Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft

Die TREND-REPORT-Redaktion sprach mit Jens Kramer, CEO der Promos consult und verantwortlich für die Digitalmarke easysquare, über die Digitalisierung der Immobilienwirtschaft.

Herr Kramer, was bedeutet für Sie Immobilien mit Zukunft?

Ich habe neulich ein gutes Zitat des Design-Chefs eines namhaften Autoherstellers gehört. Er sagte, dass er versucht, die Ansprüche des Käufers an ein nachhaltiges Auto in das Design zu übertragen. Ich fand die Aussage sehr interessant und denke, das gilt auch für Immobilien.
Effizienz und Nachhaltigkeit sind Aspekte, die Persönlichkeit und Zeitgeist widerspiegeln. Die Immobilien der Zukunft sind digitalisiert, sowohl im Objekt selbst, ihrer Nutzung, als auch in der Betreuung und Werterhaltung. Wo ich früher ausschließlich Farben zu kaufen bekam, erhalte ich heute umfassende Systeme von der Leiter, zum Pinsel bis zum modisch abgestimmten Farbschema. Digitalisierung ist kein Selbstzweck, keine Modeerscheinung, vielmehr steht der Nutzen im Mittelpunkt. Darüber freuen sich zuallererst die Kunden.
Digitalisierung sorgt für Effizienz. Und Effizienz sorgt für Nachhaltigkeit. Hardware und Software verschmelzen. Die Digitalisierung der Bewirtschaftungsprozesse wird von der Digitalisierung des Objektes nicht zu trennen sein.
Es gibt heute schon viele kluge Lösungen. Nacheinander werden sie zusammengefügt und das ganzheitliche Ergebnis ist aus meiner Sicht das Bild für die Zukunft. Daran werden wir noch einige Jahre arbeiten.

Schlaue Gebäude – Smart Buildings: Was bedeutet für Sie der Begriff Smart Building im Kontext von Nachhaltigkeit und Digitalisierung?

Auf den ersten Blick gibt es heute frei nach dem Motto „anything goes“ unheimlich viele Angebote, vom intelligenten Briefkasten bis zur Sprache verstehenden Beleuchtung. Kann man alles machen, wird auch alles kommen, aber man sollte sich die Frage stellen „Wie mache ich das Richtige richtig?“. Da ist meine ganz klare Empfehlung: Fangt mit euren eigenen Prozessen an! Man muss immer irgendwo anfangen und es geht auch nur eins nach dem anderen. Das klingt so banal, aber ich habe den Eindruck, daran verzweifeln Viele. Benötigt es Mut, zu digitalisieren? Ich glaube, gesunder Menschenverstand ist ausreichend.
Natürlich kann ich heute eine Betriebskostenabrechnung auf Öko-Papier drucken und mit Elektrofahrzeugen zustellen. Aber zukünftig erfolgt die Zustellung per App, ohne Papier und ohne Lieferwege. Und die Immobilie hat smarte Sensoren, von denen die Messwerte für Heizung und Wasserverbrauch jederzeit elektronisch abgefragt und verarbeitet werden können. Effizienz ist nachhaltig und der Nachhaltigkeit gehört die Zukunft.
Bleiben wir beim Beispiel der Betriebskostenabrechnung: Viele Bewirtschaftungsunternehmen haben sich über Jahrzehnte eine Arbeitsteilung mit Dienstleistern angewöhnt und verfügen gar nicht mehr über die Kompetenz, die in ihren Objekten verbauten Messgeräte in eigener Regie auszulesen und in einem integrierten Abrechnungsprozess selbst für ihre Mieter abzurechnen. Die meisten haben sich die Sensoren nur ausgeliehen und mit der Leihe auch eine Abrechnungsdienstleistung eingekauft. Smart ist das nicht. Ein smartes Gebäude egalisiert diese etablierten Abhängigkeiten.

Wenn ich mir eine Bahnfahrkarte kaufen will, muss ich nicht mehr am Schalter anstehen. Ich habe eine App und kann das selbst. Das ist für mich smart.

Wie werden die neuen Technologien – Big Data, Künstliche Intelligenz, Machine Learning – die Immobilienbranche beeinflussen?

Die Immobilienbranche ist eine Dienstleistungsbranche. Wir haben viele Mieter, zahllose Interessenten, viele Eigentümer und viele Dienstleister. Das Kommunikationsvolumen ist immens. Und in dieser vernetzten Kommunikation sehe ich auch ein wesentliches Potential für neue Technologien.
Sprachassistenten finde ich faszinierend. Leider sind diese Systeme derzeit sehr isoliert. Es gibt z.B. Amazons „Alexa“ und Apples „Siri“ und jedes System ist auf seine Welt begrenzt und extrem herstellerbezogen. Ein Durchbruch wird prophezeit, doch die aktuellen Zahlen sind ernüchternd. Aber für mich ist das der faszinierendste Anwendungsfall von KI. Die Möglichkeit, Text in ein elektronisches Formular hineindiktieren zu können, ist für viele unserer Kunden eine heute schon verfügbare und tatsächliche Arbeitserleichterung. Automatische Übersetzungsfunktionen werden m. E. auch immer wichtiger.
Ich habe von Lösungen gehört, die können eingescannte Dokumente selbständig verschlagworten und vollautomatisch in den richtigen Workflow leiten. Das halte ich für eine Übergangslösung, denn in einer digitalisierten Welt gibt es nichts mehr zum Einscannen.
Dennoch bin ich überzeugt, dass intelligente Bilderkennung und -verarbeitung viele Anwendungsfälle in der Immobilienwirtschaft haben wird. Wir haben beispielsweise mal mit einer Lösung experimentiert, bei der ein Servicetechniker zuerst ein Foto eines Schadens, z.B. einer verbrannten Steckdose, aufgenommen hat. Die Google Bildersuche hat dann erkannt, dass es sich um eine Steckdose handelt und das Schadensformular in der App fast vollständig selbst ausgefüllt. Überwältigend finde ich auch die heute schon verfügbaren Technologien, um Immobilien virtuell begehen zu können. In unserer easysquare Vermietungslösung haben wir Drohnenflugvideos und einfache virtuelle Besichtigungen bereits eingebaut. Ich bin von dem Nutzen solcher Lösungen überzeugt und sehe ein großes Potential in der Zukunft. Vollvermietung bei Baufertigstellung streben alle bauenden Wohnungsunternehmen an.
Zusammenfassend lässt sich sagen: Entwicklungen, die zu einer signifikanten Prozessverbesserung beitragen, werden passieren. Aber das ist eher Evolution statt Revolution.

Inwieweit unterstützt Ihr Haus mit Ihren Lösungen Immobilieneigentümer um den Wert ihrer Immobilie zu sichern?

Im Reporting-Dienst der easysquare Eigentümer-App stehen Immobilieneigentümern und Investoren – die ihren Bestand verwalten lassen – die wesentlichen Kennzahlen und Auswertungen des Portfolios übersichtlich zur Verfügung. Alle wichtigen Kennzahlen und Informationen zum Portfolio sind jederzeit abrufbar, z.B. Stammdaten der Objekte, die Mieteinnahmen und Forderungen, die Leerstandsquoten sowie die Entwicklung der Fluktuation und Instandhaltungsausgaben. Weitere Funktionen runden diesen absoluten Mehrwert ab: News oder Berichte, wie der Jahresbericht, können bereitgestellt und eingesehen werden.
Und natürlich hat die Qualität der Immobilienbewirtschaftung direkten Einfluss auf die Wertsicherung der Immobilie. Und eine umfassende Digitalisierungsplattform wie easysquare unterstützt qualitätsorientierte Immobilienverwalter substantiell.
Kurz gesagt: Unsere mobilen Lösungen sind die beste Investition in Ihre Immobilie.

Welche Trends machen Sie aus im Kontext der Digitalisierung und der Immobilienbewirtschaftung?

Die Gebäudedigitalisierung ist ein klares Trendthema. Hier wird man neue Wege gehen, wenn es darum geht, Sensoren und Software miteinander zu vernetzen. Zur Gebäudephysik kommen Mess- und Automatisierungselemente hinzu, die heutzutage nicht mehr von den dazugehörigen Softwarelösungen zu trennen sind. Hochtechnologie wird handelsüblich. Für Immobilienverwalter eröffnen sich beträchtliche Wertschöpfungsketten. Auf der anderen Seite muss die IT-Landschaft in Unternehmen ausgebaut werden. Was sich so trivial anhört, ist ein grundlegender Baustein. Alles was immer noch auf Papier oder „per Excelweitwurf“ bearbeitet wird, kann heute konsequent digitalisiert werden. Das betrifft sowohl interne Abläufe der eigenen Verwaltungsmitarbeiter als auch sämtliche Schnittstellen zu Dienstleistern und Kunden und eben zu den Sensoren in den digitalisierten Gebäuden.
Easysquare ist eine Digitalisierungsplattform und dient quasi zur voll digitalen Vernetzung eben dieser Workflows, bzw. der hier gebundenen Mitarbeiter mit Dienstleistern, Kunden und Sensoren.

Welche Zielgruppen sprechen Sie speziell mit Ihren Apps an? Und wie sind die Parteien untereinander durch die Apps vernetzt?

Verwalter betreuen Immobilienobjekte, Mieter und Eigentümer. Sie kümmern sich um die Abwicklung von Reparaturen genauso wie um Verträge sowie die Vermietung. In unserer Verwalter-App laufen alle Vorgänge zentral zusammen. Hier kann der Verwalter seine elektronischen Dokumente, seine regelmäßigen Aufgaben und sein Team einfach und übersichtlich organisieren. Und das ganz ohne Medienbrüche. Denn genau das ist das einzigartige an unserer Lösung: Mit easysquare bieten wir eine richtungsweisende Cloud-Plattform an, mit der die immobilienwirtschaftlichen Geschäftsprozesse über Online-Portale und Apps für Objektmanager, Vermieter, Mieter, Interessenten und Dienstleister vereinfacht werden. Teil der Grundidee von easysquare ist, dass alle Beteiligten miteinander papierlos kommunizieren können. So kann z.B. der Mieter mit dem Vermieter, aber auch mit dem Handwerker direkt kommunizieren. Im Kern verwendet easysquare flexibel anpassbare elektronische Formulare, um Arbeitsabläufe darzustellen. Die einfache Übertragbarkeit heute oft noch genutzter Papierformulare in ihr elektronisches easysquare Pendant, macht die Lösung so simpel und flexibel nutzbar.
Das Prinzip lautet: „Völlig egal wo ihr seid und was ihr für ein Gerät habt, ihr habt jederzeit vollen Zugriff auf Eure Informationen und könnt miteinander agieren.“ Ein unschlagbarer Vorteil im Gegensatz zu vielen einzelnen Insellösungen.

Wie können auch kleinere Immobilienverwalter an Ihrer Lösung partizipieren?

Easysquare ist eine führende Digitalisierungsplattform für die Immobilienwirtschaft. Die unterstützte Prozessvielfalt gliedern wir in insgesamt 6 verschiedene Apps – die easysquare App Familie. Bisher haben wir die Apps vornehmlich bei großen Kunden eingeführt und sind hiermit außergewöhnlich erfolgreich. Hier werden die Prozesse und Apps im Rahmen von Projekten sehr spezifisch an die Unternehmensbelange angepasst. Wir sind sehr stolz, dass unsere Lösungen diese Flexibilität bieten.

Anfang 2019 haben wir begonnen, unsere App-Familie auch an die Belange kleinerer Unternehmen auszurichten, die kein aufwendiges Projekt durchführen wollen. Im Rahmen von Pilotprojekten mit ausgewählten Kunden stimmen wir unsere Entwicklungen marktgerecht ab. Somit können wir das gesamte Spektrum an Verwaltungen und Wohnungseigentümern mit unserer App Familie von easysquare abdecken.
Zum Jahresende 2019 planen wir einen ersten nutzbaren Prototypen unserer App Familie – zur Digitalisierung ausgewählter Kernprozesse für diese Zielgruppe – fertigzustellen.

Welche Features und Tools bringt Ihre App mit?

Ich könnte Ihnen unzählige tolle Features und Gestaltungsmöglichkeiten nennen, denn wir haben eine zu Ende gedachte All-in-One-Lösung. Aber der Kernpunkt bleibt: Unser Plattformansatz ist der Schlüssel zum Erfolg. Alle Beteiligten agieren vernetzt und ohne Medienbrüche. Die Kernidee der easysquare Apps basiert auf der Verwendung von elektronischen Formularen. Damit können Prozesse, die heute noch auf Papier oder „per Excelweitwurf“ funktionieren, ganz einfach digitalisiert werden. Unsere Kunden bekommen so ihre spezifische App, die genau zu ihren Prozessen passt. Und anders als ihre Papierentsprechungen sind die elektronischen easysquare Formulare wesentlich leistungsfähiger. In sie kann hineinfotografiert werden und in die Fotos können Markierungen hineingezeichnet werden. Die Daten können durch Sprache erfasst werden. Die Daten können georeferenziert werden, um z.B. eine Navigation zum Einsatzort zu starten. In den Formularen kann gerechnet werden. Es gibt eine Unterschriftenfunktion, die z.B., wenn eine Unterschrift geleistet wird, den darüber liegenden Formularbereich für die Bearbeitung sperrt. Formularabschnitte, z.B. bei der Erfassung eines Schadens, können so gestaltet werden, dass sie nur zu sehen sind, wenn sie benötigt werden. Und nicht zuletzt gibt es eine Fülle von Gestaltungsmöglichkeiten, damit die Bedienung in der App jederzeit einfach und komfortabel bleibt.
Durch unsere mobilen Lösungen wird jeder intuitiv und einfach zum „Digital Native“. Fehlerquoten werden minimiert und Mitarbeiter entlastet. Der Sachbearbeiter leitet z.B. einen Auftrag unkompliziert dem Handwerker zu, dieser macht in der App per Chat direkt einen Termin mit dem Mieter aus. Kein Nachtelefonieren mehr, keine Papierberge, kein Zeitverlust, sondern Transparenz, Schnelligkeit und Nachhaltigkeit. Das ist ja genau das Spannende: Durch die Digitalisierung verbessern wir bestehende Prozesse enorm.

Welche Wettbewerbsvorteile entstehen für die Nutzer und wie lange dauert die Implementierung?

Die Implementierung geht vergleichsweise schnell. Wir kommen aus dem SAP® Projektgeschäft für die Immobilienwirtschaft, wo wir Großprojekte in kürzester Zeit umgesetzt haben. In Bezug auf unsere Digitallösungen können durch agile Projektmethoden sogar monatsweise Ergebnisse geliefert werden. Und ein weiterer Vorteil unseres Plattformansatzes ist: Man kann priorisieren und die Umsetzung Stück für Stück angehen. Die Wettbewerbsvorteile liegen dabei klar auf der Hand. Digitalisierung bedeutet ja nicht nur „ich arbeite jetzt mal ohne Papier“. Das Spektakuläre an dem Thema ist ja eher, wie man die Arbeitsprozesse verändert und dadurch effizienter macht. Nehmen Sie das Beispiel der Vermietung: Selbst der „klassische“, vermeintlich digitale, Vertriebsweg mit einer großen Menge an Einzel-Exposés in Immobilienportalen und einem analogen Bewerbermanagement bedeutet einen immens hohen personellen und zeitlichen Aufwand. Die Vermietung einer Immobilie kann „echt“ digital und vollkommen automatisiert ablaufen. Mietvertragsrelevante Unterlagen werden vom Bewerber selbst in der App zur Verfügung gestellt, ein Datenabgleich im System verhindert Mehrfach-Registrierungen und Blind-Bewerbungen. Passende Bewerber werden vom System transparent anhand von Vergabe-Parametern herausgefiltert, die Kommunikation läuft schnell und unkompliziert innerhalb der App, Absagen werden automatisch generiert. Alles jederzeit transparent und nachvollziehbar. Und das lässt sich im Grunde auf jeden immobilienwirtschaftlichen Prozess anwenden. Eine absolute Win-Win-Situation für alle Beteiligten.