch die Team-Meetings bleiben alle auf dem Laufenden und  – was genauso wichtig ist – das Team verliert sich nicht aus den Augen. Die Mitarbeitenden sollten von der Führungskraft auch aktiv zum Austausch untereinander außerhalb der Team-Meetings aufgefordert werden.

Technische Zuverlässigkeit

Um erfolgreich virtuell zusammen zu arbeiten, ist die technische Ausstattung eines jeden einzelnen von essenzieller Bedeutung. Das, was im Büro an Technik gut funktioniert, sollte mindestens auch so zu Hause funktionieren. Der Arbeitgeber ist gehalten, die Voraussetzungen zu schaffen und die Tools bereit zu stellen, die ein erfolgreiches Zusammenarbeiten ermöglichen. 

Zeiträume für Erreichbarkeit

Mit dem Homeoffice können auch die Arbeitszeiten flexibler werden. Das sollte aber nicht heißen, rund um die Uhr auf Abruf bereit zu stehen. Die Vereinbarung fester Zeiträume, in denen sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeitende erreichbar sind, sorgt für verlässliche Strukturen hinsichtlich Erreichbarkeit.

Und, für das soziale Miteinander, was sonst in der Kaffeeküche, beim Mittagessen oder an der Tür des Kollegen beim Weg an den eigenen Schreibtisch seinen Platz hat, können virtuelle Kaffee- oder Mittagspausen einen kleinen Ersatz schaffen.

Abschließend sollten wir alle nicht vergessen, dass Veränderung Zeit braucht. Durch die Corona Pandemie wurden wir gezwungen, Digitalisierung im Sprint zu erlernen.  Wir sollen nicht zu streng miteinander sein, Freiräume zum Probieren schaffen und auch einmal festgelegte Zusammenarbeitsprinzipien wieder hinterfragen.    

Weitere Informationen unter:
http://www.bad-gmbh.de/